Bienvenido a nuestra entrevista grupal de expertos. Hablamos con 21 expertos para responder la pregunta:

¿Cuáles son las principales herramientas de productividad que recomendarías a las pequeñas empresas que buscan crecer?

Administrar una pequeña empresa no es tarea fácil, especialmente cuando recién estás comenzando. ¡Esperamos que este artículo pueda ayudarte a mejorar tu productividad y hacer crecer tu negocio!

Los Expertos

Neil Patel

Nuestra empresa utiliza algunas herramientas para aumentar la productividad. La primera es Slack, que ayuda a agilizar nuestros esfuerzos de comunicación, lo que nos permite hacer más en diferentes departamentos y cometer menos errores. La segunda herramienta que usamos es Rescue Time, que ayuda a optimizar nuestra eficiencia. Te muestra dónde estás desperdiciando tiempo. La tercera herramienta que usamos es Skype… Tenemos muchos empleados remotos y nos permite mantenernos conectados para que podamos avanzar continuamente.

Alistair Read — HireHub

Tres herramientas de productividad que funcionan bien para nuestro negocio son:

• Canva crea visuales de marketing sin esfuerzo, que son rápidos y fáciles de usar para redes sociales. Es más fácil de entender que Adobe y perfecto para cuando tienes plazos ajustados.
• Google Drive es una excelente herramienta para compartir un documento o una hoja de cálculo dentro de tu organización. Las herramientas simples te permiten trabajar con alguien mientras editas o revisas.
• Slack ofrece canales de comunicación enfocados, que son versátiles y útiles. Organizar la comunicación en línea es vital para que un negocio prospere y sea productivo.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist es un sistema de gestión de tareas personal, limpio y simple. Se integra con Gmail, Google Calendar y es maravillosamente multiplataforma. Uso Todoist para gestionar mis tareas individuales en el trabajo, en casa y en la vida.
• Evernote es mi aplicación de ideas favorita de todos los tiempos. Soy un usuario desde hace mucho tiempo y tengo más de 5,000 notas allí, probablemente una guía perspicaz sobre nuestras locas vidas del siglo XXI que los historiadores del futuro descubrirán.
• Asana es la aplicación que usamos para gestionar nuestros proyectos de trabajo diarios. Es un gran medio para que equipos remotos, como el nuestro, colaboren. A través de estas tres aplicaciones, puedo gestionar mi vida, mi mente y mi trabajo.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Esta aplicación de iPhone es increíble. Agrego objetivos y tareas a una lista de tareas que se sincroniza con cada otro dispositivo que tengo; iPad y escritorio. La uso para mantenerme organizado y enfocado en grandes objetivos.
• Wordpress Editorial Calendar — La segunda herramienta es un complemento de Wordpress que utilizo para organizar mis ideas de contenido. Como creador de contenido, es una que no puedo dejar de usar.
• La tercera herramienta está lejos de ser tecnológica. Es mi pizarra blanca. Escribo ideas para productos, planifico mis embudos de ventas y anoto recordatorios rápidos para los ajustes del sitio web.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Somos una agencia de marketing de nicho que se especializa en ejecutar promociones de premios para marcas en todo el mundo. Necesitábamos una herramienta para manejar el volumen de trabajo (quizás 300 proyectos en vivo en cualquier momento), la diversidad (los proyectos varían desde £200 hasta más de £100,000) y la geografía (más de 65 países y 42 monedas en 2015). Lo encontramos en Paprika — una solución diseñada específicamente para agencias. Además de las funciones habituales de CRM, tiene excelentes funciones de hojas de tiempo y facturación y proporciona un paquete completo de contabilidad. Está abierto cada minuto de cada día laboral y incluso tiene una versión reducida como aplicación móvil.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender es una excelente aplicación de calendario para Windows 10 que se sincroniza con Google Calendars, lo que significa que puedo acceder a mi agenda desde mi PC y también desde mi teléfono mientras estoy en movimiento.
• Wave Apps — El equipo aquí proporciona un software de contabilidad gratuito que nos permite llevar un rápido seguimiento de las finanzas de nuestra empresa. La aplicación en línea nos permite sincronizar nuestra cuenta bancaria empresarial, llevar un control de los gastos e incluso puedes escanear recibos que luego se importan en una hoja de cálculo.
• Finalmente, uso pizarras blancas físicas. Tenemos muchas en nuestra oficina y son útiles para la gestión de proyectos y dejar notas para otras personas del equipo, además de dar un resumen de dónde estamos con el negocio.

Scott Woodley — Tutora

Administramos un mercado en línea, gestionando miles de tutores, por lo que nuestra velocidad de comunicación es crucial. Hay algunas herramientas excelentes, pero antes de que alguien se lance a buscar nuevas aplicaciones… ¡APRENDE LOS ATAJOS DE TECLADO! Aprender esto podría ahorrarte horas cada semana y ya están instalados para ti.

Mis herramientas favoritas son Gorgias y TextExpander. Ambas te permiten enviar mensajes pregrabados ingresando un código abreviado. He recomendado dos porque tienen una compatibilidad variable con diferentes proveedores de correo electrónico, por lo que vale la pena usar ambas en conjunto. Maravillosamente, incluso te dicen cuánto tiempo has ahorrado — hasta ahora tengo dos días en el banco. Junto a estas, también usamos los correos electrónicos predeterminados de Google Mail.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Producir trabajo ninja significa que necesitamos herramientas ninja. Nuestra agencia de marketing digital utiliza estas tres grandes herramientas de productividad:

• Para la comunicación, usamos Slack. Es impresionante porque es rápido y nos permite entrar y salir de chats sobre nuestros diferentes clientes según sea relevante, iniciar nuevos chats y tener un enfoque abierto y colaborativo en las discusiones. Hacemos llamadas y reuniones a través de Skype mediante Slack.
• Para la gestión de proyectos, usamos Teamwork. Es super importante tener un software de establecimiento de tareas para hacer un seguimiento del progreso de las mismas.
• Para el seguimiento del tiempo, usamos Hubstaff. Este nos mantiene alerta y asegura que estamos trabajando de manera productiva al rastrear nuestro tiempo de trabajo y tarifa.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

Las tres principales herramientas que utilizamos actualmente y recomendamos para la productividad son Toggl, Hootsuite y Google Calendar.

• Toggl es un software de seguimiento de tiempo con una opción de cuenta gratuita. Con múltiples proyectos de clientes en vivo, esto ayuda a documentar el tiempo dedicado para fines de facturación junto con reducir la distracción de una tarea. Se puede pausar por llamadas telefónicas e interrupciones en reuniones si es necesario.
• Hootsuite es bien conocido ahora, pero es la mejor herramienta gratuita para actividades programadas en redes sociales y la usamos junto con publicaciones en vivo y publicaciones programadas en Facebook.
• Google Calendar puede parecer una recomendación aburrida o sorprendente. Sin embargo, con recursos que trabajan en oficinas separadas, proporciona compartir y actualizar instantáneamente los calendarios en escritorio y móvil. También trabajamos planificando; bloqueando horas en el calendario para una pieza particular de trabajo para que las reuniones no se interpongan y actúa como una lista de tareas.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Aquí están las mejores herramientas de productividad que encontramos útiles en nuestro negocio y hemos utilizado regularmente:

• Google Apps for Business
• Box.net — Guarda archivos y es fácil de acceder, especialmente cuando estamos en móvil
• Podio.com Para la gestión de proyectos así como para la gestión de las operaciones generales
• GotoMeeting.com — Para organizar conferencias
• InfusionSoft — Para nuestras campañas de correo
• Leadpages.net — Para crear formularios y páginas de destino

Estas herramientas son responsables de nuestras operaciones diarias y han demostrado ser muy confiables con el tipo de operaciones que tenemos para proporcionar un mejor servicio a nuestros clientes.

Andy Vale — Audiense

Durante los últimos seis meses, hemos estado usando Asana para organizar nuestras tareas de todos los tamaños. Nuestro equipo de marketing realiza actividades regulares como comunicación de productos, blogs, redes sociales y PR combinados con un número creciente de proyectos más grandes como lanzamientos de productos, campañas de generación de leads e incluso un cambio de nombre. ¡Así que hay mucho en marcha! Tener algo para monitorear y asignar el trabajo en curso del equipo — así como detalles importantes sobre cada tarea individual — nos ha permitido gestionar una carga de trabajo creciente con claridad y eficiencia. También hay un incentivo adicional de un unicornio ocasional volando por la pantalla cuando completas una tarea.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

Las tres herramientas de productividad que más me gustan en este momento son:

• WorkFlowy — Una aplicación de elaboración de listas rápida y limpia. Se sincroniza entre dispositivos y hace el trabajo. Incluso la estoy usando para alojar mi producto digital.
• Calendars 5 — La aplicación de calendario con la que he estado más tiempo. Me gusta cómo se integra con Google Calendar.
• 30/30 — Una aplicación de temporizador de intervalos con una gran interfaz. Úsala como un temporizador de Pomodoro y guarda otros ciclos de temporizador también.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Mi herramienta de productividad favorita es Rescue Time. Puedes instalarlo en tu computadora y rastrea en qué programas y sitios web pasas más tiempo. Es una buena herramienta para mantenerte responsable de las distracciones. Por ejemplo, si estás trabajando seriamente y luego cambias a Youtube, esto se registrará y serás responsable. También puede decirte qué días eres más productivo para que puedas descubrir por qué es así y hacer que tus otros días sean también productivos.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

La mejor herramienta de productividad que sugiero es la aplicación Pomodoro. Divide el tiempo de trabajo en una relación de 25/5, con 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Encontramos que nuestros empleados son más productivos cuando tienen micro-descansos para estirarse, rellenar agua o revisar Facebook. Les hace saber a nuestros empleados que fomentamos pequeños descansos.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Utilizo Trello para gestionar todos mis proyectos. Me brinda una gran visión general y es fácil mover tareas. Y puedo agregar fácilmente miembros del equipo para que sepan exactamente dónde estamos en cada punto de un proyecto.
• Temporizador de huevo — Es fácil dejarse llevar por lo que estamos trabajando. Pero solo podemos concentrarnos durante un tiempo antes de que la productividad se desplome. Así que utilizo un temporizador de huevo de cocina regular para asegurarme de tener descansos regulares lejos de mi computadora. Esto me ayuda a mantenerme enfocado.
• Brain.Fm — La música puede obstaculizar nuestro enfoque o puede ayudarnos a enfocar. La verdad es que la mayoría de la música es una distracción, por ejemplo, si te encuentras cantando al ritmo de la letra, no te estás concentrando en lo que estás haciendo. Brain.fm es una herramienta que reproduce música especialmente diseñada para mejorar el enfoque. También puede ayudarnos a relajarnos o dormir y su música ha sido probada por neurocientíficos — muy genial.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Como una pequeña y ágil startup, utilizamos el método SCRUM a través de JIRA Software para establecer metas, avanzar en nuestra productividad y mantenernos actualizados sobre el progreso de los demás. La interfaz está bien adaptada a la metodología SCRUM, ayudándonos a asignar tareas, establecer sprints quincenales y ver visualmente nuestro nivel de productividad. Por supuesto, también revisamos de manera tradicional con reuniones diarias donde discutimos las tareas que completamos ayer y lo que pretendemos completar hoy. Combinados, estos esfuerzos mantienen un nivel de transparencia, descomponen la jerarquía y mantienen a los empleados motivados para trabajar hacia la misma causa.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Algunas de mis herramientas de productividad favoritas también son buenas para el bolsillo. Tres herramientas que uso diariamente incluyen:

• Doodle - Te permite encontrar un tiempo común para un grupo de personas para reuniones. No más idas y venidas con correos electrónicos para encontrar una fecha y hora.
• Dropbox — Como tener una unidad flash contigo en todas partes. Puedes guardar desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y tus archivos están siempre disponibles. Siempre tienes la versión más actualizada al alcance de tu mano.
• Trello — Aplicación de gestión de proyectos que permite a múltiples personas trabajar en proyectos y puedes ver el progreso de un vistazo.

Todas tienen una versión gratuita que es lo suficientemente robusta para muchas empresas y la versión paga no quiebra el banco. Estas tres aplicaciones me ahorran horas y horas de tiempo cada semana.

Tina Lo — Klarety

Estrategiza y planifica tus metas anuales, trimestrales, mensuales y luego semanales/diales con cualquier programa de calendario. Reevaluar el calendario mensualmente o trimestralmente para asegurarte de que se cumplan las metas. Semanalmente/dialmente, enumera todas las tareas a ejecutar para alcanzar la meta.

Particularmente me gusta utilizar el Calendario en Mac para sincronizar fácilmente con todos mis dispositivos (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Para mantenernos enfocados y colaborar entre nosotros en la oficina, usamos una herramienta llamada Asana. Con Asana, podemos organizar a las personas en equipos y asignar tareas para que todos las terminen en una fecha específica. Todos en la organización pueden comunicarse, compartir archivos, seguir el estado de los proyectos y mucho más con la herramienta. Mi elemento favorito de Asana es el control que le brinda a los líderes de equipo en organizar y avanzar en los proyectos sin tener que estar presentes. Aunque tiene una curva de aprendizaje más alta que herramientas similares, compensa con sus características.

Mathew Woodward

El problema con las herramientas de productividad es que si usas muchas de ellas — puede ser contraproducente. En su lugar, es mejor encontrar una sola herramienta de productividad que se adapte a ti.

Para mí, utilizo Evernote combinada con el proceso explicado en TheSecretWeapon. Todo, desde tareas/proyectos que necesito completar en mi vida laboral hasta recordar pagar las cuentas a tiempo.

No solo es Evernote 100% gratuito, también tiene funciones increíbles. Por ejemplo, puedes tomar una foto de un recibo con tu teléfono y luego puedes buscar cualquier texto dentro de esa imagen. Evernote también tiene aplicaciones móviles totalmente funcionales, lo que significa que puedes mantenerte organizado y productivo dondequiera que vayas!

Michael King

Utilizamos Teamwork Projects para gestionar nuestros proyectos, usamos Insightly como nuestro CRM y Slack. Integramos las cosas tanto como sea posible y damos visibilidad a todo usando Klipfolio como nuestro sistema de paneles de control. Específicamente ponemos el número de tareas que cada miembro del equipo tiene para la semana, cuántas han completado y cuántas quedan en total para ayudar a motivar a todos a alcanzar nuestras metas.