Was ich aus der Arbeit in einem Remote-Team gelernt habe

Haben Sie darüber nachgedacht, von einem traditionellen Büro zu einem verteilten Arbeitsmodell zu wechseln? Vielleicht haben Sie das bereits getan und versuchen herauszufinden, wie Sie es zum Laufen bringen können?

Wir waren dort. Hier bei Shoprocket sind wir kürzlich von einem zentralisierten Büro zu einem Remote-Team übergegangen. Das distributive Arbeitsmodell bietet viel Freiheit, kann aber auch schwer zu verwalten sein. Es gibt viele Meinungen darüber, ob es vorteilhaft ist, ein zentrales Büro abzuschaffen und die Mitarbeiter von überall aus arbeiten zu lassen, wo sie möchten.

Der Fokus dieses Artikels liegt darauf, meine Erfahrungen mit dem verteilten Team von Shoprocket zu teilen. Warum sollte Sie die Erfahrung eines Praktikanten interessieren? Weil Sie vielleicht daran denken, den Wechsel vorzunehmen, oder es bereits getan haben. Warum also nicht erfahren, was ein anderes Team tut, um ein Remote-Team erfolgreich zu machen?

Also, warum hat sich Shoprocket für das verteilte Modell entschieden?

Nun, zunächst einmal war der Büroplatz das teuerste Gut. Mit so vielen Optionen für Arbeitsplätze und einigen Mitarbeitern, die bereits aus anderen Ländern arbeiten, war das Büro keine Notwendigkeit. Warum nicht die Mittel, die für einen eigenen Raum verwendet werden, auf die vielen anderen Bedürfnisse eines Startups umverteilen? Es ist einfach eine gute Budgetierung. Zumal ein Büro nicht immer von allen Mitarbeitern voll genutzt wird. Warum für einen Raum bezahlen, wenn einige Teammitglieder lieber von zu Hause aus arbeiten würden?

Dieses Modell eröffnet auch Reisegelegenheiten. Für den amerikanischen Praktikanten mit Fernweh auf dem Weg nach Europa bin ich dafür. Da Sie nicht an einen Schreibtisch gebunden sind, warum sollten Sie dann an eine Stadt oder sogar an ein Land gebunden sein? Alles, was Sie brauchen, ist gutes WLAN und eine „Mach es einfach“-Einstellung, und Sie können von überall arbeiten, wo Sie möchten.

Mein größtes Fazit aus dieser Erfahrung: Der wichtigste Teil eines verteilten Teams ist gute Kommunikation. Effektive und reibungslose Kommunikation ist entscheidend für einen erfolgreichen Remote-Team. Da Sie größtenteils online oder telefonisch kommunizieren werden, ist es absolut wichtig, Ideen klar und präzise zu erklären, Probleme zu entschärfen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt zu überprüfen.

Um eine gute Kommunikation zu fördern, nutzen wir einige sehr wichtige Werkzeuge und folgen einigen Übungen. Zunächst werde ich Ihnen unsere Werkzeuge vorstellen, die Folgendes umfassen:

Slack

Slack ist im Grunde Ihr virtuelles Büro. Mit einem Startup aus 12 Personen ist Slack eine großartige Plattform, um Ideen mit Ihren Kollegen zu diskutieren, Feedback zu erhalten, neue Entwicklungen zu besprechen, Kameradschaft zu fördern oder buchstäblich alles andere zu tun, was Sie mit Online-Nachrichten erledigen können. In unserem Slack haben wir eine allgemeine Nachricht für alle Mitarbeiter und haben Kanäle für bestimmte Themen, Projekte und Abteilungen erstellt. Dies ist hilfreich, damit wichtige Fragen oder Ideen nicht im Chaos verloren gehen. Zum Beispiel haben wir einen #marketing-Kanal, einen #lunch-Kanal, einen #news-Kanal und einen #general-Kanal, unter anderen 42. Sie sind nicht gezwungen, sich mit Kanälen zu befassen, die Sie nicht direkt betreffen, können aber auch über das, was in anderen Kanälen besprochen wird, über alle Teile des Unternehmens informiert bleiben. Sie können auch direkte Nachrichten an Einzelpersonen senden, wenn nötig. Für einen Praktikanten ist das eine wunderbare Option, damit nicht jeder meine dummen Fragen sieht.

Trello

Trello ist unser online Sticky-Note-Board. Es enthält Aufgaben in Karten, die Sie auf jede Weise organisieren können, die für Sie sinnvoll ist. Zum Beispiel organisiert das Marketing Aufgaben danach, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Diese Aufgaben sind nach Priorität farbcodiert. Wir haben auch Aufgaben in den Spalten „Blocked“, „Someday“ oder „Done“, was bedeutet, dass diese Aufgaben auf Fortschritt durch einen anderen Mitarbeiter warten, Ideen für die Zukunft oder abgeschlossen sind. Das ist großartig, um Ideen zu notieren, die Sie in Zukunft umsetzen möchten, die aber im Moment keine Priorität haben. Außerdem kann jeder Mitarbeiter, der mit einer Aufgabe fertig ist, das Trello-Board ansehen und sehen, an welcher Aufgabe er weiterarbeiten sollte. Gibt es wirklich etwas Befriedigenderes, als eine abgeschlossene Aufgabenkarte in die Spalte „Done“ zu verschieben?

Google Docs

Schließlich ein Werkzeug, das mir bei diesem Job aufgefallen ist. Ich bin ein Fan von Google Docs, seit ich es zum ersten Mal für Schularbeiten verwendet habe. Google Docs ist großartig für die Zusammenarbeit an verschiedenen Projekten. Sie können Tabellenblätter, Präsentationen und Dokumente erstellen, die alle mit Ihrem Gmail-Konto online verknüpft sind. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und es bearbeiten. Sie können Ordner innerhalb von Ordnern für maximale Organisation erstellen.

Passopolis

Anstatt das Team ständig nach Anmeldeinformationen zu fragen, verwenden wir das Passopolis-Plugin. Es ermöglicht jedem Mitarbeiter, auf Anmeldeinformationen für Webseiten/Dienste zuzugreifen, bei denen das Unternehmen registriert ist.

Als Nächstes sprechen wir über unsere Prozesse. In Kombination mit unseren Werkzeugen folgen wir auch einigen Übungen, um eine dynamische, angenehme und effiziente Kultur zu gewährleisten. Unsere Prozesse umfassen:

Pilzmeetings

Pilzmeetings sind Meetings, in denen Teammitglieder über alles außerhalb der Arbeit sprechen. Diese finden entweder persönlich oder über einen Videoanruf statt, je nachdem, wo die Mitglieder arbeiten. Ziel ist es, die andere Person auf persönlicherer Ebene kennenzulernen. Sie können viel über die Geschichte eines Menschen erfahren, indem Sie 30 Minuten mit ihm sprechen. Shoprocket bemüht sich aktiv, ein Pilzmeeting niemals abzusagen oder ständig zu verschieben. Für uns ist es ebenso wichtig, bedeutungsvolle Beziehungen zu Ihren Kollegen aufzubauen wie Ihre Arbeit zu erledigen.

Persönliche Treffen/Veranstaltungen

Obwohl unser Team von überall aus arbeitet, haben wir eine solide Gruppe, die in London ansässig ist. Dies ermöglicht es dem Team, sich außerhalb der Arbeit zu treffen. Online-Chats können nur so weit gehen. Jetzt kann ich die Nachrichten der Teammitglieder in ihren Stimmen lesen und einen Namen mit einem Gesicht verbinden. Zum Beispiel sind wir kürzlich bowlen gegangen, und es hat viel Spaß gemacht.

Tägliche Standups

Einer unserer Slack-Kanäle ist ausschließlich für tägliche Standups vorgesehen. Diese kurzen Berichte zeigen, welche Aufgaben jeder Mitarbeiter abgeschlossen hat, an welchen er arbeitet und welche Hindernisse den Fortschritt behindern. Dies ist nicht nur ein großartiges Werkzeug, um alle zur Verantwortung zu ziehen, sondern auch nützlich für die Planung und Koordinierung von Aufgaben. Die Leute wissen, was sie erwarten können und wann sie es erwarten können.

Jeder teilt auch mit, wo er an diesem Tag arbeitet und wo er nächstes Mal arbeiten möchte. Dies ist besonders hilfreich für Mitarbeiter, die gerne mit anderen zusammenarbeiten, da sie planen können, einen anderen Mitarbeiter zu treffen, wenn sie in derselben Stadt sind. Außerdem gibt es den Leuten Ideen für großartige Arbeitsplätze.

Wöchentliche All-Company-Standups

Jeden Freitag versammelt sich das gesamte Team in Google Hangouts, um die neuesten Entwicklungen aus ihren Abteilungen zu besprechen. Hier klären wir Verantwortlichkeiten, was gut läuft und was sich ändern muss. Shoprocket hat eine sehr offene und ehrliche Kultur. Die Teamdynamik ist nicht hierarchisch.

Bisher war die Arbeit in einem verteilten Team eine interessante Erfahrung. Es hat eine Weile gedauert, bis ich mich wohlfühlte, keinen festen Zeitplan in einem konstanten Büro zu haben. Aber es ist auch großartig, jeden Tag verschiedene Teile Londons zu sehen.

Diskutieren Sie mit Ihrem Team, welches Arbeitsmodell am besten für sie funktioniert. Nichts ist permanent. Wenn Ihr Team zurück zu einem traditionellen Büro wechseln oder es ausprobieren möchte, ist das in Ordnung! Selbst hier bei Shoprocket haben wir darüber diskutiert, welche Abteilungen (z. B. Verkauf und Marketing) möglicherweise besser in einem zentralen Büro funktionieren könnten. Wir überprüfen ständig unsere Situation und suchen nach Möglichkeiten zur Verbesserung.