מה שלמדתי מעבודה בצוות מרוחק

האם חשבתם על מעבר ממשרד מסורתי למודל עבודה מפוזר? אולי כבר עשיתם את זה ואתם מנסים להבין איך לגרום לזה לעבוד?

עברנו שם. כאן ב-Shoprocket לאחרונה עברנו ממשרד מרכזי לעבודה כצוות מרחוק. מודל העבודה המפוזרת מציע חופש רב אך יכול להיות קשה לניהול. יש הרבה דעות האם זה מועיל להיפרד ממשרד מרכזי ולהשאיר את העובדים לעבוד איפה שהכי נעים להם.

המיקוד של מאמר זה הוא לשתף את הניסיון שלי בעבודה עם צוות המפוזר של Shoprocket. למה כדאי לך להתייחס לניסיון של מתמחה? כי אם אתה חושב על המעבר או שכבר עשית זאת, למה לא ללמוד מה עושה צוות אחר כדי להצליח בעבודה מרחוק?

אז, למה Shoprocket בחרה במודל המפוזר?

ובכן, קודם כל, שטח המשרד היה הנכס היקר ביותר. עם כל כך הרבה אפשרויות למקומות עבודה וכמה עובדים שכבר עבדו ממדינות אחרות, המשרד לא היה הכרחי. למה לא לייעד מחדש את הכספים שמשתמשים בהם למשרד קנוי לצרכים הרבים האחרים של סטרטאפ? זו פשוט תכנון תקציבי טוב. במיוחד מכיוון שמשרד לא תמיד מנוצל במלואו על ידי חלק מהעובדים. למה לשלם עבור חלל כשחלק מחברי הצוות מעדיפים לעבוד מהבית?

מודל זה גם פותח אפשרויות לנסיעות. עבור המתמחה האמריקני עם הגעגועים לטיולים בדרך לאירופה, אני בעד זה. מכיוון שאינך כבול לשולחן, למה להיות כבול לעיר או אפילו למדינה? כל מה שאתה צריך זה אינטרנט טוב וגישת "לעשות את זה" ואתה יכול לעבוד מכל מקום שתרצה.

הלקח החשוב ביותר שלי מניסיון זה: הדבר החשוב ביותר בצוות מפוזר הוא תקשורת טובה. תקשורת יעילה וחלקה היא קריטית להצלחת צוות מרחוק. מכיוון שבשכיחות גבוהה תתקשרו באינטרנט או בטלפון, היכולת להסביר רעיונות, להקל על בעיות, להאציל משימות ולבדוק התקדמות בצורה ברורה ובקצרה היא חיונית בהחלט.

על מנת לעודד תקשורת טובה, אנו משתמשים בכמה כלים חשובים ועוקבים אחרי כמה תרגילים. ראשית, אני אעביר אותך דרך ה כלים שלנו שכוללים:

Slack

Slack הוא בעצם המשרד הווירטואלי שלך. עם סטרטאפ של 12 אנשים, Slack הוא פלטפורמה מעולה להעביר רעיונות לעמיתים, לקבל משוב, לדון בהתפתחויות חדשות, לבנות ידידותיות או למעשה כל דבר אחר שאתה יכול לעשות עם הודעות אונליין. ב-Slack שלנו יש לנו הודעת כל העובדים כללית, ויצרנו ערוצים לנושאים, פרויקטים ומחלקות ספציפיות. זה מועיל כדי ששאלות או רעיונות חשובים לא יילכו לאיבוד באמצע. לדוגמה, יש לנו ערוץ #שיווק, ערוץ #ארוחת_צהריים, ערוץ #חדשות וערוץ #כללי, בין 42 אחרים. אינך מוכרח להפריע לערוצים שאינם כוללים אותך ישירות, אך אתה יכול גם להישאר מעודכן עם כל חלקי החברה על ידי סקירת מה שנדון בערוצים אחרים. אתה יכול גם לשלוח הודעות ישירות לאנשים לפי הצורך. עבור מתמחה, זו אפשרות נהדרת כך שכולם לא יראו את השאלות המטופשות שלי.

Trello

Trello הוא לוח הפתקיות המקוון שלנו. הוא מחזיק רשימות לעשות בכרטיסים שאתה יכול לארגן בכל דרך שמרגישה לך נכונה. לדוגמה, השיווק מארגן משימות לפי מי אחראי על אילו משימות. המשימות מקודדות לפי צבעים לפי עדיפות. יש לנו גם משימות תחת העמודות "חסום", "מתישהו" או "בוצע", מה שאומר שהמשימות הללו ממתינות להתקדמות מעובד אחר, רעיונות לעתיד, או שהושלמו בהתאמה. זה מצוין לרשום רעיונות שאתה עשוי לרצות להשלים בעתיד אבל הם לא בעדיפות הנוכחית. בנוסף, כשמסיימים עם משימה, כל עובד יכול להסתכל בלוח Trello ולראות איזו משימה עליו לעבור אליה. האם יש באמת משהו יותר מספק מלעבור כרטיס משימה שהושלמה לעמודת "בוצע"?

Google Docs

לבסוף, כלי שאני מכיר מהעבודה כאן. אני מעריץ את Google Docs מאז שהשתמשתי בו לראשונה לעבודה בית ספרית. Google Docs נהדר לשיתוף פעולה בפרויקטים שונים. אתה יכול ליצור גיליונות אלקטרוניים, מצגות ומסמכים שכוללים את חשבון ה-Gmail שלך אונליין. כמה אנשים יכולים לעבוד ולערוך מסמך בו זמנית. אתה יכול ליצור תיקיות בתוך תיקיות למקסימום ארגון.

Passopolis

במקום לא להציק לצוות על מידע התחברות, אנו משתמשים בתוסף Passopolis. זה מאפשר לכל עובד לגשת לפרטי התחברות לאתרים/שירותים שהחברה רשומה אליהם.

עכשיו, בואו נדבר על התהליכים שלנו. בעבודה בשיתוף פעולה עם הכלים שלנו, אנו עוקבים גם אחרי כמה תרגילים כדי להבטיח תרבות דינמית, נוחה ויעילה. התהליכים שלנו כוללים:

פגישות פטריה

פגישות פטריה הן פגישות שבהן חברי הצוות מדברים על כל דבר מחוץ לעבודה. הן מתקיימות או פנים אל פנים או בשיחת וידאו, בהתאם מאיפה חברי הצוות עובדים. המטרה היא להכיר את האדם השני ברמה אישית יותר. אפשר ללמוד הרבה על הסיפור של מישהו כשמדברים איתו במשך 30 דקות. Shoprocket עושה מאמץ פעיל לא לבטל או לדחות פגישת פטריה. עבורנו, בניית קשרים משמעותיים עם העמיתים שלך חשובה כמו לסיים את העבודה שלך.

מפגשים/אירועים פנים אל פנים

אם כי הצוות שלנו עובד ממקומו ברצונו, יש לנו קבוצה מוצקה שבוססת בלונדון. זה מאפשר לצוות להיפגש מחוץ לעבודה. שיחות אונליין יכולות להוביל אתכם רק עד כה. עכשיו אני יכול לקרוא את הודעות חברי הצוות בקולות שלהם ולהתאים שם לפנים. לדוגמה, לאחרונה הלכנו לגלוש וזה היה כיף גדול.

עומדים יומיים

אחד הערוצים שלנו ב-Slack מוקדש רק לעומדים יומיים. העדכונים הקצרצרים הללו מציגים אילו משימות כל עובד השלים, עובד עליהם, ומה המכשולים שמונעים את ההתקדמות. לא רק שזה כלי נהדר לשמור על כל אחד אחראי, אלא שזה גם שימושי לתכנון ולתיאום משימות. אנשים יודעים מה לצפות מתי לצפות.

כולם גם משתפים מאיפה הם עובדים באותו יום ואיפה הם מתכננים לעבוד ביום הבא. זה במיוחד מועיל לעובדים שאוהבים לעבוד עם אחרים כי הם יכולים לתכנן להיפגש עם עובד נוסף אם הם באותה עיר. בנוסף, זה נותן אנשים רעיונות על מקומות נהדרים לעבוד בהם בהמשך.

עומדים שבועיים לכל החברה

כל יום שישי כל הצוות מתכנס על Google Hangouts כדי לדון בחדשות האחרונות והטובות ביותר של המחלקות שלהם. כאן אנחנו מסיימים את האחריות, מה הולך טוב ומה צריך להשתנות. Shoprocket מחבקת תרבות מאוד פתוחה וכנה. הדינמיקה של הצוות איננה היררכית.

עד כה, העבודה בצוות מפוזר הייתה חוויה מעניינת. לקח לי קצת זמן להרגיש בנוח לא להיות עם לוח זמנים קבוע במשרד קבוע. אך גם היה נהדר לראות חלקים שונים בלונדון יום אחרי יום.

דונו עם הצוות שלכם באיזה מודל עבודה עובד הכי טוב בשבילם. שום דבר אינו קבוע. אם הצוות שלך רוצה לחזור או לנסות משרד מסורתי, זה בסדר! אפילו כאן ב-Shoprocket, שוחחנו על אילו מחלקות (כלומר: מכירות ושיווק) עשויות לעבוד טוב יותר במשרד מרכזי. אנחנו תמיד מעריכים מחדש את המצב שלנו ומחפשים דרכים לשפר אותו.