Cosa ho imparato lavorando in un team remoto

Hai pensato di passare da uno spazio ufficio tradizionale a un modello di lavoro distribuito? Forse lo hai già fatto e stai cercando di capire come farlo funzionare?

Siamo stati lì. Qui a Shoprocket ci siamo recentemente trasferiti da un ufficio centralizzato a lavorare come un team remoto. Il modello di lavoro distribuito offre molta libertà ma può essere difficile da gestire. Ci sono molte opinioni su se sia vantaggioso eliminare un ufficio centralizzato e far lavorare i dipendenti ovunque vogliano.

Questo articolo si concentra sulla mia esperienza nel lavorare con il team distribuito di Shoprocket. Perché dovresti interessarti all'esperienza di un tirocinante? Perché, che tu stia pensando di fare il cambiamento o tu l'abbia già fatto, perché non imparare da quello che fa un altro team per far funzionare un team remoto?

Quindi, perché Shoprocket ha scelto il modello distribuito?

Beh, prima di tutto, uno spazio ufficio era l'asset più costoso. Con così tante opzioni di luoghi di lavoro e alcuni dipendenti già che lavorano da altri paesi, l'ufficio non era una necessità. Perché non riassegnare i fondi utilizzati per uno spazio di proprietà alle molte altre esigenze di una startup? È solo una buona gestione del budget. Soprattutto perché un ufficio non è sempre utilizzato appieno da alcuni dipendenti. Perché pagare per uno spazio quando alcuni membri del team preferirebbero lavorare da casa?

Questo modello apre anche opportunità per viaggiare. Per il tirocinante americano con la voglia di viaggiare sulla via per l'Europa, sono totalmente favorevole. Poiché non sei legato a una scrivania, perché dovresti essere legato a una città o addirittura a un paese? Tutto ciò di cui hai bisogno è una buona connessione wifi e un atteggiamento di determinazione e puoi lavorare da ovunque desideri.

La mia più grande lezione da questa esperienza: la parte più importante di un team distribuito è una buona comunicazione. Una comunicazione efficace e fluida è cruciale per avere successo in un team remoto. Poiché comunicherai principalmente online o al telefono, essere in grado di spiegare idee, mitigare problemi, delegare compiti e controllare i progressi in modo chiaro e conciso è assolutamente vitale.

Per incoraggiare una buona comunicazione, utilizziamo alcuni strumenti molto importanti e seguiamo alcuni esercizi. Prima, ti accompagnerò attraverso i nostri strumenti che includono:

Slack

Slack è praticamente il tuo ufficio virtuale. Con una startup di 12 persone, Slack è una grande piattaforma per discutere idee con i tuoi colleghi, ricevere feedback, discutere nuovi sviluppi, costruire cameratismo, o letteralmente qualsiasi altra cosa tu possa fare con la messaggistica online. Nel nostro Slack, abbiamo un messaggio generale per tutti i dipendenti e abbiamo creato canali per argomenti, progetti e dipartimenti specifici. Questo è utile affinché domande importanti o idee non vadano perse nel caos. Ad esempio, abbiamo un canale #marketing, un canale #pranzo, un canale #notizie e un canale #generale, tra gli altri 42. Non sei costretto a preoccuparti di canali che non ti riguardano direttamente, ma puoi anche rimanere aggiornato su tutte le parti della società controllando ciò che viene discusso in altri canali. Puoi anche inviare messaggi diretti agli individui se necessario. Per un tirocinante, questa è un'ottima opzione affinché tutti non vedano le mie domande stupide.

Trello

Trello è il nostro board online per post-it. Contiene to-do in schede che puoi organizzare in qualsiasi modo abbia senso per te. Ad esempio, il marketing organizza i compiti in base a chi è responsabile di quali compiti. Questi compiti sono codificati a colori in base alla priorità. Abbiamo anche compiti sotto le colonne "Bloccato", "Un giorno" o "Fatto", il che significa che questi compiti stanno aspettando progressi da un altro dipendente, idee per il futuro o sono stati completati, rispettivamente. Questo è ottimo per annotare idee che potresti voler completare in futuro ma che non sono prioritarie al momento. Inoltre, quando un compito è completato, qualsiasi dipendente può guardare la bacheca Trello e vedere a quale compito dovrebbe passare. C'è qualcosa di più soddisfacente che spostare una scheda di compito completato nella colonna "Fatto"?

Google Docs

Infine, uno strumento che ho riconosciuto entrando in questo lavoro. Sono un fan di Google Docs da quando l'ho usato per la prima volta per compiti scolastici. Google Docs è ottimo per collaborare su vari progetti. Puoi creare fogli di calcolo, presentazioni e documenti tutti legati al tuo account Gmail online. Più persone possono lavorare e modificare un documento contemporaneamente. Puoi creare cartelle all'interno di cartelle per la massima organizzazione.

Passopolis

Invece di tormentare costantemente il team per informazioni di accesso, utilizziamo il plugin Passopolis. Permette a qualsiasi dipendente di accedere alle credenziali di accesso per siti/servizi per cui l'azienda è registrata.

Ora, parliamo dei nostri processi. Lavorando in tandem con i nostri strumenti, seguiamo anche alcuni esercizi per garantire una cultura dinamica, confortevole ed efficiente. I nostri processi includono:

Riunioni fungo

Le riunioni fungo sono incontri in cui i membri del team parlano di qualsiasi cosa al di fuori del lavoro. Questi incontri si tengono di persona o tramite videochiamata, a seconda di dove lavorano i membri. L'obiettivo è conoscere l'altra persona a un livello più personale. Puoi imparare molto sulla storia di qualcuno parlandogli per 30 minuti. Shoprocket fa uno sforzo attivo per non cancellare mai una riunione fungo o posticiparla continuamente. Per noi, costruire relazioni significative con i colleghi è altrettanto importante quanto portare a termine il proprio lavoro.

Riunioni/eventi di persona

Anche se il nostro team lavora da dove vuole, abbiamo un solido gruppo che si basa a Londra. Questo consente al team di incontrarsi al di fuori del lavoro. Le chat online possono arrivare solo fino a un certo punto. Ora posso leggere i messaggi dei membri del team con le loro voci e abbinare un nome a un volto. Ad esempio, di recente siamo andati a bowling ed è stato molto divertente.

Standup giornalieri

Uno dei nostri canali Slack è dedicato esclusivamente agli standup giornalieri. Questi brevi aggiornamenti mostrano quali compiti ogni dipendente ha completato, su cosa sta lavorando e quali ostacoli stanno impedendo progressi. Non solo questo è un ottimo strumento per mantenere tutti responsabili, ma è utile per pianificare e coordinare i compiti. Le persone sanno cosa aspettarsi e quando aspettarselo.

Tutti condividono anche dove stanno lavorando per il giorno e dove prevedono di lavorare il giorno successivo. Questo è particolarmente utile per i dipendenti che amano lavorare con altri, perché possono pianificare di incontrarsi con un altro dipendente se si trovano nella stessa città. Inoltre, dà alle persone idee sui posti fantastici dove lavorare in seguito.

Standup settimanali dell'intera azienda

Ogni venerdì l'intero team si riunisce su Google Hangouts per discutere le ultime novità e i successi dei loro dipartimenti. Qui elaboriamo responsabilità, cosa sta andando bene e cosa deve cambiare. Shoprocket abbraccia una cultura molto aperta e onesta. La dinamica del team non è gerarchica.

Fino ad ora lavorare in un team distribuito è stata un'esperienza interessante. Ci è voluto un po' perché mi sentissi a mio agio senza avere un programma fisso in uno spazio ufficio costante. Ma è anche stato fantastico vedere diverse parti di Londra giorno dopo giorno.

Discuti con il tuo team quale modello di lavoro funziona meglio per loro. Nulla è permanente. Se il tuo team vuole tornare a o provare uno spazio ufficio tradizionale, va bene! Anche qui a Shoprocket, abbiamo discusso su quali dipartimenti (ad esempio, vendite e marketing) potrebbero funzionare meglio in uno spazio ufficio centralizzato. Stiamo sempre rivalutando la nostra situazione e cercando modi per migliorarla.