Bienvenue à notre entretien avec des experts en groupe. Nous avons parlé à 21 experts pour répondre à la question :

Quels sont les meilleurs outils de productivité que vous recommanderiez aux petites entreprises cherchant à se développer ?

Gérer une petite entreprise n'est pas une tâche facile, surtout lorsque vous commencez tout juste. J'espère que cet article pourra vous aider à améliorer votre productivité et à développer votre entreprise !

Les Experts

Neil Patel

Notre entreprise utilise quelques outils pour augmenter la productivité. Le premier est Slack, il aide à rationaliser nos efforts de communication, ce qui nous permet de faire plus de choses dans différents départements et de faire moins d'erreurs. Le deuxième outil que nous utilisons est Rescue Time, qui aide à optimiser notre efficacité. Il montre où vous perdez du temps. Le troisième outil que nous utilisons est Skype… Nous avons beaucoup d'employés à distance et cela nous permet de rester connectés pour continuer à progresser.

Alistair Read — HireHub

Trois outils de productivité qui fonctionnent bien pour notre entreprise sont :

• Canva crée des visuels marketing sans effort, qui sont rapides et faciles à utiliser pour les réseaux sociaux. C'est plus facile à comprendre que Photoshop et parfait pour lorsque vous avez des délais serrés.
• Google Drive est un excellent outil pour partager un document ou une feuille de calcul au sein de votre organisation. Les outils simples vous permettent de travailler avec quelqu'un tout en éditant ou en relisant.
• Slack offre des canaux de communication ciblés, qui sont à la fois polyvalents et utiles. Organiser la communication en ligne est vital pour qu'une entreprise prospère et soit productive.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist est un système de gestion des tâches personnelles propre et simple. Il s'intègre à Gmail, Google Calendar et est merveilleusement multiplateforme. J'utilise Todoist pour gérer mes tâches individuelles au travail, à la maison et dans la vie.
• Evernote est mon application d'idées préférée de tous les temps. Je suis un utilisateur de longue date et j'ai maintenant plus de 5K notes dedans, probablement un guide perspicace sur nos vies folles du 21ème siècle pour les historiens du futur à découvrir !
• Asana est l'application que nous utilisons pour gérer nos projets de travail quotidiens. C'est un excellent moyen pour les équipes distantes, comme la nôtre, de collaborer. Grâce à ces trois applications, je peux gérer ma vie, mon esprit et mon travail.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Cette application iPhone est incroyable. J'ajoute des objectifs et des tâches à une liste de choses à faire qui se synchronise avec tous mes autres appareils ; iPad, et Bureau. Je l'utilise pour rester organisé et concentré sur de grands objectifs.
• Wordpress Editorial Calendar — Le deuxième outil est un plugin Wordpress que j'utilise pour organiser mes idées de contenu. En tant que créateur de contenu, c'est un outil dont je ne peux pas me passer.
• Le troisième outil est loin d'être technologique. C'est mon tableau blanc. Je note des idées pour des produits, planifie mes tunnels de vente et écris des rappels rapides pour des ajustements de sites web.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Nous sommes une agence de marketing de niche spécialisée dans la gestion de promotions de prix pour des marques dans le monde entier. Nous avions besoin d'un outil pour gérer le volume de travail (peut-être 300 projets en direct à tout moment), la diversité (les projets vont de 200 £ à plus de 100 000 £) et la géographie (plus de 65 pays et 42 devises en 2015 !). Nous l'avons trouvé dans Paprika — une solution conçue spécifiquement pour les agences. En plus des fonctions CRM habituelles, il dispose d'excellentes fonctions de feuille de temps et de facturation et fournit un package comptable complet. Il est ouvert chaque minute de chaque jour ouvrable et a même une version simplifiée en tant qu'application mobile.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender est une super application de calendrier pour Windows 10 qui se synchronise avec Google Calendars, ce qui signifie que je peux accéder à mon agenda depuis mon PC et aussi depuis mon téléphone en déplacement.
• Wave Apps — L'équipe ici propose un logiciel de comptabilité gratuit qui nous permet de garder rapidement une trace des finances de notre entreprise. L'application en ligne nous permet de synchroniser notre compte bancaire professionnel, de suivre les dépenses et vous pouvez même scanner des reçus qui sont ensuite importés dans une feuille de calcul.
• Enfin, j'utilise des tableaux blancs physiques ! Nous en avons beaucoup dans notre bureau et ils sont utiles pour la gestion de projet et pour laisser des notes à d'autres personnes dans l'équipe et donner un aperçu de notre situation avec l'entreprise.

Scott Woodley — Tutora

Nous gérons un marché en ligne, gérant des milliers de tuteurs, donc notre rapidité de communication est cruciale. Il existe d'excellents outils, mais avant de se lancer à la recherche de nouvelles applications… APPRENEZ LES RACCORCIS CLAVIER ! Apprendre cela pourrait vous faire gagner des heures chaque semaine et ils sont déjà installés pour vous.

Mes outils préférés doivent être Gorgias et TextExpander. Les deux vous permettent d'envoyer des messages préenregistrés en saisissant un code abrégé. J'en ai recommandé deux car ils ont une compatibilité variable avec différents fournisseurs de messagerie, donc il vaut la peine de les utiliser ensemble. Merveilleusement, ils vous disent même combien de temps vous avez gagné — j'ai déjà deux jours en banque jusqu'à présent. En plus de cela, nous utilisons également les e-mails préenregistrés de Google mail.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Produire un travail ninja signifie que nous avons besoin d'outils ninja. Notre agence de marketing digital utilise ces trois excellents outils de productivité :

• Pour la communication, nous utilisons Slack. C'est génial parce que c'est rapide et nous permet de plonger dans des discussions sur nos différents clients au fur et à mesure, de commencer de nouvelles conversations et d'avoir une approche collaborative ouverte pour les discussions. Nous tenons des appels et des réunions via Skype à travers Slack.
• Pour la gestion de projet, nous utilisons Teamwork. Il est super important d'avoir un logiciel de gestion des tâches pour suivre l'avancement des tâches.
• Pour le suivi du temps, nous utilisons Hubstaff. Celui-ci nous garde sur nos gardes et s'assure que nous travaillons de manière productive en suivant notre temps de travail et notre charge.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

Les trois principaux outils que nous utilisons actuellement et que nous recommandons pour la productivité sont Toggl, Hootsuite et Google Calendar.

• Toggl est un logiciel de suivi du temps avec une option de compte gratuit. Avec plusieurs projets clients en direct, cela aide à documenter le temps passé pour la facturation tout en réduisant les distractions d'une tâche. Il peut être mis en pause pour les appels téléphoniques et les interruptions de réunion si nécessaire.
• Hootsuite est maintenant largement connu mais c'est le meilleur outil gratuit pour l'activité programmée sur les réseaux sociaux et nous l'utilisons aux côtés des publications en direct et des publications Facebook programmées.
• Google Calendar peut sembler être une recommandation ennuyeuse ou surprenante. Cependant, avec des ressources travaillant dans des bureaux séparés, il permet le partage et la mise à jour instantanée des horaires sur le bureau et mobile. Nous planifions également ; en bloquant des heures dans le calendrier pour une pièce de travail particulière afin que les réunions ne perturbent pas et cela agit comme une liste de tâches.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Voici les meilleurs outils de productivité que nous trouvons utiles dans notre entreprise et que nous utilisons régulièrement :

• Google Apps for Business
• Box.net — Sauvegarde des fichiers et est facile d'accès surtout quand nous sommes sur mobile
• Podio.com Pour la gestion de projet ainsi que pour la gestion des opérations globales
• GotoMeeting.com — Pour organiser des conférences
• InfusionSoft — Pour nos campagnes de mailing
• Leadpages.net — Pour créer des formulaires et des pages d'atterrissage

Ces outils sont responsables de nos opérations quotidiennes et se sont révélés très fiables avec le type d'opérations que nous avons afin de fournir un meilleur service à nos clients.

Andy Vale — Audiense

Au cours des six derniers mois, nous avons utilisé Asana pour organiser nos tâches de toutes tailles. Notre équipe marketing effectue régulièrement des activités comme des communications produits, des blogs, des médias sociaux, et des relations publiques combinées avec un nombre croissant de projets plus importants tels que les lancements de produits, des campagnes de génération de leads, et même un renommage. Il y a donc beaucoup de choses en cours ! Avoir quelque chose pour surveiller et attribuer le travail en cours de l'équipe — ainsi que des détails importants sur chaque tâche individuelle — nous a permis de gérer une charge de travail croissante avec clarté et efficacité. Il y a aussi l'incitation supplémentaire d'un unicorn occasionnel volant à l'écran lorsque vous complétez une tâche.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

Les trois outils de productivité que j'apprécie le plus en ce moment sont :

• WorkFlowy — Une application de création de listes rapide et propre. Elle se synchronise sur tous les appareils et accomplit le travail. Je l'utilise même pour regrouper mon produit numérique.
• Calendars 5 — L'application calendrier avec laquelle je suis restée le plus longtemps. J'aime la façon dont elle s'intègre à Google Calendar.
• 30/30 — Une application de minuterie avec une excellente interface. Utilisez-la comme minuterie Pomodoro et enregistrez d'autres cycles de minuterie également.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Mon outil de productivité préféré est Rescue Time. Vous pouvez l'installer sur votre ordinateur et il suit quels programmes et sites web vous passez le plus de temps. C'est un bon outil pour vous tenir responsable des distractions. Donc, par exemple, si vous faites un véritable travail et que vous passez ensuite à Youtube, cela sera enregistré et vous serez tenu responsable. Il peut aussi vous indiquer quels jours vous êtes le plus productif, afin que vous puissiez comprendre pourquoi cela est et rendre vos autres jours aussi productifs.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

Le meilleur outil de productivité que je suggère est l'application Pomodoro. Elle divise le temps de travail en un ratio de 25/5, avec 25 minutes de travail et 5 minutes de repos. Nous constatons que nos employés sont les plus productifs lorsqu'ils ont de micro-pause pour s'étirer, se resservir de l'eau ou vérifier Facebook. Cela informe nos employés que nous encourageons de petites pauses.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — J'utilise Trello pour gérer tous mes projets. Cela me donne une excellente vue d'ensemble et il est facile de déplacer les tâches. Et je peux facilement ajouter des membres de l'équipe afin qu'ils sachent exactement où nous en sommes avec chaque point d'un projet.
• Minuteur de cuisine — Il est facile de se laisser emporter par ce sur quoi nous travaillons. Mais nous ne pouvons nous concentrer que si longtemps avant que la productivité ne plonge. Donc j'utilise un minuteur de cuisine ordinaire pour m'assurer d'avoir des pauses régulières loin de mon ordinateur. Cela m'aide à rester concentré.
• Brain.Fm — La musique peut entraver notre concentration ou elle peut nous aider à nous concentrer. La vérité est que la plupart de la musique est une distraction, par exemple, si vous vous trouvez à chanter les paroles, vous n'êtes pas concentré sur ce que vous faites. Brain.fm est un outil qui joue de la musique spécialement conçue pour améliorer la concentration. Il peut également nous aider à nous détendre ou à nous endormir & leur musique a été testée par des neuroscientifiques — très cool.

Karen Mesoznik — SaferVPN

En tant que petite start-up agile, nous utilisons la méthode SCRUM via JIRA Software pour définir des objectifs, améliorer notre productivité et nous tenir informés des progrès de chacun. L'interface est bien adaptée à la méthodologie SCRUM, ce qui nous aide à attribuer facilement des tâches, à mettre en place des sprints bihebdomadaires et à voir visuellement notre niveau de productivité. Bien sûr, nous faisons également des bilans de manière classique avec des réunions debout quotidiennes où nous discutons des tâches que nous avons complétées hier et de ce que nous avons l'intention d'achever aujourd'hui. Combinés, ces efforts maintiennent un niveau de transparence, décomposent la hiérarchie et motivent les employés à travailler ensemble vers le même objectif.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Certains de mes outils de productivité préférés sont également bons pour le portefeuille. Trois outils que j'utilise quotidiennement incluent :

• Doodle- Vous permet de trouver un moment commun pour un groupe de personnes pour les réunions. Fini le va-et-vient avec les e-mails pour trouver une date et une heure.
• Dropbox — Comme avoir une clé USB avec vous partout où vous allez. Vous pouvez sauvegarder depuis n'importe où, n'importe quel appareil et vos fichiers sont toujours disponibles. Toujours avoir la version la plus à jour à portée de main.
• Trello — Application de gestion de projet qui permet à plusieurs personnes de travailler sur des projets et vous pouvez voir les progrès d'un seul coup d'œil.

Tous ont une version gratuite assez robuste pour de nombreuses entreprises et la version payante ne vous ruinera pas. Ces trois applications me font gagner des heures et des heures chaque semaine.

Tina Lo — Klarety

Stratégisez et planifiez vos objectifs annuels, trimestriels, mensuels, puis hebdomadaires/quotidiens avec n'importe quel programme de calendrier. Réévaluez le calendrier chaque mois ou trimestre pour vous assurer que les objectifs sont atteints. Sur une base hebdomadaire/quotidienne, listez toutes les tâches à exécuter pour atteindre l'objectif.

J'aime particulièrement utiliser le Calendrier sur Mac pour synchroniser facilement tous mes appareils (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Pour rester concentrés et collaborer les uns avec les autres au bureau, nous utilisons un outil appelé Asana. Avec Asana, nous pouvons organiser des personnes en équipes et attribuer des tâches à chacun à terminer d'ici une date spécifique. Tout le monde dans l'organisation peut communiquer, partager des fichiers, suivre l'état des projets, et bien plus encore avec l'outil. Mon élément préféré d'Asana est le contrôle qu'il donne aux leaders d'équipe pour organiser et faire avancer les projets sans avoir besoin d'être sur place. Bien qu'il ait une courbe d'apprentissage plus élevée que des outils similaires, il compense par ses fonctionnalités.

Mathew Woodward

Le problème avec les outils de productivité, c'est qu'en en utilisant beaucoup — cela peut être contre-productif. Au lieu de cela, il vaut mieux trouver un seul outil de productivité qui vous convient.

Pour moi, j'utilise Evernote combiné avec le processus expliqué sur TheSecretWeapon. Tout, des tâches/projets que je dois accomplir dans ma vie professionnelle à la mémoire pour payer les factures à temps.

Non seulement Evernote est 100 % gratuit, mais il dispose également de fonctionnalités incroyables. Par exemple, vous pouvez prendre une photo d'un reçu avec votre téléphone, puis vous pouvez rechercher n'importe quel texte qui se trouve dans cette image. Evernote dispose également d'applications mobiles entièrement fonctionnelles, ce qui signifie que vous pouvez rester organisé et productif où que vous alliez !

Michael King

Nous utilisons Teamwork Projects pour gérer nos projets, nous utilisons Insightly comme notre CRM, et Slack. Nous intégrons les choses autant que possible et nous donnons de la visibilité à tout en utilisant Klipfolio comme notre système de tableau de bord. Nous indiquons spécifiquement le nombre de tâches que chaque membre de l'équipe a pour la semaine, combien ils ont accomplies et combien il en reste au total pour aider à motiver tout le monde à atteindre nos objectifs.