Lo que he aprendido de trabajar en un equipo remoto

¿Has estado pensando en pasar de un espacio de oficina tradicional a un modelo de trabajo distribuido? Quizás ya lo hayas hecho y estés tratando de averiguar cómo hacerlo funcionar.

Hemos estado allí. Aquí en Shoprocket, recientemente nos mudamos de una oficina centralizada a trabajar como un equipo remoto. El modelo de trabajo distribuido ofrece mucha libertad, pero puede ser difícil de gestionar. Hay muchas opiniones sobre si es beneficioso deshacerse de una oficina centralizada y hacer que tus empleados trabajen donde deseen.

El enfoque de este artículo es compartir mi experiencia trabajando con el equipo distribuido de Shoprocket. ¿Por qué deberías preocuparte por la experiencia de un pasante? Porque ya sea que estés pensando en hacer el cambio o ya lo hayas hecho, ¿por qué no aprender sobre lo que hace otro equipo para hacer que un equipo remoto funcione?

Entonces, ¿por qué eligió Shoprocket el modelo distribuido?

Bueno, lo primero es lo primero, un espacio de oficina era el activo más caro. Con tantas opciones de lugares para trabajar y algunos empleados ya trabajando desde otros países, la oficina no era una necesidad. ¿Por qué no reasignar los fondos utilizados para un espacio propio a las muchas otras necesidades de una startup? Simplemente es una buena gestión del presupuesto. Especialmente porque una oficina no siempre es utilizada completamente por algunos empleados. ¿Por qué pagar por un espacio cuando algunos miembros del equipo preferirían trabajar desde casa?

Este modelo también abre oportunidades para viajar. Para el pasante estadounidense con una pasión por viajar en su camino hacia Europa, estoy totalmente a favor de esto. Dado que no estás atado a un escritorio, ¿por qué estar atado a una ciudad o incluso a un país? Todo lo que necesitas es una buena conexión wifi y una actitud de "hacer las cosas" y puedes trabajar donde desees.

Mi mayor conclusión de esta experiencia: la parte más importante de un equipo distribuido es una buena comunicación. Una comunicación efectiva y fluida es crucial para tener un equipo remoto exitoso. Dado que la mayoría de las veces estarás comunicándote en línea o por teléfono, poder explicar ideas, mitigar problemas, delegar tareas y verificar el progreso de manera clara y concisa es absolutamente vital.

Para fomentar una buena comunicación, utilizamos algunas herramientas muy importantes y seguimos algunos ejercicios. Primero, te llevaré a través de nuestras herramientas, que incluyen:

Slack

Slack es básicamente tu oficina virtual. Con una startup de 12 personas, Slack es una gran plataforma para compartir ideas con tus colegas, obtener retroalimentación, discutir nuevos desarrollos, construir camaradería o, literalmente, cualquier cosa que puedas hacer con mensajería en línea. En nuestro Slack, tenemos un mensaje general para todos los empleados, y hemos creado canales para temas, proyectos y departamentos específicos. Esto es útil para que las preguntas o ideas importantes no se pierdan en el caos. Por ejemplo, tenemos un canal de #marketing, un canal de #almuerzo, un canal de #noticias y un canal #general, entre otros 42. No estás obligado a ser molestado por canales que no te involucren directamente, pero también puedes mantenerte actualizado con todas las partes de la empresa revisando lo que se discute en otros canales. También puedes enviar mensajes directos a individuos según sea necesario. Para un pasante, esta es una opción maravillosa para que todos no vean mis preguntas estúpidas.

Trello

Trello es nuestra pizarra de notas adhesivas en línea. Contiene tareas pendientes en tarjetas que puedes organizar de cualquier forma que tenga sentido para ti. Por ejemplo, el marketing organiza tareas de acuerdo con quién es responsable de cuáles tareas. Estas tareas se codifican por colores según la prioridad. También tenemos tareas bajo las columnas "Bloqueado", "Algún día" o "Hecho", lo que significa que estas tareas están aguardando progreso por otro empleado, ideas para el futuro o completadas, respectivamente. Esto es genial para anotar ideas que te gustaría completar en el futuro pero que no son prioridades en este momento. Además, cuando se termina una tarea, cualquier empleado puede mirar la pizarra de Trello y ver en qué tarea debe continuar. ¿Hay algo más satisfactorio que mover una tarjeta de tarea completada a la columna "Hecho"?

Google Docs

Finalmente, una herramienta que reconocí al llegar a este trabajo. He sido fan de Google Docs desde que lo usé por primera vez para mis trabajos escolares. Google Docs es excelente para la colaboración en varios proyectos. Puedes crear hojas de cálculo, presentaciones y documentos que están todos vinculados a tu cuenta de Gmail en línea. Varias personas pueden trabajar y editar un documento al mismo tiempo. Puedes crear carpetas dentro de carpetas para una máxima organización.

Passopolis

En lugar de estar constantemente molestando al equipo por información de inicio de sesión, usamos el complemento Passopolis. Permite que cualquier empleado acceda a credenciales de inicio de sesión de sitios/servicios para los que la empresa está registrada.

A continuación, hablemos sobre nuestros procesos. Trabajando en tándem con nuestras herramientas, también seguimos algunos ejercicios para asegurar una cultura dinámica, cómoda y eficiente. Nuestros procesos incluyen:

Reuniones de champiñones

Las reuniones de champiñones son reuniones en las que los miembros del equipo hablan sobre cualquier cosa fuera del trabajo. Estas se realizan ya sea en persona o a través de una videollamada, dependiendo de dónde estén trabajando los miembros. El objetivo es conocerse a un nivel más personal. Puedes aprender mucho sobre la historia de alguien hablando con él durante 30 minutos. Shoprocket hace un esfuerzo activo por nunca cancelar una reunión de champiñones o posponerla continuamente. Para nosotros, construir relaciones significativas con tus colegas es tan importante como cumplir con tu trabajo.

Encuentros/eventos en persona

Aunque nuestro equipo trabaja desde donde quiere, tenemos un grupo sólido que se basa en Londres. Esto permite al equipo reunirse fuera del trabajo. Las charlas en línea solo pueden llegar tan lejos. Ahora puedo leer los mensajes de los miembros del equipo con sus voces y poner un nombre a un rostro. Por ejemplo, recientemente fuimos a jugar boliche y fue muy divertido.

Reuniones de pie diarias

Uno de nuestros canales de Slack está dedicado únicamente a las reuniones de pie diarias. Estas breves actualizaciones muestran qué tareas ha completado cada empleado, en qué está trabajando y qué obstáculos están impidiendo el progreso. No solo es una excelente herramienta para mantener a todos responsables, sino que también es útil para planificar y coordinar tareas. Las personas saben qué esperar y cuándo esperar.

Todos también comparten dónde están trabajando ese día y dónde planean trabajar al siguiente. Esto es especialmente útil para los empleados que les gusta trabajar con otros porque pueden planear reunirse con otro empleado si están en la misma ciudad. Además, le da a la gente ideas sobre grandes lugares para trabajar después.

Reuniones semanales de toda la empresa

Cada viernes, todo el equipo se reúne en Google Hangouts para discutir lo último y lo mejor de sus departamentos. Aquí es donde resolvemos responsabilidades, qué está yendo bien y qué necesita cambiar. Shoprocket adopta una cultura muy abierta y honesta. La dinámica del equipo no es jerárquica.

Hasta ahora, trabajar en un equipo distribuido ha sido una experiencia interesante. Me costó un tiempo acostumbrarme a no tener un horario establecido en un espacio de oficina constante. Pero también ha sido genial ver diferentes partes de Londres día a día.

Discute con tu equipo qué modelo de trabajo les funciona mejor. Nada es permanente. Si tu equipo quiere volver o probar un espacio de oficina tradicional, ¡está bien! Incluso aquí en Shoprocket, hemos discutido qué departamentos (es decir, ventas y marketing) podrían funcionar mejor en un espacio de oficina central. Siempre estamos reevaluando nuestra situación y buscando formas de mejorarla.