مرحبًا بكم في مقابلتنا المتخصصة المليئة بالمعلومات. تحدثنا إلى 21 خبيرًا للإجابة على السؤال:

ما هي أفضل أدوات الإنتاجية التي تنصح بها الشركات الصغيرة التي تتطلع إلى النمو؟

إدارة عمل صغير ليست مهمة سهلة، خاصة عندما تكون في البداية. نأمل أن تساعدك هذه المقالة في تحسين إنتاجيتك وتنمية عملك!

الخبراء

Neil Patel

تستخدم شركتنا عددًا من الأدوات لزيادة الإنتاجية. الأولى هي Slack، تساعد على تبسيط جهود الاتصال لدينا، مما يتيح لنا إنجاز المزيد عبر الأقسام المختلفة وتقليل الأخطاء. الأداة الثانية التي نستخدمها هي Rescue Time التي تساعد على تحسين كفاءتنا. تُظهر لك أين تضيّع الوقت. الأداة الثالثة التي نستخدمها هي Skype… لدينا عدد كبير من الموظفين عن بُعد مما يسمح لنا بالبقاء على اتصال حتى نتمكن من التقدم باستمرار.

Alistair Read — HireHub

ثلاث أدوات إنتاجية تعمل بشكل جيد في عملنا هي:

• Canva تصنع صور تسويقية بسهولة، وهي سريعة وسهلة الاستخدام لوسائل التواصل الاجتماعي. من الأسهل فهمها من أدوبي ومثالية عند وجود مواعيد نهائية ضيقة.
• Google Drive أداة رائعة لمشاركة مستند أو جدول بيانات داخل مؤسستك. تتيح لك الأدوات البسيطة العمل مع شخص ما أثناء التحرير أو مراجعة النص.
• Slack تقدم قنوات اتصال مركزة، وهي متنوعة ومفيدة. من الضروري تنظيم الاتصال عبر الإنترنت ليت thrive ويحقق إنتاجية.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist هو نظام إدارة مهام شخصية نظيف وبسيط. يتكامل مع Gmail وGoogle Calendar وهو عابر للمنصات بشكل رائع. أستخدم Todoist لإدارة مهامي الفردية في العمل، والمنزل، والحياة.
• Evernote هو تطبيق الأفكار المفضل لدي على الإطلاق. أنا مستخدم قديم ولدي أكثر من 5 آلاف ملاحظة هناك الآن، ربما تكون دليلًا ثاقبًا لحياتنا المجنونة في القرن الحادي والعشرين للمؤرخين في المستقبل للاكتشاف!
• Asana هو التطبيق الذي نستخدمه لإدارة مشاريع العمل اليومية لدينا. إنه وسيلة رائعة للفرق عن بُعد، مثلنا، للتعاون. عبر هذه التطبيقات الثلاثة، أستطيع إدارة حياتي وعقلي وعمالي.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — هذا التطبيق لهاتف iPhone رائع. أضيف الأهداف والمهام إلى قائمة مهام تتزامن مع كل جهاز آخر لدي؛ iPad وسطح المكتب. أستخدمه للبقاء منظمًا ومركزًا على الأهداف الكبيرة.
• Wordpress Editorial Calendar — الأداة الثانية هي مكون إضافي لوردبريس أستخدمه لتنظيم أفكاري للمحتوى. كمنشئ محتوى، فهو أحد الأدوات التي لا أستطيع العيش بدونها.
• الأداة الثالثة بعيدة كل البعد عن التقنية. إنها لوحتي البيضاء. أدوّن الأفكار للمنتجات، أخطط لمسارات المبيعات الخاصة بي، وأكتب تذكيرات سريعة لتعديلات الموقع.

Jeremy Stern — PromoVeritas

نحن وكالة تسويق متخصصة في تشغيل مسابقات الجوائز للعلامات التجارية في جميع أنحاء العالم. كنا بحاجة إلى أداة للتعامل مع حجم العمل (ربما 300 مشروع نشط في أي وقت)، وتنوعه (تتراوح المشاريع بين 200 جنيه إسترليني إلى أكثر من 100,000 جنيه إسترليني) والجغرافيا (أكثر من 65 دولة و42 عملة في 2015!). وجدنا ذلك في Paprika — حل مصمم خصيصًا للوكالات. بالإضافة إلى وظائف CRM المعتادة، فهو يحتوي أيضًا على وظائف ممتازة لتسجيل الوقت والفواتير ويقدم حزمة محاسبة كاملة. إنه متاح كل دقيقة من كل يوم عمل ولديه حتى نسخة مختصرة كتطبيق للجوّال.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender هو تطبيق تقويم رائع لنظام Windows 10 يتزامن مع تقاويم Google، مما يعني أنني يمكنني الوصول إلى مذكرتي من جهاز الكمبيوتر الخاص بي وكذلك من هاتفي أثناء التنقل.
• Wave Apps — يقدم الفريق هنا برنامج محاسبة مجاني يسمح لنا بتتبع ماليات شركاتنا بسرعة. تتيح لنا التطبيق عبر الإنترنت مزامنة حسابنا المصرفي للأعمال، وتتبع النفقات، ويمكنك حتى مسح الإيصالات التي يتم استيرادها بعد ذلك إلى جدول بيانات.
• أخيرًا، أستخدم ألواح بيضاء فعلية! لدينا الكثير في مكتبنا وهي مفيدة لإدارة المشاريع وترك ملاحظات للآخرين في الفريق وتقديم لمحة عن مكاننا في العمل.

Scott Woodley — Tutora

ندير سوقًا عبر الإنترنت، نتحكم في الآلاف من المعلمين، لذا فإن سرعتنا في التواصل أمر حاسم. هناك بعض الأدوات الرائعة هناك، ولكن قبل أن يبدأ أي شخص في البحث عن تطبيقات جديدة… تَعَلَّمَ اختصارات لوحة المفاتيح! يمكن أن يوفر لك تعلم هذه الاختصارات ساعات في كل أسبوع وهي مثبتة بالفعل لك.

أدواتي المفضلة يجب أن تكون Gorgias و TextExpander. كلاهما يسمح لك بإرسال رسائل مسبقة التسجيل من خلال إدخال رمز مختصر. لقد أوصيت بشيئين لأنهما لهما توافق متنوع مع مقدمي البريد الإلكتروني المختلفين، لذا يستحق الأمر استخدام كلاهما بالتوازي مع بعضهما البعض. بشكل رائع، يخبرونك حتى بكم من الوقت قمت بتوفيره — لقد حصلت على يومين في البنك حتى الآن. جنبًا إلى جنب مع هذه، نستخدم أيضًا البريد الإلكتروني المعلّب من Google.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

إنتاج عمل ممتاز يعني أننا بحاجة إلى أدوات ممتازة. تستخدم وكالتنا للتسويق الرقمي هذه الأدوات الثلاثة الرائعة:

• للتواصل، نحن نستخدم Slack. إنه رائع لأن استخدامه سريع ويسمح لنا بالتنقل بين المحادثات حول عملائنا المختلفين حسب الحاجة، بدء محادثات جديدة واتباع نهج مفتوح وتعاوني في النقاشات. نجري المكالمات والاجتماعات عبر Skype من خلال Slack.
• لإدارة المشاريع، نحن نستخدم Teamwork. من المهم جدًا أن يكون لديك برنامج لإعداد المهام لتتبع تقدم المهام.
• لتتبع الوقت، نحن نستخدم Hubstaff. هذا يبقينا في حالة يقظة ويضمن أننا نعمل بفاعلية من خلال تتبع وقت عملنا ومعدلنا.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

أفضل ثلاث أدوات نستخدمها حاليًا ونوصي بها للإنتاجية هي Toggl وHootsuite وGoogle Calendar.

• Toggl هو برنامج لتتبع الوقت مع خيار حساب مجاني. مع عدة مشاريع عملاء حية، يساعد هذا في توثيق الوقت الذي تم صرفه لأغراض الفوترة مع تقليل التشتيت من مهمة. يمكن إيقافه عند المكالمات الهاتفية وانقطاعات الاجتماعات إذا لزم الأمر.
• Hootsuite معروف الآن ولكنه أفضل أداة مجانية لجدولة النشاط على وسائل التواصل الاجتماعي ونستخدمه جنبًا إلى جنب مع النشر المباشر ومنشورات فيسبوك المجدولة.
• Google Calendar قد يبدو توصية غير مثيرة أو مدهشة. ومع ذلك، مع الموارد التي تعمل في مكاتب منفصلة، فإنه يوفر مشاركة وتحديث فوري للجداول الزمنية على سطح المكتب والجوال. نحن أيضًا نخطط للعمل؛ من خلال تخصيص ساعات في التقويم لجزء معين من العمل حتى لا تتداخل الاجتماعات ويعمل كقائمة مهام.

Bernadette Ancog — Black Card Books

إليك أفضل أدوات الإنتاجية التي نعتبرها مفيدة في عملنا ونستخدمها بانتظام:

• Google Apps for Business
• Box.net — يحفظ الملفات وسهل الوصول إليه خاصة عندما نكون على الهاتف المحمول.
• Podio.com لإدارة المشاريع وكذلك لإدارة العمليات العامة.
• GotoMeeting.com — لإعداد المؤتمرات.
• InfusionSoft — لحملاتنا البريدية.
• Leadpages.net — لإنشاء النماذج وصفحات الهبوط.

هذه الأدوات مسؤولة عن عملياتنا اليومية وقد أثبتت موثوقيتها مع نوع العمليات التي لدينا من أجل تقديم خدمة أفضل لعملائنا.

Andy Vale — Audiense

في الأشهر الستة الماضية، استخدمنا Asana لتنظيم مهامنا من جميع الأحجام. يقوم فريق التسويق لدينا بأداء أنشطة منتظمة مثل التواصل حول المنتجات، المدونات، وسائل التواصل الاجتماعي، والعلاقات العامة بجانب عدد متزايد من المشاريع الكبيرة مثل إطلاق المنتجات، حملات توليد العملاء المحتملين، وحتى تغيير الأسماء. لذا هناك الكثير من الأنشطة! وجود شيء لمراقبة وتعيين عمل الفريق المستمر — بالإضافة إلى التفاصيل الهامة حول كل مهمة فردية — سمح لنا بإدارة حجم العمل المتزايد بوضوح وكفاءة. هناك أيضًا حافز إضافي يتمثل في ظهور وحيد القرن بين الحين والآخر عند إكمال مهمة.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

أدوات الإنتاجية الثلاثة التي تعجبني أكثر في الوقت الحالي هي:

• WorkFlowy — تطبيق سريع، نظيف، لصناعة القوائم. يتزامن عبر الأجهزة وينجز المهمة. أستخدمه حتى لتخزين منتجي الرقمي.
• Calendars 5 — تطبيق التقويم الذي احتفظت به لأطول فترة. أحب الطريقة التي يتكامل بها مع Google Calendar.
• 30/30 — تطبيق للمؤقتات بفواصل زمنية مع واجهة رائعة. استخدمه كوقت بومودورو واحفظ دورات مؤقت أخرى أيضًا.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

أداة الإنتاجية المفضلة لدي هي Rescue Time. يمكنك تثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وهو يتتبع البرامج ومواقع الويب التي تقضي عليها معظم الوقت. إنها أداة جيدة لتجعلك مسؤولًا عن المشتتات. لذا على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بعمل فعلي ثم انتقلت إلى يوتيوب، سيتم تسجيل ذلك وستكون مسؤولاً. يمكنه أيضًا أن يخبرك بأي الأيام تكون أكثر إنتاجية حتى تتمكن من معرفة سبب ذلك وجعل أيامك الأخرى كذلك.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

أفضل أداة إنتاجية أنصح بها هي تطبيق Pomodoro. يوزع وقت العمل إلى نسبة 25/5، مع 25 دقيقة من العمل و5 دقائق من الراحة. نجد أن موظفينا يكونون أكثر إنتاجية عندما يحصلون على فواصل صغيرة لتمديد، إعادة ملء الماء أو التحقق من فيسبوك. يُعلم موظفينا أننا نشجع الفترات القصيرة.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — أستخدم Trello لإدارة جميع مشاريعي. يمنحني نظرة عامة بصرية رائعة ويمكنني بسهولة تحريك المهام. ويمكنني بسهولة إضافة أعضاء الفريق إليه ليعرفوا بالضبط مكاننا في كل نقطة من المشروع.
• مؤقت البيض — من السهل أن تنغمس فيما نعمل عليه. لكننا لا نستطيع التركيز لفترة طويلة قبل أن تنهار الإنتاجية. لذلك أستخدم مؤقت بيض المطبخ العادي لضمان حصولي على فترات راحة منتظمة بعيدًا عن الكمبيوتر. يساعدني ذلك في الحفاظ على التركيز.
• Brain.Fm — يمكن أن تعيق الموسيقى تركيزنا أو تساعدنا على التركيز. الحقيقة هي أن معظم الموسيقى تعتبر ملهية، على سبيل المثال، إذا كنت تجد نفسك تغني مع الكلمات، فلن تكون مركزًا على ما تفعله. Brain.fm هي أداة تعزف موسيقى مصممة خصيصًا لتحسين التركيز. يمكن أن تساعدنا أيضًا على الاسترخاء أو النوم وموسيقاهم مختبرة من قبل علماء الأعصاب — أمر مذهل جدًا.

Karen Mesoznik — SaferVPN

كشركة صغيرة ديناميكية، نستخدم طريقة SCRUM عبر JIRA Software لتحديد الأهداف، وتعزيز إنتاجنا والتأكد من تحديث بعضنا البعض بمستجدات تقدمنا. الواجهة مناسبة تمامًا لطريقة SCRUM، مما يساعدنا على تعيين مهام بسهولة، إعداد سبرينت أسبوعية ورؤية مستوى الإنتاجية لدينا بصريًا. بالطبع، نتحقق أيضًا بطريقة قديمة مع السير في الاجتماع اليومي حيث نناقش المهام التي أتممناها أمس وما نعتزم إنجازه اليوم. مجتمعة، تحافظ هذه الجهود على مستوى من الشفافية، وتفكك التسلسل الهرمي وتحافظ على تحفيز الموظفين للعمل نحو نفس الهدف.

Robin Smith — Be Social, Get Success

بعض أدوات الإنتاجية المفضلة لدي مفيدة أيضًا للجيب. ثلاثة أدوات أستخدمها يوميًا تشمل:

• Doodle - يسمح لك بإيجاد وقت مشترك لمجموعة من الأشخاص للاجتماعات. لا مزيد من العودة والتراجع عبر البريد الإلكتروني لإيجاد تاريخ ووقت.
• Dropbox — كأن يكون لديك فلاش درايف معك في كل مكان. يمكنك حفظ الملفات من أي مكان، أي جهاز وملفاتك متاحة دائمًا. لديك دائمًا أحدث نسخة في متناول يدك.
• Trello — تطبيق لإدارة المشاريع يسمح لعدة أشخاص بالعمل على المشاريع ويمكنك رؤية التقدم بسرعة.

كلها تحتوي على نسخة مجانية قوية بما يكفي للعديد من الأعمال والنسخة المدفوعة لا تكسر البنك. توفر لي هذه التطبيقات الثلاثة ساعات وساعات من الوقت كل أسبوع.

Tina Lo — Klarety

استراتيجية وخطط لأهدافك السنوية، الربعية، الشهرية ثم الأسبوعية/اليومية باستخدام أي برنامج تقويم. إعادة تقييم التقويم شهريًا أو ربع سنوي لضمان تحقيق الأهداف. على أساس أسبوعي/يومي، اكتب جميع المهام اللازمة للوصول إلى الهدف.

أحب بشكل خاص استخدام التقويم على جهاز Mac لمزامنة جميع أجهزتي بسهولة (MacBook وiPad وiPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

للبقاء مركزين والتعاون مع بعضنا البعض في المكتب، نحن نستخدم أداة تسمى Asana. مع Asana، نستطيع تنظيم الأشخاص في فرق وتعيين المهام لإنهائها جميعًا بحلول موعد محدد. يمكن للجميع في المؤسسة التواصل ومشاركة الملفات وتتبع حالة المشاريع والمزيد مع الأداة. يمثل العنصر المفضل لدي في Asana التحكم الذي يمنح قادة الفريق في تنظيم ودفع المشاريع إلى الأمام دون الحاجة إلى التواجد هناك. على الرغم من أن لديها منحنى تعلم أكبر من الأدوات المماثلة، لكنها تعوض ذلك بميزاتها.

Mathew Woodward

المشكلة في أدوات الإنتاجية هي أنك إذا استخدمت الكثير منها — يمكن أن يكون ذلك غير منتج. بدلاً من ذلك، من الأفضل أن تجد أداة إنتاجية واحدة تناسبك.

بالنسبة لي، أستخدم Evernote بالاشتراك مع العملية الموضحة عند TheSecretWeapon. كل شيء من المهام/المشاريع التي أحتاج إلى إكمالها في حياتي العملية إلى تذكر دفع الفواتير في الوقت المحدد.

ليس فقط أن Evernote مجاني 100%، بل أيضًا له ميزات رائعة. على سبيل المثال، يمكنك التقاط صورة لإيصال بهاتفك، ثم يمكنك البحث عن أي نص داخل تلك الصورة. يحتوي Evernote أيضًا على تطبيقات متنقلة كاملة الميزات، مما يعني أنه يمكنك البقاء منظمًا ومنتجًا في أي مكان تذهب إليه!

Michael King

نستخدم Teamwork Projects لإدارة مشاريعنا، نستخدم Insightly كنظام إدارة علاقات العملاء لدينا، و Slack. ندمج الأشياء قدر الإمكان ونوفر رؤية شاملة لكل شيء باستخدام Klipfolio كنظام لوحة المعلومات لدينا. نحدد بشكل خاص عدد المهام التي يمتلكها كل عضو في الفريق في الأسبوع، وكم عدد المهام التي أنجزوها وكم المتبقي بشكل إجمالي لتحفيز الجميع لتحقيق أهدافنا.