Ce que j'ai appris en travaillant dans une équipe à distance

Avez-vous pensé à passer d'un espace de bureau traditionnel à un modèle de travail distribué ? Peut-être que vous l'avez déjà fait et que vous essayez de comprendre comment cela peut fonctionner ?

Nous y avons été. Ici chez Shoprocket, nous sommes récemment passés d'un bureau centralisé à un travail en tant qu'équipe distante. Le modèle de travail distribué offre beaucoup de liberté mais peut être difficile à gérer. Il y a beaucoup d'opinions sur le fait qu'il est bénéfique de se débarrasser d'un bureau centralisé et de laisser vos employés travailler où bon leur semble.

Le but de cet article est de partager mon expérience de travail avec l'équipe distribuée de Shoprocket. Pourquoi devriez-vous vous soucier de l'expérience d'un stagiaire ? Parce que, que vous pensiez à faire le changement ou que vous l'ayez déjà fait, pourquoi ne pas apprendre ce qu'une autre équipe fait pour faire fonctionner une équipe à distance ?

Alors, pourquoi Shoprocket a-t-il opté pour le modèle distribué ?

Tout d'abord, un espace de bureau était l'actif le plus coûteux. Avec tant d'options de lieux de travail et certains employés travaillant déjà depuis d'autres pays, le bureau n'était pas une nécessité. Pourquoi ne pas réaffecter les fonds utilisés pour un espace possédé aux nombreux autres besoins d'une startup ? C'est juste une bonne gestion budgétaire. Surtout qu'un bureau n'est pas toujours entièrement utilisé par certains employés. Pourquoi payer pour un espace quand certains membres de l'équipe préféreraient travailler de chez eux ?

Ce modèle ouvre également des opportunités de voyage. Pour le stagiaire américain avec un désir de voyage sur le chemin de l'Europe, je suis tout à fait pour cela. Puisque vous n'êtes pas attaché à un bureau, pourquoi être attaché à une ville ou même à un pays ? Tout ce dont vous avez besoin est un bon wifi et une attitude déterminée et vous pouvez travailler de n'importe où.

Ma plus grande leçon de cette expérience : la partie la plus importante d'une équipe distribuée est la bonne communication. Une communication efficace et fluide est cruciale pour avoir une équipe à distance réussie. Comme vous communiquerez principalement en ligne ou par téléphone, être capable d'expliquer des idées, d'atténuer des problèmes, de déléguer des tâches et de contrôler les progrès de manière claire et concise est absolument vital.

Pour encourager une bonne communication, nous utilisons quelques outils très importants et suivons quelques exercices. Tout d'abord, je vais vous présenter nos outils qui incluent :

Slack

Slack est essentiellement votre bureau virtuel. Avec une startup de 12 personnes, Slack est une excellente plateforme pour soumettre des idées à vos collègues, obtenir des retours, discuter de nouvelles évolutions, créer de la camaraderie ou littéralement tout ce que vous pouvez faire avec la messagerie en ligne. Dans notre Slack, nous avons un message général pour tous les employés, et nous avons créé des canaux spécifiques pour des sujets, projets et départements. Cela est utile pour que des questions ou idées importantes ne soient pas perdues dans le flot. Par exemple, nous avons un canal #marketing, un canal #lunch, un canal #news et un canal #general, parmi 42 autres. Vous n'êtes pas obligé d'être dérangé par des canaux qui ne vous concernent pas directement, mais vous pouvez également rester informé de toutes les parties de l'entreprise en consultant ce qui est discuté dans d'autres canaux. Vous pouvez également envoyer des messages directs à des individus si nécessaire. Pour un stagiaire, c'est une option merveilleuse pour que tout le monde ne voie pas mes questions stupides.

Trello

Trello est notre tableau de tâches en ligne. Il contient des tâches sous forme de cartes que vous pouvez organiser de la manière qui a du sens pour vous. Par exemple, le marketing organise les tâches par qui est responsable de quelles tâches. Ces tâches sont codées par couleur selon leur priorité. Nous avons également des tâches sous les colonnes "Bloqué", "Un jour" ou "Terminé", ce qui signifie que ces tâches attendent des progrès d'un autre employé, des idées pour le futur, ou sont complétées, respectivement. C'est génial pour noter des idées que vous pourriez vouloir réaliser à l'avenir mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment. En plus, lorsque vous avez terminé une tâche, n'importe quel employé peut consulter le tableau Trello et voir quelle tâche il doit poursuivre. Y a-t-il vraiment quelque chose de plus satisfaisant que de déplacer une carte de tâche terminée dans la colonne "Terminé" ?

Google Docs

Enfin, un outil que j'ai reconnu en arrivant dans ce travail. Je suis fan de Google Docs depuis que je l'ai utilisé pour mes devoirs. Google Docs est excellent pour la collaboration sur divers projets. Vous pouvez créer des feuilles de calcul, des présentations et des documents qui sont tous liés à votre compte Gmail en ligne. Plusieurs personnes peuvent travailler et modifier un document en même temps. Vous pouvez créer des dossiers dans des dossiers pour une organisation maximale.

Passopolis

Au lieu de harceler constamment l'équipe pour des informations de connexion, nous utilisons le plugin Passopolis. Cela permet à n'importe quel employé d'accéder aux identifiants de connexion aux sites/services pour lesquels l'entreprise est inscrite.

Ensuite, parlons de nos processus. Travaillant en tandem avec nos outils, nous suivons également quelques exercices pour garantir une culture dynamique, confortable et efficace. Nos processus incluent :

Réunions champignons

Les réunions champignons sont des réunions où les membres de l'équipe parlent de n'importe quoi en dehors du travail. Celles-ci se tiennent soit en personne, soit par visioconférence, selon où les membres travaillent. Le but est de mieux connaître l'autre personne sur un niveau plus personnel. Vous pouvez apprendre beaucoup sur l'histoire de quelqu'un en parlant avec lui pendant 30 minutes. Shoprocket fait un effort actif pour ne jamais annuler une réunion champignon ou la repousser continuellement. Pour nous, établir des relations significatives avec vos collègues est tout aussi important que de terminer votre travail.

Rencontres/événements en personne

Bien que notre équipe travaille d'où elle le souhaite, nous avons un groupe solide qui est basé à Londres. Cela permet à l'équipe de se rencontrer en dehors du travail. Les discussions en ligne ne peuvent aller que si loin. Maintenant, je peux lire les messages des membres de l'équipe avec leurs voix et associer un nom à un visage. Par exemple, nous sommes récemment allés au bowling et c'était vraiment amusant.

Réunions stand-up quotidiennes

Un de nos canaux Slack est exclusivement dédié aux réunions stand-up quotidiennes. Ces brefs résumés montrent quelles tâches chaque employé a complétées, sur lesquelles il travaille, et quels obstacles entravent les progrès. Non seulement cela constitue un excellent outil pour tenir tout le monde responsable, mais c'est utile pour planifier et coordonner les tâches. Les gens savent à quoi s'attendre et quand s'y attendre.

Tout le monde partage également où il travaille pour la journée et où il prévoit de travailler ensuite. Cela est particulièrement utile pour les employés qui aiment travailler avec d'autres car ils peuvent planifier de rencontrer un autre employé s'ils sont dans la même ville. De plus, cela donne aux gens des idées de bons endroits où travailler ensuite.

Réunions stand-up hebdomadaires de l'ensemble de l'entreprise

Chaque vendredi, toute l'équipe se réunit sur Google Hangouts pour discuter des dernières et meilleures nouvelles de leurs départements. C'est là que nous clarifions les responsabilités, ce qui va bien et ce qui doit changer. Shoprocket adopte une culture très ouverte et honnête. La dynamique de l'équipe n'est pas hiérarchique.

Jusqu'à présent, travailler dans une équipe distribuée a été une expérience intéressante. Il m'a fallu un certain temps pour être à l'aise sans avoir un horaire fixe dans un espace de bureau constant. Mais c'est aussi formidable de voir différentes parties de Londres au jour le jour.

Discutez avec votre équipe du modèle de travail qui leur convient le mieux. Rien n'est permanent. Si votre équipe souhaite revenir ou essayer un espace de bureau traditionnel, c'est d'accord ! Même ici chez Shoprocket, nous avons discuté des départements (c'est-à-dire vente et marketing) qui pourraient mieux fonctionner dans un bureau centralisé. Nous réévaluons toujours notre situation et cherchons des moyens de l'améliorer.