Apa yang Saya Pelajari dari Bekerja dalam Tim Jarak Jauh

Apakah Anda telah berpikir untuk berpindah dari ruang kantor tradisional ke model kerja yang terdistribusi? Mungkin Anda sudah melakukannya dan mencoba mencari tahu bagaimana cara membuatnya berhasil?

Kami pernah berada di sana. Di Shoprocket, kami baru saja pindah dari kantor terpusat ke bekerja sebagai tim remote. Model kerja terdistribusi menawarkan banyak kebebasan tetapi bisa sulit dikelola. Ada banyak pendapat tentang apakah menghilangkan kantor terpusat dan membiarkan karyawan Anda bekerja di mana pun mereka mau adalah sesuatu yang bermanfaat.

Fokus artikel ini adalah untuk berbagi pengalaman saya bekerja dengan tim terdistribusi Shoprocket. Mengapa Anda harus peduli tentang pengalaman seorang intern? Karena apakah Anda sedang berpikir untuk beralih atau sudah melakukannya, mengapa tidak belajar tentang apa yang dilakukan tim lain untuk membuat tim remote berhasil?

Jadi, mengapa Shoprocket memilih model terdistribusi?

Pertama-tama, ruang kantor adalah aset termahal. Dengan begitu banyak pilihan tempat untuk bekerja dan beberapa karyawan sudah bekerja dari negara lain, kantor bukanlah suatu keharusan. Mengapa tidak mengalokasikan dana yang digunakan untuk ruang yang dimiliki untuk berbagai kebutuhan startup lainnya? Ini hanya masalah perhitungan yang baik. Terutama karena kantor tidak selalu dimanfaatkan sepenuhnya oleh beberapa karyawan. Mengapa membayar untuk ruang ketika beberapa anggota tim lebih suka bekerja dari rumah?

Model ini juga membuka peluang untuk bepergian. Bagi intern Amerika dengan hasrat berkelana menuju Eropa, saya sangat mendukung ini. Karena Anda tidak terikat pada meja, mengapa harus terikat pada sebuah kota atau bahkan negara? Yang Anda butuhkan hanyalah wifi yang baik dan sikap yang berorientasi pada penyelesaian, dan Anda dapat bekerja dari mana pun yang Anda inginkan.

Pelajaran terbesar saya dari pengalaman ini: bagian terpenting dari tim terdistribusi adalah komunikasi yang baik. Komunikasi yang efektif dan lancar adalah kunci untuk memiliki tim remote yang sukses. Karena Anda sebagian besar akan berkomunikasi secara online atau melalui telepon, kemampuan untuk menjelaskan ide, memitigasi masalah, mendelegasikan tugas, dan memeriksa kemajuan dengan cara yang jelas dan ringkas sangat penting.

Untuk mendorong komunikasi yang baik, kami memanfaatkan beberapa alat yang sangat penting dan mengikuti beberapa latihan. Pertama, saya akan menjelaskan alat kami yang mencakup:

Slack

Slack pada dasarnya adalah kantor virtual Anda. Dengan startup yang terdiri dari 12 orang, Slack adalah platform yang hebat untuk berbagi ide dengan rekan kerja, mendapatkan umpan balik, mendiskusikan perkembangan baru, membangun kebersamaan, atau literatur hal lainnya yang bisa dilakukan dengan pesan online. Di Slack kami, kami memiliki pesan umum untuk semua karyawan, dan kami telah membuat saluran untuk topik, proyek, dan departemen tertentu. Ini sangat membantu agar pertanyaan penting atau ide tidak hilang dalam kerumunan. Misalnya, kami memiliki saluran #marketing, saluran #lunch, saluran #news dan saluran #general, di antara 42 saluran lainnya. Anda tidak dipaksa untuk diganggu dengan saluran yang tidak melibatkan Anda secara langsung, tetapi Anda juga dapat tetap mendapatkan pembaruan tentang semua bagian perusahaan dengan meninjau apa yang dibahas di saluran lain. Anda juga dapat mengirim pesan langsung kepada individu sesuai kebutuhan. Bagi seorang intern, ini adalah opsi yang luar biasa agar semua orang tidak melihat pertanyaan konyol saya.

Trello

Trello adalah papan sticky-note online kami. Ini menyimpan tugas dalam kartu yang dapat Anda atur dengan cara apapun yang masuk akal bagi Anda. Misalnya, pemasaran mengatur tugas berdasarkan siapa yang bertanggung jawab atas tugas mana. Tugas-tugas ini diberi kode warna berdasarkan prioritas. Kami juga memiliki tugas di bawah kolom "Terhambat", "Suatu saat" atau "Selesai", yang berarti tugas-tugas ini sedang menunggu progres dari karyawan lain, ide untuk masa depan, atau telah diselesaikan, masing-masing. Ini sangat baik untuk mencatat ide yang mungkin ingin Anda selesaikan di masa depan tetapi bukan prioritas saat ini. Plus, ketika selesai dengan suatu tugas, karyawan mana pun dapat melihat papan Trello dan melihat tugas apa yang harus mereka teruskan. Apakah ada yang lebih memuaskan daripada memindahkan kartu tugas yang telah selesai ke kolom "Selesai"?

Google Docs

Akhirnya, alat yang saya kenali saat masuk ke pekerjaan ini. Saya sudah menjadi penggemar Google Docs sejak pertama kali saya menggunakannya untuk pekerjaan sekolah. Google Docs sangat bagus untuk kolaborasi pada berbagai proyek. Anda dapat membuat spreadsheet, powerpoint, dan dokumen yang semua terhubung ke akun Gmail Anda secara online. Banyak orang dapat bekerja dan mengedit dokumen secara bersamaan. Anda dapat membuat folder dalam folder untuk organisasi maksimal.

Passopolis

Daripada terus-menerus mengganggu tim untuk informasi login, kami menggunakan plugin Passopolis. Ini memungkinkan karyawan mana pun untuk mengakses kredensial login ke situs/layanan yang didaftarkan perusahaan.

Selanjutnya, mari kita bicarakan tentang proses kami. Bekerja bersamaan dengan alat kami, kami juga mengikuti beberapa latihan untuk memastikan budaya yang dinamis, nyaman, dan efisien. Proses kami mencakup:

Rapat Jamur

Rapat jamur adalah rapat di mana anggota tim membahas apa pun di luar pekerjaan. Rapat ini diadakan baik secara langsung atau melalui panggilan video, tergantung di mana anggota bekerja. Tujuannya adalah untuk mengenal orang lain secara lebih pribadi. Anda dapat belajar banyak tentang cerita seseorang dengan berbicara kepada mereka selama 30 menit. Shoprocket membuat upaya aktif untuk tidak pernah membatalkan rapat jamur atau terus-menerus menundanya. Bagi kami, membangun hubungan yang berarti dengan rekan kerja sama pentingnya dengan menyelesaikan pekerjaan Anda.

Temu muka/acara langsung

Meski tim kami bekerja dari mana pun mereka mau, kami memiliki kelompok yang solid berbasis di London. Ini memungkinkan tim untuk bertemu di luar pekerjaan. Percakapan online hanya bisa sampai sejauh ini. Sekarang saya bisa membaca pesan anggota tim dengan suara mereka dan mencocokkan nama dengan wajah. Misalnya, kami baru-baru ini pergi bowling dan itu sangat menyenangkan.

Standup Harian

Salah satu saluran Slack kami didedikasikan khusus untuk standup harian. Blurb cepat ini menunjukkan tugas apa yang telah diselesaikan oleh setiap karyawan, sedang dikerjakan, dan apa penghalang yang menghambat kemajuan. Tidak hanya ini adalah alat yang hebat untuk menjaga semua orang tetap bertanggung jawab, tetapi juga berguna untuk merencanakan dan mengoordinasikan tugas. Orang-orang tahu apa yang diharapkan dan kapan mengharapkannya.

Semua orang juga berbagi di mana mereka bekerja untuk hari itu dan di mana mereka berencana untuk bekerja selanjutnya. Ini sangat membantu bagi karyawan yang suka bekerja dengan orang lain karena mereka dapat merencanakan untuk bertemu dengan karyawan lain jika di kota yang sama. Plus, ini memberi orang ide tentang tempat-tempat bagus untuk bekerja selanjutnya.

Standup seluruh perusahaan mingguan

Setiap Jumat, seluruh tim berkumpul di Google Hangouts untuk mendiskusikan hal-hal terbaru dari departemen mereka. Di sinilah kami membahas tanggung jawab, apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu diubah. Shoprocket menganut budaya yang sangat terbuka dan jujur. Dinamika tim tidak bersifat hierarkis.

Sampai saat ini, bekerja dalam tim terdistribusi telah menjadi pengalaman yang menarik. Dibutuhkan waktu bagi saya untuk merasa nyaman tidak memiliki jadwal tetap di ruang kantor yang konstan. Tetapi juga sangat menyenangkan melihat bagian-bagian berbeda dari London setiap hari.

Diskusikan dengan tim Anda model kerja mana yang paling cocok untuk mereka. Tidak ada yang permanen. Jika tim Anda ingin kembali ke atau mencoba ruang kantor tradisional, itu tidak masalah! Bahkan di Shoprocket, kami telah mendiskusikan departemen mana (misalnya. penjualan dan pemasaran) yang mungkin lebih baik bekerja di ruang kantor terpusat. Kami selalu mengevaluasi situasi kami dan mencari cara untuk memperbaikinya.