ماذا تعلمت من العمل في فريق عن بُعد

هل فكرت في الانتقال من مكتب تقليدي إلى نموذج عمل موزع؟ ربما قد فعلت ذلك بالفعل وأنت تحاول معرفة كيفية جعله يعمل؟

لقد كنا هناك. هنا في شوبروكيت، انتقلنا مؤخرًا من مكتب مركزي إلى العمل كفريق عن بُعد. يقدم نموذج العمل الموزع الكثير من الحرية ولكنه قد يكون صعب الإدارة. هناك الكثير من الآراء حول ما إذا كان من المفيد التخلص من المكتب المركزي والسماح لموظفيك بالعمل من أي مكان يرغبون فيه.

تركيز هذه المقالة هو مشاركة تجربتي في العمل مع فريق شوبروكيت الموزع. لماذا يجب أن تهتم بتجربة متدرب؟ لأنه سواء كنت تفكر في الانتقال أو كنت قد فعلت ذلك بالفعل، لماذا لا تتعلم عما يفعله فريق آخر لجعل فريق العمل عن بُعد يعمل؟

إذن، لماذا اختارت شوبروكيت نموذج العمل الموزع؟

أول شيء، كان مساحة المكتب هي الأصل الأكثر تكلفة. مع وجود العديد من الخيارات للأماكن التي يمكن العمل منها وبعض الموظفين الذين يعملون بالفعل من دول أخرى، لم يكن المكتب ضرورة. لماذا لا تعيد تخصيص الأموال المستخدمة لمساحة مملوكة للاحتياجات العديدة التي تحتاجها شركة ناشئة؟ إنه مجرد ميزانية جيدة. خاصة وأن المكتب ليس دائمًا مستخدمًا بالكامل من قبل بعض الموظفين. لماذا تدفع مقابل مساحة بينما يفضل بعض أعضاء الفريق العمل من المنزل؟

هذا النموذج يفتح أيضًا الفرص للسفر. بالنسبة للمتدرب الأمريكي الذي لديه شغف بالسفر نحو أوروبا، أنا أؤيد ذلك تمامًا. نظرًا لأنك لست مرتبطًا بمكتب، فلماذا تبقى مرتبطًا بمدينة أو حتى بلد؟ كل ما تحتاجه هو اتصال جيد بالإنترنت وموقف معتاد للإنجاز ويمكنك العمل من أي مكان تريده.

أكبر درس تعلمته من هذه التجربة: الجزء الأهم في فريق موزع هو التواصل الجيد. التواصل الفعال والسلس أمر حاسم لنجاح فريق العمل عن بُعد. نظرًا لأنك ستتواصل غالبًا عبر الإنترنت أو عبر الهاتف، فإن القدرة على شرح الأفكار، ومعالجة المشكلات، وتوزيع المهام، ومتابعة التقدم بطريقة واضحة وموجزة أمر بالغ الأهمية.

لتشجيع التواصل الجيد، نستخدم بعض الأدوات المهمة جدًا ونتبع بعض التمارين. أولًا، سأخذك عبر أدواتنا التي تشمل:

Slack

Slack هو أساسًا مكتبك الافتراضي. مع شركة ناشئة تتكون من 12 شخصًا، يعد Slack منصة رائعة لمشاركة الأفكار مع زملائك، والحصول على التعليقات، ومناقشة التطورات الجديدة، وبناء العلاقات، أو أي شيء آخر يمكنك القيام به مع الرسائل عبر الإنترنت. في Slack لدينا، لدينا رسالة عامة لجميع الموظفين، وقد أنشأنا قنوات لموضوعات محددة، ومشاريع، وأقسام. هذا يساعد حتى لا تضيع الأسئلة المهمة أو الأفكار في الفوضى. على سبيل المثال، لدينا قناة #تسويق، قناة #غداء، قناة #أخبار وقناة #عامة، من بين 42 قناة أخرى. لا يتم إجبارك على الانزعاج من القنوات التي لا تتعلق بك مباشرة، ولكن يمكنك أيضًا البقاء على اطلاع بجميع أجزاء الشركة من خلال مراجعة ما يتم مناقشته على القنوات الأخرى. يمكنك أيضًا إرسال رسائل مباشرة للأفراد حسب الحاجة. بالنسبة لمتدرب، هذه خيار رائع حتى لا يرى الجميع أسئلتي الغبية.

Trello

Trello هي لوحتنا الافتراضية للملاحظات اللاصقة. تحتوي على المهام في بطاقات يمكنك تنظيمها بأي طريقة تناسبك. على سبيل المثال، يقوم قسم التسويق بتنظيم المهام حسب من هو المسؤول عن أي من المهام. هذه المهام مشفرة بالألوان حسب الأولوية. لدينا أيضًا مهام تحت أعمدة "محجوزة"، "في يوم ما" أو "منتهية"، مما يعني أن هذه المهام تنتظر التقدم من موظف آخر، أفكارًا للمستقبل، أو مكتملة على التوالي. هذا رائع لتدوين الأفكار التي قد ترغب في إكمالها في المستقبل ولكنها ليست أولويات في الوقت الحالي. بالإضافة إلى ذلك، عند الانتهاء من مهمة، يمكن لأي موظف النظر إلى لوحة Trello ورؤية المهمة التي يجب عليه الانتقال إليها. هل هناك حقًا شيء أكثر إرضاءً من نقل بطاقة مهمة مكتملة إلى عمود "منتهية"؟

Google Docs

أخيرًا، أداة تعرفت عليها عند بدء هذه الوظيفة. لقد كنت معجبًا بـ Google Docs منذ أول استخدام لي له لأعمال المدرسة. Google Docs رائعة للتعاون في مشاريع مختلفة. يمكنك إنشاء جداول بيانات، وعروض تقديمية، ومستندات مرتبطة جميعها بحسابك في Gmail عبر الإنترنت. يمكن لعدة أشخاص العمل على وثيقة وتعديلها في نفس الوقت. يمكنك إنشاء مجلدات داخل مجلدات لتحقيق أقصى تنظيم.

Passopolis

بدلاً من الإزعاج المستمر للفريق للحصول على معلومات تسجيل الدخول، نستخدم ملحق Passopolis. يسمح لأي موظف بالوصول إلى بيانات اعتماد تسجيل الدخول للمواقع / الخدمات التي تم تسجيل الشركة فيها.

بعد ذلك، دعنا نتحدث عن عملياتنا. عملًا جنبًا إلى جنب مع أدواتنا، نتبع أيضًا بعض التمارين لضمان ثقافة ديناميكية ومريحة وفعالة. تشمل عملياتنا:

اجتماعات الفطر

اجتماعات الفطر هي اجتماعات يتحدث فيها أعضاء الفريق عن أي شيء خارج العمل. تُعقد إما شخصيًا أو عبر مكالمة فيديو، اعتمادًا على مكان عمل الأعضاء. الهدف هو التعرف على الشخص الآخر على مستوى أكثر شخصية. يمكنك أن تتعلم الكثير عن قصة شخص ما من خلال التحدث معهم لمدة 30 دقيقة. تبذل شوبروكيت جهدًا نشطًا لعدم إلغاء اجتماع فطر أو دفعه إلى الوراء باستمرار. بالنسبة لنا، بناء علاقات ذات مغزى مع زملائك لا يقل أهمية عن إنجاز العمل.

التجمعات / الفعاليات الشخصية

على الرغم من أن فريقنا يعمل من الأماكن التي يريدونها، لدينا مجموعة قوية في لندن. يتيح ذلك للفريق اللقاء خارج العمل. المحادثات عبر الإنترنت يمكن أن تذهب بعيدًا فحسب. الآن يمكنني قراءة رسائل أعضاء الفريق بأصواتهم وربط اسم بوجه. على سبيل المثال، ذهبنا مؤخرًا للتزلج وكان من الممتع حقًا.

الاجتماعات اليومية القصيرة

واحدة من قنوات Slack لدينا مخصصة بالكامل للاجتماعات اليومية القصيرة. توضح هذه الكلمات السريعة المهام التي أكملها كل موظف، والتي يعمل عليها، وما العقبات التي تعيق التقدم. ليس فقط أن هذه أداة رائعة للحفاظ على مطابقة الجميع، ولكنها مفيدة لتخطيط وتنسيق المهام. يعرف الناس ما يمكن توقعه ومتى يتم توقعه.

يشارك الجميع أيضًا مكان عملهم لليوم وأين يخططون للعمل في اليوم التالي. هذا مفيد بشكل خاص للموظفين الذين يحبون العمل مع الآخرين لأنهم يمكن أن يخططوا للالتقاء مع موظف آخر إذا كانوا في نفس المدينة. بالإضافة إلى ذلك، يمنح الناس أفكارًا عن أماكن رائعة للعمل بعد ذلك.

الاجتماعات الأسبوعية لجميع الشركات

كل يوم جمعة، يجتمع الفريق بالكامل على Google Hangouts لمناقشة أحدث وأعظم إنجازاتهم في أقسامهم. هنا نقوم بتوضيح المسؤوليات، وما هو على ما يرام وما يحتاج إلى تغيير. تتبنى شوبروكيت ثقافة منفتحة وصادقة للغاية. الديناميكية بين الفريق ليست هرمية.

حتى الآن، كان العمل في فريق موزع تجربة مثيرة. استغرق الأمر بعض الوقت لأكون مرتاحًا لعدم وجود جدول زمني محدد في مساحة مكتبية ثابتة. ولكن كان من الرائع أيضًا رؤية أجزاء مختلفة من لندن يومًا بعد يوم.

ناقش مع فريقك ما هو نموذج العمل الأفضل لهم. لا شيء دائم. إذا كان فريقك يرغب في العودة إلى أو تجربة مساحة مكتب تقليدية، فلا بأس بذلك! حتى هنا في شوبروكيت، ناقشنا ما الأقسام (مثل المبيعات والتسويق) التي قد تعمل بشكل أفضل في مساحة مكتب مركزية. نحن دائمًا نعيد تقييم وضعنا ونسعى إلى تحسينه.