Αυτό που έχω μάθει από τη δουλειά σε μια απομακρυσμένη ομάδα

Έχετε σκεφτεί να μετακομίσετε από έναν παραδοσιακό χώρο γραφείου σε ένα κατανεμημένο μοντέλο εργασίας; Ίσως ήδη το έχετε κάνει και προσπαθείτε να βρείτε τρόπους να λειτουργήσει;

Το έχουμε βιώσει. Εδώ στη Shoprocket πρόσφατα μετακομίσαμε από ένα κεντρικό γραφείο σε μια απομονωμένη ομάδα. Το κατανεμημένο μοντέλο εργασίας προσφέρει πολλή ελευθερία, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο στη διαχείριση. Υπάρχουν πολλές απόψεις σχετικά με το αν είναι επωφελές να απαλλαγούμε από ένα κεντρικό γραφείο και να έχουν οι υπάλληλοί σας τη δυνατότητα να εργάζονται όπου θέλουν.

Ο σκοπός αυτού του άρθρου είναι να μοιραστώ την εμπειρία μου από τη δουλειά με την κατανεμημένη ομάδα της Shoprocket. Γιατί θα πρέπει να σας ενδιαφέρει η εμπειρία ενός εκπαιδευόμενου; Επειδή ανεξάρτητα αν σκέφτεστε να κάνετε τη μετάβαση ή ήδη το έχετε κάνει, γιατί να μην μάθετε τι κάνει μια άλλη ομάδα για να λειτουργήσει μια απομονωμένη ομάδα;

Λοιπόν, γιατί διάλεξε η Shoprocket το κατανεμημένο μοντέλο;

Λοιπόν, το πρώτο και κύριο, ο χώρος γραφείου ήταν το πιο ακριβό περιουσιακό στοιχείο. Με τόσες πολλές επιλογές για μέρη εργασίας και κάποιους υπαλλήλους που ήδη εργάζονται από άλλες χώρες, το γραφείο δεν ήταν απαραίτητο. Γιατί να μη διανέμουμε τα χρήματα που χρησιμοποιούνται για το ιδιόκτητο χώρο σε πολλές άλλες ανάγκες μιας startup; Είναι απλώς καλή διαχείριση προϋπολογισμού. Ιδιαίτερα δεδομένου ότι ένα γραφείο δεν χρησιμοποιείται πάντα πλήρως από ορισμένους υπαλλήλους. Γιατί να πληρώνετε για έναν χώρο όταν κάποιοι μέλη της ομάδας θα προτιμούσαν να εργάζονται από το σπίτι;

Αυτό το μοντέλο ανοίγει επίσης ευκαιρίες για ταξίδια. Για τον Αμερικανό εκπαιδευόμενο με την επιθυμία για περιπέτεια που ζει το πρώτο του βήμα προς την Ευρώπη, είμαι απόλυτα υπέρ αυτού. Εφόσον δεν είστε δεσμευμένοι σε ένα γραφείο, γιατί να είστε δεσμευμένοι σε μια πόλη ή ακόμη και σε μια χώρα; Το μόνο που χρειάζεστε είναι καλό wifi και μια διάθεση να τα καταφέρετε και μπορείτε να εργαστείτε από όπου θέλετε.

Το μεγαλύτερο μάθημα που πήρα από αυτή την εμπειρία: το πιο σημαντικό κομμάτι μιας κατανεμημένης ομάδας είναι καλή επικοινωνία. Η αποτελεσματική και ομαλή επικοινωνία είναι κρίσιμη για να έχεις μια επιτυχημένη απομονωμένη ομάδα. Εφόσον θα επικοινωνείτε κυρίως διαδικτυακά ή μέσω τηλεφώνου, η δυνατότητα εξήγησης ιδεών, ελαχιστοποίησης προβλημάτων, ανάθεσης καθηκόντων και ελέγχου της προόδου με σαφή και συνοπτικό τρόπο είναι απόλυτα ζωτικής σημασίας.

Για να προάγουμε την καλή επικοινωνία, χρησιμοποιούμε μερικά πολύ σημαντικά εργαλεία και ακολουθούμε μερικές ασκήσεις. Πρώτα, θα σας πάρω μέσα από τα εργαλεία μας που περιλαμβάνουν:

Slack

Το Slack είναι βασικά το εικονικό γραφείο σας. Με μια startup 12 ατόμων, το Slack είναι μια εξαιρετική πλατφόρμα για να προβάλετε ιδέες στους συναδέλφους σας, να πάρτε ανατροφοδότηση, να συζητήσετε νέες εξελίξεις, να χτίσετε φιλία ή κυριολεκτικά οτιδήποτε άλλο μπορείτε να κάνετε με διαδικτυακή μηνυματοδοσία. Στο Slack μας, έχουμε ένα γενικό μήνυμα για όλους τους υπαλλήλους και έχουμε δημιουργήσει κανάλια συγκεκριμένων θεμάτων, έργων και τμημάτων. Αυτό είναι χρήσιμο ώστε οι σημαντικές ερωτήσεις ή ιδέες να μην χαθούν στην αναταραχή. Για παράδειγμα, έχουμε ένα κανάλι #marketing, ένα κανάλι #lunch, ένα κανάλι #news και ένα κανάλι #general, μεταξύ 42 άλλων. Δεν σας αναγκάζει να ασχολείστε με κανάλια που δεν σας αφορούν άμεσα, αλλά μπορείτε επίσης να μένετε ενημερωμένοι για όλες τις πτυχές της εταιρείας, αναθεωρώντας όσα συζητούνται σε άλλα κανάλια. Μπορείτε επίσης να στείλετε άμεσο μήνυμα σε άτομα όποτε το χρειάζεστε. Για έναν εκπαιδευόμενο, αυτή είναι μια υπέροχη επιλογή ώστε να μην βλέπουν όλοι οι άλλοι τις ανόητες ερωτήσεις μου.

Trello

Το Trello είναι η διαδικτυακή μας σελίδα σημειώσεων. Περιέχει εργασίες σε κάρτες που μπορείτε να οργανώσετε με όποιον τρόπο έχει νόημα για εσάς. Για παράδειγμα, το τμήμα μάρκετινγκ οργανώνει τις εργασίες σύμφωνα με το ποιος είναι υπεύθυνος για ποιες εργασίες. Αυτές οι εργασίες είναι κωδικοποιημένες με χρώματα ανά προτεραιότητα. Έχουμε επίσης εργασίες κάτω από τις στήλες "Blocked", "Someday" ή "Done", που σημαίνει ότι αυτές οι εργασίες αναμένουν πρόοδο από έναν άλλο υπάλληλο, ιδέες για το μέλλον ή έχουν ολοκληρωθεί, αντίστοιχα. Αυτό είναι υπέροχο για να σημειώνετε ιδέες που θέλετε να ολοκληρώσετε στο μέλλον αλλά δεν είναι προτεραιότητες αυτή τη στιγμή. Επιπλέον, όταν ολοκληρώσετε μια εργασία, οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί να δει τον πίνακα Trello και να δει ποια εργασία πρέπει να προχωρήσει. Υπάρχει κάτι πραγματικά πιο ικανοποιητικό από το να μεταφέρετε μια ολοκληρωμένη εργασία στη στήλη "Done";

Google Docs

Τέλος, ένα εργαλείο που αναγνώρισα όταν ήρθα σε αυτή τη δουλειά. Είμαι φαν του Google Docs από τότε που το χρησιμοποίησα για πρώτη φορά για τις σχολικές εργασίες. Το Google Docs είναι εξαιρετικό για συνεργασία σε διάφορα έργα. Μπορείτε να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και έγγραφα που είναι όλα συνδεδεμένα με τον λογαριασμό σας Gmail online. Πολλοί άνθρωποι μπορούν να εργαστούν και να επεξεργαστούν ένα έγγραφο ταυτόχρονα. Μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους εντός φακέλων για μέγιστη οργάνωση.

Passopolis

Αντί να ενοχλούμε συνεχώς την ομάδα για πληροφορίες σύνδεσης, χρησιμοποιούμε το πρόσθετο Passopolis. Επιτρέπει σε οποιονδήποτε υπάλληλο να έχει πρόσβαση σε διαπιστευτήρια σύνδεσης σε ιστότοπους/υπηρεσίες για τις οποίες είναι εγγεγραμμένη η εταιρεία.

Ας μιλήσουμε τώρα για τις διαδικασίες μας. Δουλεύοντας παράλληλα με τα εργαλεία μας, ακολουθούμε επίσης μερικές ασκήσεις για να εξασφαλίσουμε μια δυναμική, άνετη και αποτελεσματική κουλτούρα. Οι διαδικασίες μας περιλαμβάνουν:

Συσκευές μανιταριών

Οι συσκευές μανιταριών είναι συναντήσεις στις οποίες τα μέλη της ομάδας μιλούν για οτιδήποτε εκτός εργασίας. Αυτές γίνονται είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω βιντεοκλήσης, ανάλογα με το πού εργάζονται οι συμμετέχοντες. Ο στόχος είναι να γνωρίσετε τον άλλον σε πιο προσωπικό επίπεδο. Μπορείτε να μάθετε πολλά για την ιστορία κάποιου μιλώντας μαζί του για 30 λεπτά. Η Shoprocket καταβάλλει ενεργή προσπάθεια να μην ακυρώνει ποτέ μια συνάντηση μανιταριών ή να την αναβάλει συνεχώς. Για εμάς, η οικοδόμηση σημαντικών σχέσεων με τους συναδέλφους σας είναι εξίσου σημαντική με το να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας.

Συναντήσεις/εκδηλώσεις δια ζώσης

Αν και η ομάδα μας εργάζεται από όπου θέλει, έχουμε μια σταθερή ομάδα που έχει βάση στο Λονδίνο. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα να συναντιέται έξω από τη δουλειά. Οι διαδικτυακές συνομιλίες μπορούν να φτάσουν μόνο μέχρι ενός σημείου. Τώρα μπορώ να διαβάζω τα μηνύματα των μελών της ομάδας με τις φωνές τους και να βάζω ένα όνομα με ένα πρόσωπο. Για παράδειγμα, πρόσφατα πήγαμε για μπόουλινγκ και ήταν πολύ διασκεδαστικό.

Καθημερινές Στάσεις

Ένα από τα κανάλια μας στο Slack είναι αφιερωμένο αποκλειστικά στις καθημερινές στάσεις. Αυτές οι γρήγορες αναφορές δείχνουν ποιες εργασίες έχει ολοκληρώσει κάθε υπάλληλος, σε ποιες εργάζεται και ποια εμπόδια τους εμποδίζουν. Όχι μόνο είναι αυτό ένα εξαιρετικό εργαλείο για να διατηρείτε όλους υπόλογους, αλλά είναι επίσης χρήσιμο για τον προγραμματισμό και τον συντονισμό εργασιών. Οι άνθρωποι γνωρίζουν τι να περιμένουν και πότε να το περιμένουν.

Όλοι μοιράζονται επίσης πού εργάζονται για τη μέρα και πού σχεδιάζουν να εργαστούν την επόμενη. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους υπαλλήλους που τους αρέσει να εργάζονται με άλλους, επειδή μπορούν να προγραμματίσουν να συναντηθούν με κάποιον άλλο υπάλληλο αν βρίσκονται στην ίδια πόλη. Επιπλέον, δίνει στους ανθρώπους ιδέες για υπέροχα μέρη για εργασία στο μέλλον.

Εβδομαδιαίες Στάσεις όλης της εταιρείας

Κάθε Παρασκευή, όλη η ομάδα συγκεντρώνεται στο Google Hangouts για να συζητήσει τα τελευταία και καλύτερα από τα τμήματά τους. Εδώ συζητάμε τις ευθύνες, τι πάει καλά και τι χρειάζεται να αλλάξει. Η Shoprocket αγκαλιάζει μια πολύ ανοιχτή και ειλικρινή κουλτούρα. Η δυναμική της ομάδας δεν είναι ιεραρχική.

Μέχρι τώρα, η εργασία σε μια κατανεμημένη ομάδα έχει αποδειχθεί μια ενδιαφέρουσα εμπειρία. Πήρε λίγο χρόνο για να νιώσω άνετα χωρίς ένα κανονικό πρόγραμμα σε έναν σταθερό χώρο γραφείου. Αλλά είναι επίσης πολύ ωραίο να βλέπω διάφορες περιοχές του Λονδίνου καθημερινά.

Συζητήστε με την ομάδα σας ποιο μοντέλο εργασίας λειτουργεί καλύτερα για αυτούς. Τίποτα δεν είναι μόνιμο. Αν η ομάδα σας θέλει να επιστρέψει ή να δοκιμάσει έναν παραδοσιακό χώρο γραφείου, αυτό είναι εντάξει! Ακόμη και εδώ στη Shoprocket, έχουμε συζητήσει ποια τμήματα (π.χ. πωλήσεις και μάρκετινγκ) μπορεί να λειτουργούν καλύτερα σε ένα κεντρικό γραφείο. Αναθεωρούμε συνεχώς την κατάσταση μας και αναζητούμε τρόπους να την βελτιώσουμε.