मैंने एक दूरस्थ टीम में काम करने से क्या सीखा

क्या आपने पारंपरिक कार्यालय स्थान से वितरित कार्य मॉडल में जाने के बारे में सोचा है? हो सकता है कि आप पहले ही जा चुके हैं और आप यह समझने की कोशिश कर रहे हैं कि इसे कैसे काम में लाना है?

हम वहाँ थे। यहां Shoprocket में हमने हाल ही में एक केंद्रीकृत कार्यालय से दूरस्थ टीम के रूप में काम करने के लिए परिवर्तन किया है। वितरित कार्य मॉडल बहुत स्वतंत्रता प्रदान करता है लेकिन इसे प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है। क्या यह फायदेमंद है कि केंद्रीकृत कार्यालय को छोड़कर अपने कर्मचारियों को जहाँ चाहें वहाँ काम करने दें, इस पर बहुत सारे मत हैं।

इस लेख का मुख्य उद्देश्य Shoprocket की वितरित टीम के साथ मेरे अनुभव को साझा करना है। आपको एक इंटर्न के अनुभव के बारे में क्यों ध्यान रखना चाहिए? क्योंकि चाहे आप परिवर्तन करने के बारे में सोच रहे हों या आप पहले ही कर चुके हों, क्यों न यह जानें कि एक और टीम इसे दूरस्थ टीम को कार्यशील बनाने के लिए क्या करती है?

तो, Shoprocket ने वितरित मॉडल क्यों अपनाया?

पहले बात यह है कि, एक कार्यालय स्थान सबसे महंगा संसाधन था। काम करने के लिए इतने सारे स्थानों के विकल्पों के साथ और कुछ कर्मचारी पहले से ही अन्य देशों से काम कर रहे थे, कार्यालय एक आवश्यकता नहीं था। क्यों न एक मालिकाना स्थान के लिए उपयोग किए गए फंड को स्टार्टअप की कई अन्य आवश्यकताओं में पुनः आवंटित करें? यह अच्छी बजटिंग है। खासकर जब कुछ कर्मचारियों द्वारा कार्यालय हमेशा पूरी तरह से उपयोग नहीं किया जाता है। क्यों एक स्थान के लिए भुगतान करें जब कुछ टीम के सदस्य घर से काम करना पसंद करते हैं?

इस मॉडल से यात्रा के लिए भी अवसर खुलते हैं। यूरोप में कदम बढ़ाने वाले अमेरिकी इंटर्न के लिए, मैं इसके लिए बहुत उत्साहित हूँ। चूंकि आप एक डेस्क से बंधे नहीं होते, तो आप शहर या यहां तक कि देश से क्यों बंधे रहें? आपके पास केवल अच्छे वाईफाई और कार्य करने की मानसिकता होनी चाहिए और आप जहाँ चाहें वहाँ काम कर सकते हैं।

इस अनुभव से मेरा सबसे बड़ा निष्कर्ष: एक वितरित टीम का एकल सबसे महत्वपूर्ण भाग है अच्छी संचार। प्रभावी और सहज संचार एक सफल दूरस्थ टीम रखने के लिए महत्वपूर्ण है। चूंकि आप ज्यादातर ऑनलाइन या फोन के जरिए संवाद करेंगे, इसलिए विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से समझाना, समस्याओं को हल करना, कार्यों को सौंपना और प्रगति की जांच करना अत्यंत आवश्यक है।

अच्छी संचार को प्रोत्साहित करने के लिए, हम कुछ बहुत महत्वपूर्ण उपकरणों का उपयोग करते हैं और कुछ अभ्यासों का पालन करते हैं। पहले, मैं आपको हमारे उपकरणों के बारे में बताऊंगा जो शामिल हैं:

स्लैक

स्लैक मूल रूप से आपका आभासी कार्यालय है। 12 लोगों के एक स्टार्टअप के साथ, स्लैक एक महान मंच है जहां आप अपने सहयोगियों के साथ विचार साझा कर सकते हैं, फीडबैक प्राप्त कर सकते हैं, नए विकास पर चर्चा कर सकते हैं, मेलजोल बढ़ा सकते हैं, या ऑनलाइन संदेशिंग के साथ आप जो भी करना चाहें। हमारे स्लैक पर, हमारे पास एक सामान्य, सभी कर्मचारियों का संदेश है, और हमने विशेष विषयों, परियोजनाओं और विभागों के लिए चैनल बनाए हैं। यह मददगार है ताकि महत्वपूर्ण प्रश्न या विचार प्रतिस्पर्धा में खो न जाएं। उदाहरण के लिए, हमारे पास #मार्केटिंग चैनल, #लंच चैनल, #न्यूज़ चैनल और #सामान्य चैनल है, और 42 अन्य भी हैं। आप उन चैनलों से परेशान नहीं होते जो सीधे आपके लिए संबंधित नहीं हैं, लेकिन आप अन्य चैनलों पर चर्चा की गई चीजों की समीक्षा करके कंपनी के सभी हिस्सों के साथ अपडेट रह सकते हैं। आप जरूरत पड़ने पर व्यक्तियों को सीधे संदेश भी भेज सकते हैं। एक इंटर्न के लिए, यह एक अद्भुत विकल्प है ताकि सभी मेरी बेवकूफी भरी प्रश्नों को न देखें।

ट्रेलो

ट्रेलो हमारी ऑनलाइन चिपकने वाली नोट बोर्ड है। इसमें कार्यों को कार्डों में व्यवस्थित किया गया है जिन्हें आप अपनी सुविधा के अनुसार व्यवस्थित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मार्केटिंग कार्यों को इस आधार पर व्यवस्थित करती है कि कौन सा कार्य किसके द्वारा जिम्मेदार है। इन कार्यों को प्राथमिकता द्वारा रंग कोडित किया गया है। हम "Blocked", "Someday" या "Done" स्तंभों के तहत कार्य भी रखते हैं, जिसका अर्थ है कि ये कार्य किसी और कर्मचारी द्वारा प्रगति की प्रतीक्षा कर रहे हैं, भविष्य के लिए विचार हैं, या क्रमशः पूर्ण हो चुके हैं। यह उन विचारों को नोट करने के लिए उत्कृष्ट है जिन्हें आप भविष्य में पूरा करना चाहते हैं लेकिन जो इस समय प्राथमिकता नहीं हैं। इसके अलावा जब किसी कार्य के पूरा होने के बाद, कोई भी कर्मचारी ट्रेलो बोर्ड पर देख सकता है कि उन्हें किस कार्य पर आगे बढ़ना चाहिए। क्या पूरा होने वाले कार्य कार्ड को "Done" कॉलम में स्थानांतरित करने से संतोषजनक कुछ भी है?

गूगल डॉक्स

आखिरकार, एक उपकरण जो मैंने इस नौकरी में आते समय पहचाना। मैं गूगल डॉक्स का प्रशंसक हूं जब से मैंने इसे पहली बार स्कूल के काम के लिए इस्तेमाल किया था। गूगल डॉक्स विभिन्न परियोजनाओं पर सहयोग करने के लिए बहुत अच्छा है। आप स्प्रेडशीट, पावरपॉइंट और दस्तावेज़ बना सकते हैं जो आपके जीमेल खाते से जुड़े होते हैं। कई लोग एक ही समय में किसी दस्तावेज़ पर काम और संपादित कर सकते हैं। आप अधिकतम संगठन के लिए फ़ोल्डरों के भीतर फ़ोल्डर बना सकते हैं।

पासोपोलिस

टीम को लॉगिन जानकारी के लिए लगातार परेशान करने के बजाय, हम पासोपोलिस प्लगइन का उपयोग करते हैं। यह किसी भी कर्मचारी को साइटों/सेवाओं के लिए लॉगिन क्रेडेंशियल्स तक पहुँचने की अनुमति देता है जिनके लिए कंपनी पंजीकृत है।

अगला, चलिए हमारी प्रक्रियाओं के बारे में बात करते हैं। अपने उपकरणों के साथ मिलकर काम करते हुए, हम एक गतिशील, आरामदायक और कुशल संस्कृति सुनिश्चित करने के लिए कुछ अभ्यासों का पालन करते हैं। हमारी प्रक्रियाएं में शामिल हैं:

मशरूम मीटिंग्स

मशरूम मीटिंग्स ऐसी बैठकें हैं जिनमें टीम के सदस्य काम से बाहर किसी भी चीज के बारे में बात करते हैं। ये व्यक्तिगत रूप से या वीडियो कॉल पर की जाती हैं, यह इस पर निर्भर करता है कि सदस्य कहाँ से काम कर रहे हैं। उद्देश्य दूसरे व्यक्ति को अधिक व्यक्तिगत स्तर पर जानना है। आप 30 मिनट बात करके किसी की कहानी के बारे में बहुत कुछ जान सकते हैं। Shoprocket एक सक्रिय प्रयास करता है कि कभी भी मशरूम मीटिंग रद्द न की जाए या उसे लगातार पीछे न धकेला जाए। हमारे लिए, अपने सहयोगियों के साथ महत्वपूर्ण संबंध बनाना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना आपका कार्य पूरा करना।

व्यक्तिगत मिलन/कार्यक्रम

हालांकि हमारी टीम जहाँ चाहें वहाँ से काम करती है, हमारे पास लंदन में आधारित एक ठोस समूह है। यह टीम को काम से बाहर मिलने की अनुमति देता है। ऑनलाइन चैट केवल इतना ही करती हैं। अब मैं टीम सदस्यों के संदेशों को उनकी आवाज़ों में पढ़ सकता हूँ और चेहरे के साथ नाम रख सकता हूँ। उदाहरण के लिए, हमने हाल ही में बॉलिंग की और यह बहुत मजेदार था।

डेली स्टैंडअप्स

हमारे एक स्लैक चैनल में केवल दैनिक स्टैंडअप के लिए समर्पित है। ये त्वरित संक्षिप्त विवरण दिखाते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी ने कौन से कार्य पूरे किए हैं, किस पर काम कर रहे हैं, और कौन सी बाधाएँ प्रगति में बाधा डाल रही हैं। यह न केवल सभी को जिम्मेदार रखने के लिए एक महान उपकरण है, बल्कि यह कार्यों की योजना बनाने और समन्वयित करने के लिए भी उपयोगी है। लोग जानते हैं कि क्या उम्मीद करें और कब उम्मीद करें।

सभी यह भी साझा करते हैं कि वे उस दिन कहाँ काम कर रहे हैं और वे अगली बार कहाँ काम करने की योजना बना रहे हैं। यह विशेष रूप से उन कर्मचारियों के लिए सहायक है जो दूसरों के साथ काम करना पसंद करते हैं क्योंकि वे एक ही शहर में होने पर किसी अन्य कर्मचारी के साथ मिलने की योजना बना सकते हैं। इसके अलावा यह लोगों को अगले अच्छे काम करने के स्थानों के विचार प्रदान करता है।

साप्ताहिक सभी-कंपनी स्टैंडअप

हर शुक्रवार पूरी टीम Google Hangouts पर मिलकर अपने विभागों के नवीनतम और सर्वश्रेष्ठ पर चर्चा करती है। जहां हम जिम्मेदारियों की चर्चा करते हैं, जो अच्छा चल रहा है और जो बदलने की आवश्यकता है। Shoprocket बहुत खुली और ईमानदार संस्कृति को अपनाती है। टीम डायनामिक पदानुक्रमगत नहीं है।

अब तक वितरित टीम में काम करना एक दिलचस्प अनुभव रहा है। मुझे एक निश्चित कार्यालय स्थान में सेट शेड्यूल न होने में आरामदायक होने में कुछ समय लगा। लेकिन यह भी दिन-प्रतिदिन लंदन के विभिन्न हिस्सों को देखना अद्भुत रहा है।

अपनी टीम के साथ चर्चा करें कि कौन सा कार्य मॉडल उनके लिए सबसे अच्छा काम करता है। कुछ भी स्थायी नहीं है। अगर आपकी टीम पारंपरिक कार्यालय स्थान पर वापस लौटना या उसे आजमाना चाहती है, तो ठीक है! यहां तक कि Shoprocket में, हमने चर्चा की है कि कौन से विभाग (जैसे बिक्री और मार्केटिंग) एक केंद्रीकृत कार्यालय स्थान में बेहतर काम कर सकते हैं। हम हमेशा अपनी स्थिति का फिर से आकलन कर रहे हैं और इसे सुधारने के तरीके खोज रहे हैं।