ברוכים הבאים לראיון מומחים שלנו עם קבוצת מומחים. דיברנו עם 21 מומחים כדי לענות על השאלה:

מה הן הכלים הטכנולוגיים המובילים להפקת תוכן שבהם הייתם ממליצים לעסקים קטנים שמעוניינים לגדול?

לנהל עסק קטן זו לא משימה קלה, במיוחד כאשר אתה רק מתחיל. אנחנו מקווים שהמאמר הזה יכול לעזור לשפר את הפרודוקטיביות שלך ולצמוח את העסק שלך!

המומחים

ניל פטל

העסק שלנו משתמש בכמה כלים כדי להגדיל את הפרודוקטיביות. הראשון הוא סלאק, הוא עוזר לייעל את מאמצי התקשורת שלנו, מה שמאפשר לנו לעשות יותר בסניפים שונים ולבצע פחות טעויות. הכלי השני שאנחנו משתמשים בו הוא רסקיו טיים שמסייע לשפר את היעילות שלנו. הוא מראה לך היכן אתה מבזבז זמן. הכלי השלישי שבו אנחנו משתמשים הוא סקייפ… יש לנו הרבה עובדים מרוחקים וזה מאפשר לנו להישאר מחוברים כך שנוכל להתקדם ללא הפסקה.

אליסטר ריד — HireHub

שלושה כלים להפקת תוכן שעובדים היטב עבור העסק שלנו הם:

• קנבה יוצרת חזות שיווקית בקלות, המהירה והקלה לשימוש ברשתות החברתיות. זה יותר קל להבנה מאדוובי ונהדר כשיש לך מועדים צפופים.
• גוגל דרייב הוא כלי מצוין לשיתוף מסמך או גיליון אלקטרוני בתוך הארגון שלך. כלים פשוטים מאפשרים לך לעבוד עם מישהו בזמן עריכה או הגהה.
• סלאק מציע ערוצי תקשורת ממוקדים, שהם גם נוחים וגם שימושיים. ארגון התקשורת באינטרנט הוא חיוני לצמיחה ולהיות פרודוקטיבי.

פיל ברן — Positive Sparks

• Todoist הוא מערכת ניהול משימות אישית יפה, נקיה ופשוטה. היא מתממשקת עם Gmail, גוגל קלנדר, והיא פלטפורמה נהדרת. אני משתמש בטודואיסט כדי לנהל את המשימות האישיות שלי בעבודה, בבית ובחיים.
• Evernote הוא האפליקציה המועדפת עלי לרעיונות בכל הזמנים. אני משתמש בו כבר הרבה זמן ויש לי שם מעל 5K הערות, כנראה מדריך מעשיר לחיותינו המוזרות במאה ה-21 עבור היסטוריונים של העתיד לגלות!
• Asana היא האפליקציה שבה אנחנו משתמשים לניהול פרויקטים יומיים. זהו אמצעי נהדר לצוותים מרוחקים, כמו שלנו, לשתף פעולה. באמצעות שלוש האפליקציות הללו, אני מצליח לנהל את חיי, את מוחי ואת עבודתי.

הקטור קואטאס — Hectorpreneur

• Wunderlist — אפליקציה לאייפון הזו מדהימה. אני מוסיף מטרות ומשימות לרשימת משימות ש-synced לכל מכשיר אחר שלי; אייפד, ומחשב נייד. אני משתמש בה כדי להישאר מאורגן ולהתמקד במטרות הגדולות.
• לוח השנה של WordPress — הכלי השני הוא תוסף של וורדפרס שאני משתמש בו כדי לארגן את רעיונות התוכן שלי. כמפיק תוכן, זה אחד שאני לא יכול לחיות בלעדיו.
• הכלי השלישי רחוק מלהיות טכנולוגי. זהו לוח הלבן שלי. אני רושם שם רעיונות למוצרים, מתכנן את מסלולי המכירה שלי ומסמן תזכורות מהירות לתיקונים באתר האינטרנט.

ג'רמי שטרן — PromoVeritas

אנחנו סוכנות שיווק נישה שמתמחה בניהול פרויקטים פרסומיים עבור מותגים בכל רחבי העולם. היינו צריכים כלי שיטפל בכמות העבודה (אולי 300 פרויקטים חיים בכל זמן), הגיוון (הפרויקטים נעים בין £200 ליותר מ-£100,000) והגיאוגרפיה (למעלה מ-65 מדינות ו-42 מטבעות ב-2015!). מצאנו את זה ב Paprika — פתרון שנועד במיוחד עבור סוכנויות. בנוסף לפונקציות CRM הרגילות, יש לה פונקציות מצוינות לשעוני עבודה ולח Rechnungsstellung ומספקת חבילת חשבונאות מלאה. זה פתוח כל דקה בכל יום עבודה ואפילו יש לה גרסה מצומצמת כאפליקציית מובייל.

סנג'יי אגרוואל — Spice Kitchen

• One Calender היא אפליקציה מדהימה עבור חלון 10 שמתפקדת עם יומנים של גוגל, מה שאומר שאני יכול לגשת ליומן שלי מהמחשב והטלפון שלי בעת הזוזה.
• Wave Apps — הצוות כאן מספק תוכנה חשבונאית חינמית שמאפשרת לנו לעקוב במהירות אחר הכספים של החברה שלנו. האפליקציה המקוונת מאפשרת לנו לסנכרן את חשבון הבנק שלנו, לעקוב אחר ההוצאות ואפשר גם לסרוק קבלות שייבאו לאחר מכן לגיליון נתונים.
• לבסוף, אני משתמש בלוחות לבנים פיזיים! יש לנו הרבה במשרד שלנו והם שימושיים לניהול פרויקטים והשארת הערות לאנשים אחרים בצוות ומספקים תמונה מהירה של היכן אנחנו עם העסק.

סקוט וודלי — Tutora

אנחנו מנהלים שוק מקוון, שמנהלים אלפי מורים, כך שמהירות התקשורת שלנו היא קריטית. יש כמה כלים נהדרים שם בחוץ, אבל לפני שכולם מתחילים לחפש אפליקציות חדשות… למדו את קיצורי הדרך במקלדת! ללמוד את זה יכול לחסוך לכם שעות בכל שבוע והם כבר מותקנים עבורכם.

הכלים האהובים עלי חייבים להיות Gorgias ו TextExpander. שני אלה מאפשרים לכם לשלוח הודעות מוקלטות מראש על ידי כניסה לקוד מקוצר. המלצתי על שניים כי יש להם תאימות משתנה עם ספקי דואר אלקטרוני שונים, כך ששווה להשתמש בשניהם יחד. באופן נפלא, הם גם אומרים לכם כמה זמן חסכתם — עד כה יש לי יומיים בחשבון. לצד אלה, אנחנו גם משתמשים בהודעות המוכנות של גוגל מייל.

טים קמרון-קיצ'ן — Exposure Ninja

להפיק עבודת נינג'ות משמעותה שאנחנו צריכים כלים נינג'ות. סוכנות השיווק הדיגיטלי שלנו משתמשת בשלושת הכלים המצוינים הללו להפקת תוכן:

• לטובת התקשורת, אנחנו משתמשים ב סלאק. זה נהדר כי זה מהיר ומאפשר לנו להיכנס ולצאת משיחות על לקוחותינו השונים כמו שנדרש, להתחיל שיחות חדשות ולנהל גישה פתוחה ושיתופית לדיונים. אנחנו מקיימים שיחות ופגישות דרך סקייפ דרך סלאק.
• לניהול פרויקטים, אנחנו משתמשים ב Teamwork. זה מאוד חשוב שיהיה תוכנת הגדרת משימות כדי לעקוב אחר ההתקדמות במשימות.
• לעקיבת זמן, אנחנו משתמשים ב Hubstaff. זה שומר עלינו ערניים ומוודא שאנחנו עובדים בצורה פרודוקטיבית על ידי מעקב אחר זמן העבודה שלנו וקצב העבודה.

רייצ'ל דיינס — Shake It Up Creative Ltd

שלושה הכלים המובילים שאנחנו כיום משתמשים וממליצים עליהם להפקת תוכן הם טוגל, Hootsuite וגוגל קלנדר.

• Toggl היא תוכנת מעקב זמן עם אפשרות חשבון חינם. עם פרויקטים חיים מרובים של לקוחות, זה עוזר לתעד את הזמן המושקע למטרות חיוביות בשילוב עם צמצום הסחות דעת ממשימה. ניתן להקפיא את זה עבור שיחות טלפון והפרעות פגישות אם יש צורך.
• Hootsuite ידועה כיום אבל היא הכלי החינמי הטוב ביותר לפעילות מדיה חברתית מתוזמנת ואנחנו משתמשים בזה יחד עם פרסומים חיים והודעות פייסבוק מתוזמנות.
• Google Calendar עשוי לבוא כהמלצה משעממת או מפתיעה. אולם, עם המשאבים העובדים במשרדים נפרדים, זה מספק שיתוף ועדכון מיידי של לוחות הזמנים הן במחשב השולחני והן במובייל. אנחנו 또한 מתכננים; חוסמים שעות בלוח השנה עבור חלק מסוים זה כדי שהפגישות לא יפריעו ומספקים רשימת משימות.

ברנדה אנטוג — Black Card Books

הנה הכלים הטובים ביותר להפקת תוכן שאנחנו מוצאים מועילים בעסק שלנו ומשתמשים באופן קבוע:

• Google Apps לעסקים
• Box.net — שומר קבצים ונגיש בקלות במיוחד כשאנחנו במובייל
• Podio.com לניהול פרויקטים כמו גם לניהול הפעולות הכלליות
• GotoMeeting.com — להקמת כנסים
• InfusionSoft — למערכות השיווק שלנו
• Leadpages.net — ליצירת טפסים ועמודי נחיתה

כלים אלו אחראים על הפעולות היומיות שלנו והוכיחו את עצמם כאמינים מאוד עם סוג הפעולות שצריכים לספק שירות טוב יותר ללקוחותינו.

אנדי וייל — Audiense

במשך ששת החודשים האחרונים, אנחנו משתמשים ב Asana כדי לארגן את התפקידים שלנו בכל הגדלים. הצוות השיווקי שלנו מבצע פעילויות רגילות כמו תקשורת עם מוצרים, בלוגים, מדיה חברתית ו-PR משולבים עם כמות הולכת וגדלה של פרויקטים גדולים כגון השקות מוצרים, קמפיינים לגיוס לידים ואפילו שינוי שם. אז יש הרבה דברים שעושים! having something to monitor and assign the team’s ongoing work — as well as important details on every individual task — has allowed us to manage a growing workload with clarity and efficiency. There’s also the added incentive of an occasional unicorn flying across the screen when you complete a task.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

שלושת הכלים להפקת תוכן שאני הכי אוהב כרגע הם:

• WorkFlowy — אפליקציה מהירה, נקיה, ליצירת רשימות. היא מתממשקת בין המכשירים ומביאה את העבודה. אני אפילו משתמש בזה כדי לאחסן את המוצר הדיגיטלי שלי.
• Calendars 5 — אפליקציית לוח השנה שהשתמשתי בה הכי הרבה זמן. אני אוהב איך שהיא משתלבת עם לוח השנה של גוגל.
• 30/30 — אפליקציה של טיימר אינטרווולים עם ממשק נהדר. השתמש בה כטיימר פומודורו וחסוך מחזורים אחרים של טיימרים.

ג'סי האריסון — Zeus Pre-settlement Funding

הכלי להפקת תוכן האהוב עלי ביותר הוא Rescue Time. אתה יכול להתקין אותו במחשב שלך והוא עוקב אחרי אילו תוכניות ואילו אתרי אינטרנט אתה מבלה בהם את רוב הזמן. זהו כלי טוב להחזיק אותך אחראי להסחות דעת. אז לדוגמה, אם אתה עושה עבודה אמיתית ואז אתה מעביר ל-Youtube, זה יירשם ואתה תוכן להיות אחראי. זה יכול גם להגיד לך מהם הימים שבהם אתה יותר פרודוקטיבי כך שתוכל לגלות למה זה ושהימים האחרים שלך יהיו גם פרודוקטיביים.

ליה פרסון — staySky Suites I-Drive Orlando

הכלי להפקת תוכן הטוב ביותר שאני מציע הוא אפליקציית פומודורו. היא מפצלת את זמן העבודה ליחס של 25/5, עם 25 דקות עבודה ו-5 דקות מנוחה. אנחנו מוצאים שעובדינו הם הכי פרודוקטיביים כאשר יש להם הפסקות מיקרו כדי למתוח את הרגליים, למלא מים או לבדוק פייסבוק. זה מסביר לעובדינו שאנחנו מעודדים הפסקות קטנות.

אדם קונל — bloggingwizard.com

• Trello — אני משתמש בטrello כדי לנהל את כל הפרויקטים שלי. זה נותן לי סקירה ויזואלית נהדרת וזה קל להזיז משימות סביב. ואני יכול בקלות להוסיף חברי צוות לזה כך שהם יודעים בדיוק היכן אנחנו בכל דבר בפרויקט.
• טיימר ביצים — קל להיסחף במה שאנחנו עובדים עליו. אבל אנחנו יכולים להתמקד רק כל כך הרבה זמן לפני שפרודוקטיביות שוקעת. אז אני משתמש בטיימר ביצים רגיל מהמטבח שלי כדי לוודא שיש לי הפסקות סדירות הרחק מהמחשב שלי. זה עוזר לי לשמור על ריכוז.
• Brain.Fm — מוסיקה יכולה להחניק את הריכוז שלנו או שהיא יכולה לעזור לנו להתמקד. האמת היא שמוזיקה רוב המוזיקה היא הסחת דעת, לדוגמה, אם אתה מוצא את עצמך שר יחד עם המילים, אתה לא מתמקד במה שאתה עושה. Brain.fm הוא כלי שמשמיע מוסיקה שהותאמה במיוחד כדי לשפר את הריכוז. זה יכול גם לעזור לנו להירגע או להירדם & המוזיקה שלהם נבדקה על ידי נוירולוגים — מאוד מגניב.

קרן מזוזניק — SaferVPN

כרעיון קטן וזריז, אנחנו משתמשים בשיטת SCRUM דרך JIRA Software כדי לקבוע מטרות, לקדם את הפרודוקטיביות שלנו ולשמור אחד על השני מעודכנים בהתקדמות של זה. הממשק מתאים היטב למתודולוגיית SCRUM, ומסייע לנו בקלות להטיל משימות, להקים ספרינטים דו-שבועיים ולראות מבחינה ויזואלית את רמת הפרודוקטיביות שלנו. כמובן שאנחנו גם מתחברים בדרך מסורתית עם ישיבות יומיות שבהן אנחנו обсуждаем את המשימות שהשלמנו אתמול ומה אנו מתכוונים להשלים היום. בשילוב, מאמצים אלו שומרים על שקיפות, מפרקים את ההיררכיה ושומרים על עובדים מדודים לעבוד לכיוון אותו מטרה.

רובין סמית — Be Social, Get Success

חלק מהכלים להפקת תוכן שאני אוהב גם טובים לכיס. שלושה כלים שאני משתמש בהם מדי יום כוללים:

• Doodle- מאפשר למצוא זמן משותף לקבוצה של אנשים לפגישות. אין יותר הלוך ושוב עם הדואר האלקטרוני כדי למצוא תאריך ושעה.
• Dropbox — כמו שיש לך דיסק און קי איתך בכל מקום שאתה הולך. אתה יכול לשמור מכאן, בכל מכשיר והקבצים שלך תמיד זמינים. תמיד יש לך את הגרסה המעודכנת ביותר בהישג יד.
• Trello — אפליקציית ניהול פרויקטים המאפשרת למספר אנשים לעבוד על פרויקטים ואתה יכול לראות התקדמות בקלות.

לכולם יש גרסה חינמית שהיא מספיקה לעסקים רבים והגרסה בתשלום לא שובר את הכיס. שלוש האפליקציות הללו חוסכות לי שעות רבות בכל שבוע.

טינה לו — Klarety

תכנן ותכנן את השנתיים שלך, הרבעוניות שלך, החודשיות ואז את המטרות השבועיות/יומיות שלך עם כל תוכנת לוח שנה. הערך מחדש את הלוח שנה על בסיס חודשי או רבעוני כדי להבטיח שהמטרות יושגו. על בסיס שבועי/יומי, רשם את כל המשימות להוציא כדי להגיע למטרה.

אני אוהב במיוחד להשתמש בלוח השנה של מק כדי לסנכרן בקלות עם כל המכשירים שלי (מקבוק, אייפד, אייפון).

עמיל איזקוב — Central Infusion Alliance

כדי להישאר ממוקדים ולשתף פעולה בעבודות, אנחנו משתמשים בכלי שנקרא Asana. עם Asana, אנחנו יכולים לארגן אנשים לקבוצות ולהטיל משימות לכל אחד לסיים עד תאריך מסוים. כולם בארגון יכולים לתקשר, לשתף קבצים, לעקוב אחר מצב הפרויקטים ועוד הרבה עם הכלי. האלמנט האהוב עלי ב-Asana הוא השליטה שהיא נותנת למנהיגי הצוות על ארגון ודחיפת הפרויקטים קדימה מבלי להיות נוכחים שם. אמנם יש לה עקומת למידה גבוהה יותר מאשר כלים דומים, היא פועלת בזכות תכונותיה.

מתיו וודוורד

הבעיה עם כלים להפקת תוכן היא אם אתה משתמש בהרבה מהם — זה עשוי להיות נוגד פרודוקטיביות. במקום זאת, עדיף למצוא כלי אחד להפקת תוכן שמתאים לך.

עבורי, אני משתמש ב Evernote בשילוב עם התהליך שמסביר ב TheSecretWeapon. כל מה שקשור למשימות/פרויקטים שאני צריך להשלים בחיי העבודה שלי ועד לזכור לשלם את החשבונות בזמן.

לא רק שאברנוט 100% חינם, יש לה גם תכונות מדהימות. לדוגמה, אתה יכול לצלם תמונה של קבלה עם הטלפון שלך, ואז תוכל לחפש כל טקסט שנמצא בתוך התמונה הזו. אברנוט יש לה גם אפליקציות ניידות עם תכונות מלאות, מה שאומר שאפשר להישאר מאורגן ופרודוקטיבי בכל מקום שבו אתה נמצא!

מייקל קינג

אנחנו משתמשים בניהול פרויקטים של Teamwork כדי לנהל את הפרויקטים שלנו, אנחנו משתמשים ב Insightly בתור CRM שלנו, ו סלאק. אנחנו מנסים לשלב הכול כמה שיותר ואנחנו נותנים שקיפות לגבי הכול באמצעות Klipfolio בתור מערכת לוח המחוונים שלנו. אנחנו ממקמים במיוחד את מספר המשימות שיש לכל חבר צוות במהלך השבוע, כמה הם השלימו וכמה נותרו באופן מצטבר כדי לעזור להביא מוטיבציה לכולם לעמוד ביעדים שלנו.