Benvenuto al nostro colloquio con esperti di gruppo. Abbiamo parlato con 21 esperti per rispondere alla domanda:

Quali sono i principali strumenti di produttività che consiglieresti alle piccole imprese che cercano di crescere?

Gestire una piccola impresa non è un compito facile, specialmente quando stai appena iniziando. Speriamo che questo articolo possa aiutarti a migliorare la tua produttività e far crescere la tua attività!

Gli Esperti

Neil Patel

La nostra azienda utilizza alcuni strumenti per aumentare la produttività. Il primo è Slack, che aiuta a semplificare i nostri sforzi di comunicazione, permettendoci di fare di più tra i vari dipartimenti e di commettere meno errori. Il secondo strumento che utilizziamo è Rescue Time, che aiuta a ottimizzare la nostra efficienza. Ti mostra dove stai sprecando tempo. Il terzo strumento che utilizziamo è Skype… Abbiamo molti dipendenti remoti e ci permette di rimanere connessi per poter progredire continuamente.

Alistair Read — HireHub

Tre strumenti di produttività che funzionano bene per la nostra azienda sono:

• Canva crea immagini di marketing senza sforzo, che sono rapide e facili da usare per i social media. È più facile da capire rispetto ad Adobe ed è perfetto quando hai scadenze ravvicinate.
• Google Drive è un ottimo strumento per condividere un documento o un foglio di lavoro all'interno della tua organizzazione. Strumenti semplici ti permettono di lavorare con qualcuno mentre stai modificando o correggendo.
• Slack offre canali di comunicazione focalizzati, che sono sia versatili che utili. Organizzare la comunicazione online è fondamentale per una business prosperare e essere produttivo.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist è un sistema di gestione delle attività personali pulito e semplice. Si integra con Gmail, Google Calendar ed è meravigliosamente multi-piattaforma. Uso Todoist per gestire i miei compiti individuali al lavoro, a casa e nella vita.
• Evernote è la mia app per le idee preferita di sempre. Sono un utente di lunga data e ho oltre 5.000 note lì dentro ora, probabilmente una guida perspicace sulle nostre frenetiche vite del XXI secolo per i storici del futuro da scoprire!
• Asana è l'app che usiamo per gestire i nostri progetti di lavoro quotidiani. È un grande mezzo per team remoti, come il nostro, per collaborare. Attraverso queste tre app, riesco a gestire la mia vita, la mia mente e il mio lavoro.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Questa app per iPhone è straordinaria. Aggiungo obiettivi e attività a una lista di cose da fare che si sincronizza con ogni altro dispositivo che ho; iPad e Desktop. La utilizzo per rimanere organizzato e concentrato sui grandi obiettivi.
• Wordpress Editorial Calendar — Il secondo strumento è un plugin di Wordpress che uso per organizzare le mie idee sui contenuti. Come creatore di contenuti, è uno strumento di cui non posso fare a meno.
• Il terzo strumento è lontano dall'essere tecnologico. È la mia lavagna bianca. Annotiamo idee per prodotti, pianifichiamo i nostri funnel di vendita e scriviamo promemoria veloci per modifiche al sito web.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Siamo un'agenzia di marketing di nicchia che si specializza nella gestione di promozioni a premi per marchi in tutto il mondo. Avevamo bisogno di uno strumento per gestire il volume di lavoro (forse 300 progetti attivi in qualsiasi momento), la diversità (i progetti vanno da £200 a oltre £100.000) e la geografia (oltre 65 paesi e 42 valute nel 2015!). Lo abbiamo trovato in Paprika — una soluzione progettata specificamente per le agenzie. Oltre alle normali funzioni CRM, ha ottime funzioni di registrazione del tempo e fatturazione e fornisce un pacchetto contabile completo. È aperto ogni minuto di ogni giorno lavorativo e ha persino una versione semplificata come app mobile.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender è una super app di calendario per Windows 10 che si sincronizza con Google Calendar, il che significa che posso accedere al mio diario dal mio PC e anche dal mio telefono mentre sono in movimento.
• Wave Apps — Il team qui fornisce un software di contabilità gratuito che ci consente di tenere traccia rapidamente delle finanze della nostra azienda. L'app online ci permette di sincronizzare il nostro conto bancario aziendale, tenere traccia delle spese e puoi persino scansionare le ricevute che verranno poi importate in un foglio di calcolo.
• Infine, uso delle lavagne bianche fisiche! Ne abbiamo molte nel nostro ufficio e sono utili per la gestione dei progetti e per lasciare note per altre persone nel team e fornire una panoramica di dove siamo con l'azienda.

Scott Woodley — Tutora

Gestiamo un mercato online, gestendo migliaia di tutor, quindi la nostra velocità di comunicazione è cruciale. Ci sono alcuni ottimi strumenti là fuori, ma prima che chiunque inizi a cercare nuove app… IMPARA LE SCORCIATOIE DA TASTIERA! Imparare queste scorciatoie potrebbe farti risparmiare ore ogni settimana e sono già installate per te.

I miei strumenti preferiti devono essere Gorgias e TextExpander. Entrambi ti permettono di inviare messaggi pre-registrati inserendo un codice abbreviato. Ne ho raccomandati due perché hanno vari tipi di compatibilità con diversi fornitori di email, quindi vale la pena utilizzarli entrambi in combinazione. Meravigliosamente, ti dicono anche quanto tempo hai risparmiato — ho già accumulato due giorni di tempo risparmiato. Accanto a questi, usiamo anche le email preimpostate di Google Mail.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Produrre un lavoro da ninja significa che abbiamo bisogno di strumenti da ninja. La nostra agenzia di marketing digitale utilizza questi tre ottimi strumenti di produttività:

• Per la comunicazione, usiamo Slack. È fantastico perché è veloce e ci permette di entrare e uscire dalle chat sui nostri diversi clienti come necessario, avviare nuove chat e avere un approccio aperto e collaborativo alle discussioni. Tenere chiamate e riunioni tramite Skype attraverso Slack.
• Per la gestione dei progetti, usiamo Teamwork. È super importante avere un software di impostazione delle attività per tenere traccia del progresso delle attività.
• Per il tracciamento del tempo, usiamo Hubstaff. Questo ci mantiene in allerta e assicura che stiamo lavorando in modo produttivo monitorando il nostro tempo di lavoro e il nostro tasso.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

I tre strumenti principali che attualmente utilizziamo e raccomandiamo per la produttività sono Toggl, Hootsuite e Google Calendar.

• Toggl è un software di tracciamento del tempo con un'opzione di account gratuita. Con più progetti client attivi, questo aiuta a documentare il tempo speso per fini di fatturazione insieme alla riduzione delle distrazioni da un compito. Può essere messo in pausa per telefonate e interruzioni di riunioni se necessario.
• Hootsuite è ormai ben noto ma è il miglior strumento gratuito per l'attività sui social media programmata e lo utilizziamo insieme a post live e post Facebook programmati.
• Google Calendar potrebbe sembrare una raccomandazione noiosa o sorprendente. Tuttavia, con le risorse che lavorano in uffici separati, fornisce condivisione e aggiornamenti istantanei dei programmi su desktop e mobile. Pianifichiamo anche; bloccando ore nel calendario per un particolare pezzo di lavoro in modo che le riunioni non interferiscano e funge anche da lista delle cose da fare.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Ecco i migliori strumenti di produttività che riteniamo utili nella nostra attività e che abbiamo utilizzato regolarmente:

• Google Apps for Business
• Box.net — Salva i file ed è facile da accedere, specialmente quando siamo in mobilità
• Podio.com per la gestione dei progetti e per la gestione delle operazioni complessive
• GotoMeeting.com — Per organizzare conferenze
• InfusionSoft — Per le nostre campagne di mailing
• Leadpages.net — Per creare moduli e pagine di destinazione

Questi strumenti sono responsabili delle nostre operazioni quotidiane e hanno dimostrato di essere molto affidabili con il tipo di operazioni che abbiamo per fornire un servizio migliore ai nostri clienti.

Andy Vale — Audiense

Negli ultimi sei mesi, abbiamo usato Asana per organizzare i nostri compiti di tutte le dimensioni. Il nostro team di marketing svolge attività regolari come comunicazione di prodotto, blog, social media e PR combinate con un numero crescente di progetti più grandi come lanci di prodotti, campagne di lead-gen e persino un cambio di nome. Quindi c'è molto in corso! Avere qualcosa per monitorare e assegnare il lavoro in corso del team — così come dettagli importanti su ogni attività — ci ha permesso di gestire un carico di lavoro in crescita con chiarezza ed efficienza. C'è anche l'incentivo aggiuntivo di un occasional unicorn che vola sullo schermo quando completi un'attività.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

I tre strumenti di produttività che mi piacciono di più in questo momento sono:

• WorkFlowy — Un'app per la creazione di elenchi veloce e pulita. Si sincronizza tra i dispositivi e porta a termine il lavoro. Lo sto persino usando per conservare il mio prodotto digitale.
• Calendars 5 — L'app calendario con cui sono rimasto più a lungo. Mi piace il modo in cui si integra con Google Calendar.
• 30/30 — Un'app per timer di intervallo con un'ottima interfaccia. Usala come timer Pomodoro e salva anche altri cicli del timer.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Il mio strumento di produttività preferito è Rescue Time. Puoi installarlo sul tuo computer e traccia quali programmi e siti web trascorri più tempo. È uno strumento utile per renderti responsabile delle distrazioni. Quindi, ad esempio, se stai facendo lavoro reale e poi passi a Youtube, questo verrà registrato e ti verrà chiesto di renderne conto. Può anche dirti quali giorni sei più produttivo, così puoi capire perché e rendere i tuoi altri giorni altrettanto produttivi.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

Il miglior strumento di produttività che suggerisco è l'app Pomodoro. Divide il tempo di lavoro in un rapporto di 25/5, con 25 minuti di lavoro e 5 minuti di riposo. Riscontriamo che i nostri dipendenti sono più produttivi quando hanno micro-pause per allungarsi, riempire d'acqua o controllare Facebook. Fa sapere ai nostri dipendenti che incoraggiamo piccole pause.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Uso Trello per gestire tutti i miei progetti. Mi offre una grande panoramica visiva ed è facile spostare i compiti. E posso facilmente aggiungere membri del team in modo che sappiano esattamente a che punto siamo con ciascun punto di un progetto.
• Timer per uova — È facile essere assorbiti da ciò su cui stiamo lavorando. Ma possiamo concentrare solo per un certo periodo di tempo prima che la produttività cali bruscamente. Quindi uso un normale timer per uova da cucina per assicurarmi di avere pause regolari lontano dal computer. Questo mi aiuta a mantenere la concentrazione.
• Brain.Fm — La musica può ostacolare la nostra concentrazione o aiutarci a concentrarci. La verità è che la maggior parte della musica è una distrazione, ad esempio, se ti trovi a cantare i testi, non ti stai concentrando su ciò che stai facendo. Brain.fm è uno strumento che riproduce musica progettata specificamente per migliorare la concentrazione. Può anche aiutarci a rilassarci o ad addormentarci e la loro musica è stata testata da neuroscienziati — molto interessante.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Come piccola e agile startup, utilizziamo il metodo SCRUM tramite JIRA Software per fissare obiettivi, aumentare la nostra produttività e tenerci aggiornati l'uno con l'altro sui progressi reciproci. L'interfaccia è ben adatta alla metodologia SCRUM, aiutandoci a assegnare facilmente compiti, impostare sprint bisettimanali e vedere visivamente il nostro livello di produttività. Naturalmente, controlliamo anche col metodo tradizionale con riunioni quotidiane in cui discutiamo i compiti completati ieri e ciò che intendiamo completare oggi. Combinando questi sforzi, manteniamo un livello di trasparenza, abbattiamo la gerarchia e manteniamo i dipendenti motivati a lavorare verso la stessa causa.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Alcuni dei miei strumenti di produttività preferiti sono anche buoni per il portafoglio. Tre strumenti che uso quotidianamente includono:

• Doodle- Ti consente di trovare un orario comune per un gruppo di persone per riunioni. Niente più andirivieni di email per trovare una data e un'ora.
• Dropbox — Come avere un'unità flash con te ovunque tu vada. Puoi salvare da qualsiasi luogo, qualsiasi dispositivo e i tuoi file sono sempre disponibili. Hai sempre la versione più aggiornata a portata di mano.
• Trello — Applicazione di gestione progetti che consente a più persone di lavorare su progetti e puoi vedere i progressi a colpo d'occhio.

Tutti hanno una versione gratuita che è abbastanza robusta per molte aziende e la versione a pagamento non costa un occhio della testa. Queste tre app mi fanno risparmiare ore e ore di tempo ogni settimana.

Tina Lo — Klarety

Strategizza e pianifica i tuoi obiettivi annuali, trimestrali, mensili e quindi settimanali/giornali con qualsiasi programma di calendario. Rivaluta il calendario mensilmente o trimestralmente per assicurarti che gli obiettivi vengano raggiunti. Settimanale/giornalmente, elenca tutti i compiti da eseguire per raggiungere l'obiettivo.

Mi piace particolarmente usare il Calendario su Mac per sincronizzare facilmente con tutti i miei dispositivi (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Per rimanere concentrati e collaborare tra di noi in ufficio, utilizziamo uno strumento chiamato Asana. Con Asana, siamo in grado di organizzare le persone in squadre e assegnare compiti che tutti devono completare entro una data specifica. Tutti nell'organizzazione possono comunicare, condividere file, monitorare lo stato del progetto e molto altro con questo strumento. Il mio elemento preferito di Asana è il controllo che offre ai team leader nell'organizzare e portare avanti i progetti senza dover essere presenti. Anche se ha una curva di apprendimento più alta rispetto a strumenti simili, compensa con le sue funzionalità.

Mathew Woodward

Il problema con gli strumenti di produttività è che se ne utilizzi molti — può risultare controproducente. Invece, è meglio trovare un singolo strumento di produttività che si adatta a te.

Per me, utilizzo Evernote combinato con il processo spiegato su TheSecretWeapon. Tutto, dalle attività/progetti che devo completare nella mia vita lavorativa al ricordarmi di pagare le bollette in tempo.

Non solo Evernote è completamente gratuito, ma ha anche fantastici strumenti. Ad esempio, puoi scattare una foto di una ricevuta con il tuo telefono e poi puoi cercare qualsiasi testo che si trovi all'interno di quell'immagine. Evernote ha anche applicazioni mobili completamente funzionali, il che significa che puoi rimanere organizzato e produttivo ovunque tu vada!

Michael King

Utilizziamo Teamwork Projects per gestire i nostri progetti, usiamo Insightly come nostro CRM, e Slack. Integriamo il più possibile e diamo visibilità a tutto utilizzando Klipfolio come nostro sistema di dashboard. Indichiamo specificamente il numero di compiti che ogni membro del team ha per la settimana, quanti ne ha completati e quanti sono rimasti in totale per motivare tutti a raggiungere i nostri obiettivi.