21 Ahli Merekomendasikan Alat Produktivitas Terbaik Mereka
Selamat datang di wawancara ahli grup besar kami. Kami berbicara dengan 21 ahli untuk menjawab pertanyaan:
Apa alat produktivitas terbaik yang akan Anda rekomendasikan untuk usaha kecil yang ingin berkembang?
Mengelola usaha kecil bukanlah tugas yang mudah, terutama saat Anda baru memulainya. Semoga artikel ini dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda dan mengembangkan bisnis Anda!
Para Ahli
Bisnis kami menggunakan beberapa alat untuk meningkatkan produktivitas. Yang pertama adalah Slack, ini membantu menyederhanakan upaya komunikasi kami, yang memungkinkan kami menyelesaikan lebih banyak pekerjaan di berbagai departemen dan membuat lebih sedikit kesalahan. Alat kedua yang kami gunakan adalah Rescue Time yang membantu mengoptimalkan efisiensi kami. Ini menunjukkan di mana Anda membuang-buang waktu. Alat ketiga yang kami gunakan adalah Skype… Kami memiliki banyak karyawan jarak jauh dan ini memungkinkan kami untuk tetap terhubung sehingga kami dapat terus bergerak maju.
Alistair Read — HireHub
Tiga alat produktivitas yang bekerja dengan baik untuk bisnis kami adalah:
- Canva membuat visual pemasaran yang mudah, yang cepat dan mudah digunakan untuk media sosial. Ini lebih mudah dipahami daripada Adobe dan sempurna saat Anda memiliki tenggat waktu yang ketat.
- Google Drive adalah alat hebat untuk membagikan dokumen atau spreadsheet dalam organisasi Anda. Alat sederhana memungkinkan Anda untuk bekerja dengan seseorang sambil mengedit atau membaca ulang.
- Slack menawarkan saluran komunikasi yang terfokus, yang versatile dan berguna. Mengorganisir komunikasi secara online sangat penting agar bisnis dapat berkembang dan produktif.
Phil Byrne — Positive Sparks
- Todoist adalah sistem manajemen tugas pribadi yang bersih dan sederhana. Ini terintegrasi dengan Gmail, Google Calendar dan merupakan platform lintas yang sangat baik. Saya menggunakan Todoist untuk mengelola tugas-tugas individual saya di tempat kerja, rumah, dan kehidupan.
- Evernote adalah aplikasi ide favorit saya sepanjang masa. Saya adalah pengguna lama dan sekarang memiliki lebih dari 5K catatan di sana, mungkin menjadi panduan yang berharga untuk kehidupan gila abad ke-21 kita untuk para sejarawan masa depan yang akan menemukannya!
- Asana adalah aplikasi yang kami gunakan untuk mengelola proyek kerja harian kami. Ini adalah medium yang hebat untuk tim jarak jauh, seperti kami, untuk berkolaborasi. Melalui tiga aplikasi ini, saya dapat mengelola kehidupan, pikiran, dan pekerjaan saya.
Hector Cuevas — Hectorpreneur
- Wunderlist — Aplikasi iPhone ini sangat luar biasa. Saya menambahkan tujuan dan tugas ke daftar yang disinkronkan ke setiap perangkat lain yang saya miliki; iPad, dan Desktop. Saya menggunakannya untuk tetap terorganisir dan fokus pada tujuan besar.
- Wordpress Editorial Calendar — Alat kedua adalah plugin Wordpress yang saya gunakan untuk mengorganisir ide konten saya. Sebagai pembuat konten, itu adalah alat yang tidak bisa saya hidup tanpanya.
- Alat ketiga jauh dari teknologi. Itu adalah papan tulis. Saya mencatat ide untuk produk, merencanakan corong penjualan saya, dan menulis pengingat cepat untuk perubahan website.
Jeremy Stern — PromoVeritas
Kami adalah agensi pemasaran niche yang berspesialisasi dalam menjalankan promosi hadiah untuk merek di seluruh dunia. Kami membutuhkan alat untuk menangani volume pekerjaan (mungkin 300 proyek langsung setiap saat), keberagaman (proyek berkisar dari £200 hingga lebih dari £100.000) dan geografi (lebih dari 65 negara dan 42 mata uang pada 2015!). Kami menemukan alat ini di Paprika — solusi yang dirancang khusus untuk agensi. Selain fungsi CRM biasa, alat ini memiliki fungsi lembar waktu dan penagihan yang sangat baik serta menyediakan paket akuntansi lengkap. Ini dibuka setiap menit dari setiap hari kerja dan bahkan memiliki versi yang dipangkas sebagai aplikasi seluler.
Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen
- One Calender adalah aplikasi kalender super untuk Windows 10 yang disinkronkan dengan Google Calendar, artinya saya dapat mengakses agenda saya dari PC saya dan juga ponsel saya saat bepergian.
- Wave Apps — Tim di sini menyediakan perangkat lunak akuntansi gratis yang memungkinkan kami untuk cepat melacak keuangan perusahaan kami. Aplikasi online ini memungkinkan kami menyinkronkan rekening bank bisnis kami, melacak pengeluaran dan Anda bahkan dapat memindai tanda terima yang kemudian diimpor ke dalam spreadsheet.
- Akhirnya, saya menggunakan papan tulis fisik! Kami memiliki banyak di kantor kami dan mereka berguna untuk manajemen proyek dan meninggalkan catatan untuk orang lain di tim serta memberikan gambaran sekilas tentang di mana kami berada dengan bisnis tersebut.
Scott Woodley — Tutora
Kami menjalankan pasar online, mengelola ribuan tutor, jadi kecepatan komunikasi kami sangat penting. Ada beberapa alat hebat di luar sana, tetapi sebelum siapa pun memulai mencari aplikasi baru… PELAJARI PEMBISIKAN KEYBOARD! Mempelajari ini dapat menghemat waktu Anda berjam-jam setiap minggu dan sudah terpasang untuk Anda.
Alat favorit saya adalah Gorgias dan TextExpander. Keduanya memungkinkan Anda mengirim pesan yang telah direkam sebelumnya dengan memasukkan kode yang dipersingkat. Saya merekomendasikan kedua alat ini karena mereka memiliki kompatibilitas yang bervariasi dengan penyedia email yang berbeda, jadi sangat berharga untuk menggunakan keduanya bersamaan. Sungguh luar biasa, mereka bahkan memberi tahu Anda berapa banyak waktu yang telah Anda hemat — saya sudah memiliki dua hari bank sejauh ini. Selain itu, kami juga menggunakan email baku Google.
Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja
Memproduksi pekerjaan ninja berarti bahwa kami memerlukan alat ninja. Agensi pemasaran digital kami menggunakan tiga alat produktivitas hebat ini:
- Untuk komunikasi, kami menggunakan Slack. Ini luar biasa karena cepat dan memungkinkan kami untuk masuk dan keluar dari obrolan tentang klien kami yang berbeda sesuai kebutuhan, memulai obrolan baru dan memiliki pendekatan kolaboratif yang terbuka dalam diskusi. Kami mengadakan panggilan dan pertemuan melalui Skype di Slack.
- Untuk manajemen proyek, kami menggunakan Teamwork. Sangat penting untuk memiliki perangkat lunak pengaturan tugas untuk melacak kemajuan tugas.
- Untuk pelacakan waktu, kami menggunakan Hubstaff. Yang ini membuat kami tetap waspada dan memastikan kami bekerja secara produktif dengan melacak waktu kerja dan tarif kami.
Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd
Tiga alat teratas yang saat ini kami gunakan dan rekomendasikan untuk produktivitas adalah Toggl, Hootsuite dan Google Calendar.
- Toggl adalah perangkat lunak pelacakan waktu dengan opsi akun gratis. Dengan banyak proyek klien langsung, ini membantu mendokumentasikan waktu yang dihabiskan untuk tujuan penagihan bersamaan dengan mengurangi pengalihan dari tugas. Ini dapat dijeda untuk panggilan telepon dan gangguan pertemuan jika diperlukan.
- Hootsuite sekarang sudah umum dikenal tetapi merupakan alat gratis terbaik untuk aktivitas media sosial terjadwal dan kami menggunakannya bersamaan dengan posting langsung dan posting Facebook terjadwal.
- Google Calendar mungkin datang sebagai rekomendasi yang membosankan atau mengejutkan. Namun, dengan sumber daya yang bekerja di kantor terpisah, ia menyediakan pembagian dan pembaruan instan jadwal di desktop dan seluler. Kami juga bekerja merencanakan; memblokir jam di kalender untuk sepotong kerja tertentu sehingga pertemuan tidak mengganggu dan berfungsi sebagai daftar tugas.
Bernadette Ancog — Black Card Books
Berikut adalah alat produktivitas terbaik yang kami anggap berguna dalam bisnis kami dan telah digunakan secara teratur:
- Google Apps untuk Bisnis
- Box.net — Menyimpan file dan mudah diakses terutama ketika kami sedang dalam mode mobile
- Podio.com Untuk manajemen proyek serta untuk pengelolaan operasi keseluruhan
- GotoMeeting.com — Untuk mengatur konferensi
- InfusionSoft — Untuk kampanye email kami
- Leadpages.net — Untuk membuat formulir dan halaman arahan
Alat-alat ini bertanggung jawab untuk operasi sehari-hari kami dan telah terbukti sangat andal dengan jenis operasi yang kami miliki untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada klien kami.
Andy Vale — Audiense
Selama enam bulan terakhir, kami telah menggunakan Asana untuk mengatur tugas kami dari segala ukuran. Tim pemasaran kami melakukan aktivitas reguler seperti komunikasi produk, blog, media sosial, dan PR yang dikombinasikan dengan sejumlah proyek yang lebih besar seperti peluncuran produk, kampanye lead-gen, dan bahkan mengganti nama. Jadi, ada banyak yang terjadi! Mempunyai sesuatu untuk memantau dan menetapkan pekerjaan yang sedang berlangsung dari tim — serta rincian penting pada setiap tugas individual — telah memungkinkan kami untuk mengelola jumlah beban kerja yang semakin meningkat dengan jelas dan efisien. Ada juga insentif tambahan berupa unicorn yang kadang-kadang terbang melintasi layar ketika Anda menyelesaikan tugas.
Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com
Tiga alat produktivitas yang paling saya sukai saat ini adalah:
- WorkFlowy — Aplikasi pembuatan daftar yang cepat dan bersih. Ini disinkronkan di semua perangkat dan menyelesaikan pekerjaan. Saya bahkan menggunakannya untuk menyimpan produk digital saya.
- Calendars 5 — Aplikasi kalender yang paling lama saya gunakan. Saya suka cara ini mengintegrasikan dengan Google Calendar.
- 30/30 — Aplikasi timer interval dengan antarmuka yang hebat. Gunakan sebagai timer Pomodoro dan simpan siklus timer lainnya juga.
Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding
Alat produktivitas favorit saya adalah Rescue Time. Anda dapat menginstalnya di komputer Anda dan ia melacak program dan situs web yang paling banyak Anda habiskan. Ini adalah alat yang baik untuk membuat Anda bertanggung jawab atas gangguan. Jadi, misalnya, jika Anda sedang melakukan pekerjaan nyata dan kemudian beralih ke Youtube, ini akan tercatat dan Anda akan bertanggung jawab. Ini juga dapat memberi tahu Anda hari mana Anda lebih produktif sehingga Anda dapat mencari tahu kenapa itu dan membuat hari lainnya menjadi produktif.
Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando
Alat produktivitas terbaik yang saya sarankan adalah aplikasi Pomodoro. Ini membagi waktu kerja menjadi rasio 25/5, dengan 25 menit kerja dan 5 menit istirahat. Kami menemukan karyawan kami paling produktif ketika mereka memiliki istirahat mikro untuk meregangkan, mengisi ulang air, atau memeriksa Facebook. Ini memberi tahu karyawan kami bahwa kami mendorong istirahat kecil.
Adam Connell — bloggingwizard.com
- Trello — Saya menggunakan Trello untuk mengelola semua proyek saya. Ini memberi saya gambaran visual yang hebat dan mudah memindahkan tugas. Dan saya dapat dengan mudah menambahkan anggota tim ke dalamnya sehingga mereka tahu persis di mana kami berada di setiap titik proyek.
- Egg timer — Mudah terjebak dalam apa yang sedang kami kerjakan. Tetapi kita hanya dapat berkonsentrasi selama beberapa waktu sebelum produktivitas menurun. Jadi saya menggunakan timer telur dapur biasa untuk memastikan saya memiliki istirahat teratur jauh dari komputer saya. Ini membantu saya tetap fokus.
- Brain.Fm — Musik dapat menghalangi fokus kita atau membantu kita fokus. Kenyataannya adalah bahwa sebagian besar musik adalah pengalih perhatian, misalnya, jika Anda menemukan diri Anda bernyanyi bersama lirik, Anda tidak fokus pada apa yang Anda lakukan. Brain.fm adalah alat yang memutar musik yang dirancang khusus untuk meningkatkan fokus. Ini juga dapat membantu kita bersantai atau tidur & musik mereka telah diuji oleh ahli saraf — sangat keren.
Karen Mesoznik — SaferVPN
Sebagai startup kecil dan gesit, kami memanfaatkan metode SCRUM melalui JIRA Software untuk menetapkan tujuan, meningkatkan produktivitas kami dan saling memperbarui kemajuan satu sama lain. Antarmukanya sangat cocok untuk metodologi SCRUM, membantu kami dengan mudah menetapkan tugas, mengatur sprint dua mingguan dan melihat tingkat produktivitas kami secara visual. Tentu saja, kami juga melakukan pemeriksaan dengan cara lama melalui stand-up harian di mana kami mendiskusikan tugas yang kami selesaikan kemarin dan apa yang kami rencanakan untuk diselesaikan hari ini. Secara keseluruhan, upaya ini menjaga tingkat transparansi, memecah hierarki dan menjaga karyawan termotivasi untuk bekerja menuju tujuan yang sama.
Robin Smith — Be Social, Get Success
Beberapa alat produktivitas favorit saya juga baik untuk dompet. Tiga alat yang saya gunakan sehari-hari termasuk:
- Doodle- Memungkinkan Anda menemukan waktu yang umum bagi sekelompok orang untuk rapat. Tidak ada lagi bolak-balik dengan email untuk mencari tanggal dan waktu.
- Dropbox — Seperti memiliki flash-drive bersama Anda di mana pun Anda pergi. Anda dapat menyimpan dari mana saja, perangkat apa pun dan file Anda selalu tersedia. Selalu memiliki versi terbaru di ujung jari Anda.
- Trello — Aplikasi manajemen proyek yang memungkinkan beberapa orang bekerja pada proyek dan Anda dapat melihat kemajuan sekilas.
Semua memiliki versi gratis yang cukup kuat untuk banyak bisnis dan versi berbayarnya tidak menguras dompet. Ketiga aplikasi ini menghemat saya jam dan jam waktu setiap minggu.
Tina Lo — Klarety
Strategikan dan rencanakan tujuan tahunan, triwulanan, bulanan, dan kemudian mingguan/harian Anda dengan program kalender apa pun. Evaluasi kembali kalender setiap bulan atau triwulan untuk memastikan tujuan tercapai. Secara mingguan/harian, daftarkan semua tugas untuk dieksekusi untuk mencapai tujuan tersebut.
Saya khususnya suka menggunakan Kalender di Mac untuk menyinkronkan dengan semua perangkat saya (MacBook, iPad, iPhone).
Emil Isaakov — Central Infusion Alliance
Untuk tetap fokus dan berkolaborasi satu sama lain di kantor, kami menggunakan alat bernama Asana. Dengan Asana, kami dapat mengorganisir orang menjadi tim dan menetapkan tugas untuk diselesaikan oleh semua orang pada tanggal tertentu. Setiap orang dalam organisasi dapat berkomunikasi, berbagi file, melacak status proyek, dan banyak lagi dengan alat ini. Elemen favorit saya dari Asana adalah kendali yang diberikannya kepada pemimpin tim dalam mengorganisir dan mendorong proyek tanpa harus berada di sana. Meskipun memang memiliki kurva pembelajaran yang lebih tinggi dibandingkan alat serupa, alat ini mengimbangi hal itu dengan fitur-fiturnya.
Masalah dengan alat produktivitas adalah jika Anda menggunakan banyak di antaranya — itu bisa menjadi kontraproduktif. Sebaiknya, lebih baik menemukan satu alat produktivitas yang cocok untuk Anda.
Bagi saya, saya menggunakan Evernote yang digabungkan dengan proses yang dijelaskan di TheSecretWeapon. Segala sesuatu mulai dari tugas/proyek yang perlu saya selesaikan dalam kehidupan kerja saya hingga mengingat untuk membayar tagihan tepat waktu.
Evernote tidak hanya 100% gratis, tetapi juga memiliki fitur yang luar biasa. Misalnya, Anda dapat mengambil foto tanda terima dengan ponsel Anda, dan kemudian Anda dapat mencari teks apa pun yang berada dalam gambar itu. Evernote juga memiliki aplikasi seluler yang dilengkapi fitur penuh, yang berarti Anda dapat tetap terorganisir dan produktif di mana pun Anda pergi!
Kami menggunakan Teamwork Projects untuk mengelola proyek kami, kami menggunakan Insightly sebagai CRM kami, dan Slack. Kami mengintegrasikan segalanya sebisa mungkin dan kami memberikan visibilitas untuk semua menggunakan Klipfolio sebagai sistem dasbor kami. Kami secara khusus mencantumkan jumlah tugas yang dimiliki setiap anggota tim dalam seminggu, berapa banyak yang telah mereka selesaikan dan berapa banyak yang tersisa secara agregat untuk membantu memotivasi semua orang mencapai tujuan kami.
