21人の専門家が推奨する最高の生産性ツール
私たちの専門家インタビューにようこそ。21人の専門家に話を聞いて、次の質問に答えてもらいました：
ビジネスを成長させるために、小規模企業に推奨するトップの生産性ツールは何ですか？
小規模なビジネスを管理するのは簡単な作業ではありません。特に始めたばかりの時はなおさらです。この記事があなたの生産性を向上させ、ビジネスを成長させる一助となることを願っています！
専門家たち
我々のビジネスは、生産性を高めるためにいくつかのツールを使用しています。最初は Slackです。このツールは、異なる部門間でのコミュニケーションを円滑にするのに役立ち、より多くのことを達成し、ミスを減らすことができます。次に使っているツールは Rescue Timeで、効率を最適化するのに役立ちます。これは、時間を浪費している場所を示してくれます。私たちが使っている三つ目のツールは Skypeです…多くのリモート従業員がいて、常につながっていることで、継続的に進展を図ることができます。
アリステア・リード — HireHub
私たちのビジネスに適した三つの生産性ツールは：
- Canvaは、簡単にマーケティングビジュアルを作成でき、ソーシャルメディアのために迅速かつ簡単に使用できます。Adobeよりも理解しやすく、タイトなデッドラインがあるときに最適です。
- Google Driveは、組織内での文書やスプレッドシートの共有に最適なツールです。シンプルなツールを使用することで、編集や校正をしながら誰かと作業ができます。
- Slackは、柔軟で便利な集中コミュニケーションチャンネルを提供します。オンラインでのコミュニケーションを整理することは、ビジネスの成長と生産性を維持するために重要です。
フィル・バーン — Positive Sparks
- Todoistは、きれいでシンプルな個人タスク管理システムです。GmailやGoogleカレンダーと統合されており、素晴らしいクロスプラットフォームです。私はTodoistを使用して、職場、家庭、生活のタスクを管理しています。
- Evernoteは、私のお気に入りのアイデアアプリです。長い間使用していて、今では5000以上のノートがあります。恐らく将来の歴史家たちが私たちのクレイジーな21世紀の生活を発見するための洞察に満ちたガイドになるでしょう！
- Asanaは、私たちが日々の仕事プロジェクトを管理するために使用するアプリです。私たちのようなリモートチームが協力するための優れた手段です。これら三つのアプリを使用することで、私は自分の生活、心、仕事を管理できます。
ヘクター・クエバス — Hectorpreneur
- Wunderlist — このiPhoneアプリは驚くべきものです。目標やタスクを他のデバイス、iPad、デスクトップと同期するTo-Doリストに追加します。整理整頓し、大きな目標に集中するために使用しています。
- Wordpress Editorial Calendar — 二つ目のツールは、コンテンツアイデアを整理するために使用しているWordpressプラグインです。コンテンツクリエイターとして、これなしでは生きていけません。
- 三つ目のツールは技術的なものとはほど遠いです。それは私の ホワイトボードです。商品アイデアをメモし、販売ファネルを計画し、ウェブサイトの修正のための簡単なリマインダーを書き留めます。
ジェレミー・スターン — PromoVeritas
私たちは、世界中のブランド向けに賞品プロモーションを実施するニッチなマーケティングエージェンシーです。多くのプロジェクトを処理するためのツールが必要でした（常に約300のライブプロジェクト）、多様性（プロジェクトは200ポンドから10万ポンドを超えるものまで幅広い）、および地理的範囲（2015年には65か国以上と42通貨！）を扱っています。私たちは、それに Paprikaを見つけました－エージェンシー専用に設計されたソリューションです。通常のCRM機能に加え、優れたタイムシートと請求機能があり、完全な会計パッケージを提供します。私たちは毎営業日のすべての分をオープンにし、モバイルアプリを使った簡略版もあります。
サンジェイ・アッガルワル — Spice Kitchen
- One Calenderは、Googleカレンダーと同期するWindows 10用のスーパーなカレンダーアプリです。これにより、PCからも外出先の携帯電話からも私のダイアリーにアクセスできます。
- Wave Apps — ここで提供されるチームは私たちが会社の財務を迅速に追跡できる無料の会計ソフトウェアを提供します。このオンラインアプリにより、ビジネス銀行口座と同期し、支出を追跡し、領収書をスキャンしてスプレッドシートにインポートすることも可能です。
- 最後に、私は物理的な ホワイトボードを使用します！私たちのオフィスにはたくさんあり、プロジェクト管理や他のチームメンバーへのメモを残し、ビジネスの進捗を一目で把握するのに役立ちます。
スコット・ウッドリー — Tutora
私たちはオンラインマーケットプレイスを運営しており、数千のチューターを管理していますので、コミュニケーションのスピードが重要です。素晴らしいツールがたくさんありますが、誰かが新しいアプリを探し始める前に… キーボードショートカットを学んでください！これを学ぶことで毎週数時間が節約でき、すでにインストールされています。
私のお気に入りのツールは Gorgiasと TextExpanderです。両方のツールは、短縮コードを入れることで事前に記録されたメッセージを送信できます。さまざまなメールプロバイダーとの互換性が異なるため、両方を併せて使用する価値があります。素晴らしいことに、どれだけの時間を節約したかも教えてくれます—私は今までに2日分貯金しています。これに加えて、私たちは Googleメールの定型文も使用しています。
ティム・キャメロン-キッチン — Exposure Ninja
生産性の高いツールを使用することは、私たちが求める生産性向上において非常に重要です。私たちのデジタルマーケティングエージェンシーは、次の三つの優れた生産性ツールを使用しています：
- コミュニケーションには Slackを使用しています。非常に素晴らしく、迅速で、異なるクライアントに関するチャットに出入りできるため、関連する新しいチャットを開始し、オープンで協力的なアプローチで議論を行うことができます。私たちはSlackを通じてSkypeで通話や会議を行います。
- プロジェクト管理には Teamworkを使用しています。タスクを追跡するためにタスク設定ソフトウェアを持つことは非常に重要です。
- 時間追跡には Hubstaffを使用しています。このツールはスケジュールを管理し、生産的に作業していることを確認するのに役立ちます。
レイチェル・ダインズ — Shake It Up Creative Ltd
現在私たちが使用し推奨しているトップ3の生産性ツールはToggl、Hootsuite、Googleカレンダーです。
- Togglは、無料アカウントオプションがある時間追跡ソフトウェアです。複数のクライアントプロジェクトがライブで動いているため、請求目的のために使った時間を記録するのに役立ち、タスクからの逸脱を減らします。電話や会議の中断のために一時停止することもできます。
- Hootsuiteは、よく知られたツールですが、スケジュールされたソーシャルメディアの活動には最適な無料ツールであり、リアルタイムの投稿やスケジュールされたFacebook投稿と併せて使用します。
- Google Calendarは、退屈または驚くべき推奨となるかもしれません。しかし、リソースが別のオフィスで働いている場合、スケジュールを共有し、デスクトップやモバイルでリアルタイムで更新することができます。また、特定の作業のためにカレンダーで時間をブロックすることで、会議が邪魔にならないようにすることもできます。そして、それはTo-Doリストとしても機能します。
バーンデット・アンコグ — Black Card Books
私たちのビジネスで役立つ生産性ツールは以下の通りです：
- Google Apps for Business
- Box.net — ファイルを保存し、モバイルでアクセスしやすいです
- Podio.com プロジェクト管理及び全体のオペレーション管理に使用
- GotoMeeting.com — カンファレンスの設定に使用
- InfusionSoft — メールキャンペーン用
- Leadpages.net — フォームやランディングページの作成用
これらのツールは、日々の業務を責任持って行うためのものであり、クライアントにより良いサービスを提供するために非常に信頼性があります。
アンディ・ヴェール — Audiense
私たちはここ6ヶ月、 Asanaを使用してあらゆるサイズのタスクを整理しています。私たちのマーケティングチームは、製品コミュニケーション、ブログ、ソーシャルメディア、PRなどの定期的な活動を行い、製品ローンチ、リード獲得キャンペーン、さらにはリネームなどの大規模なプロジェクトの数が増えています。したがって、多くのことが起こっています！ このため、従業員の ongoing 作業を監視し、割り当てることができること &— 各タスクの重要な詳細も含めて &— は、私たちが増大する業務負担を明確にかつ効率的に管理できるようにします。タスクを完了すると画面の向こうにユニコーンが飛ぶという追加インセンティブもあります。
エイミー・リン・アンドリュース — AmyLynnAndrews.com
今最も気に入っている三つの生産性ツールは：
- WorkFlowy — 早くてシンプルなリスト作成アプリです。デバイス間で同期し、タスクを効率的に行います。デジタル製品の保管にも利用しています。
- Calendars 5 — 私が最も長い間使用しているカレンダーアプリです。Googleカレンダーとの統合が気に入っています。
- 30/30 — 優れたインターフェイスを持つインターバルタイマーアプリです。ポモドーロタイマーとして使用し、他のタイマーサイクルも保存できます。
ジェシー・ハリソン — Zeus Pre-settlement Funding
私のお気に入りの生産性ツールは Rescue Timeです。コンピュータにインストールすると、どのプログラムやウェブサイトに最も時間を費やしているかを追跡します。これは、気を散らすものに対して責任を持つ良いツールです。たとえば、本当に仕事をしているときにYouTubeに切り替えると、それが記録され、責任を持たされます。また、どの日に最も生産的であったかを教えてくれるので、なぜそうだったのかを解明し、他の日の生産性を向上させることができます。
リア・プレストン — staySky Suites I-Drive Orlando
私がおすすめする最高の生産性ツールは、 ポモドーロアプリです。これは、25分の作業と5分の休憩に分けるタイム管理方法です。私たちは、従業員がストレッチをしたり、水を補充したり、Facebookをチェックしたりする短時間の休憩の間に最も生産的であると感じています。これは、私たちが小休憩を奨励していることを従業員に知らせるものです。
アダム・コネル — bloggingwizard.com
- Trello — 私はTrelloを使用してすべてのプロジェクトを管理しています。視覚的な全体像を提供し、タスクを簡単に移動できます。また、チームメンバーを簡単に追加でき、プロジェクトの各ポイントでの進捗を正確に把握できます。
- エッグタイマー — 作業に没頭するあまり、集中力を維持するのが難しいこともあります。しかし、長時間集中することはできません。そのため、私は通常のキッチン用の卵タイマーを使用して、定期的な休憩を取るようにしています。これにより、集中を維持できます。
- Brain.Fm — 音楽は私たちの集中力を妨げることもあれば、集中力を高めることもできます。実際、大多数の音楽は気を散らす要因です。例えば、歌詞に合わせて歌っていたら、あなたは自分のやっていることに集中できていません。Brain.fmは、焦点を改善するために特別に音楽を再生するツールです。また、リラックス効果や睡眠誘導効果もあり、神経科学者によってテストされています — とてもクールです。
カレン・メソズニック — SaferVPN
小さくて敏捷なスタートアップとして、私たちは SCRUMメソッドを JIRAソフトウェアで利用して目標を設定し、生産性を向上させ、お互いの進捗を更新し合っています。このインターフェースはSCRUMメソッドに非常に適していて、タスクを簡単に割り当てたり、2週間ごとのスプリントを設定したり、私たちの生産性のレベルを視覚的に確認できます。もちろん、私たちは毎日のスタンドアップで、昨日完了したタスクと今日完了する予定のタスクを話し合います。これらの取り組みを組み合わせることで、透明性を確保し、階層を取り除き、従業員が同じ目的に向かって働くようにモチベーションを維持します。
ロビン・スミス — Be Social, Get Success
私の好きな生産性ツールの中には、財布にも良いものがあります。私が毎日使用する三つのツールは：
- Doodle - 会議のための共通の時間を見つけるのを許可します。日程と時刻を見つけるためにメールでやり取りする必要はありません。
- Dropbox — どこへ行ってもフラッシュドライブを持っているような感覚です。どこからでも保存でき、どのデバイスでもファイルにアクセスできるため、常に最新のバージョンを手元においておけます。
- Trello — 複数の人がプロジェクトに取り組むことを可能にするプロジェクト管理アプリケーションで、進捗をひと目で確認できます。
すべてのツールは無料版があり、多くのビジネスに十分な機能を提供し、有料版も高価ではありません。これらの三つのアプリは、毎週数時間の時間を節約してくれます。
ティナ・ロー — Klarety
年間、四半期、月間、そして週次/日次の目標を戦略的に計画し、任意のカレンダープログラムで実行します。目標が達成されることを確認するため、毎月または四半期ごとにカレンダーを再評価します。週次/日次で、目標を達成するために実行するすべてのタスクをリストアップします。
特に、すべてのデバイス（MacBook、iPad、iPhone）と簡単に同期するために、私はMacのカレンダーを使用することが好きです。
エミール・イサコフ — Central Infusion Alliance
オフィスでの集中を維持し、互いに協力するために、私たちは Asanaというツールを使用しています。Asanaを使用することで、チームを整理し、各メンバーが特定の日付までに完了すべきタスクを割り当てることができます。組織内の全員がコミュニケーションを取り、ファイルを共有し、プロジェクトのステータスを追跡し、さらに多くのことができるツールです。私がAsanaの最も好きな要素は、チームリーダーがそこにいることなくプロジェクトを整理し、前に進めることができるコントロールを与えてくれる点です。類似のツールよりも高い学習曲線がありますが、機能がそれに見合ったものです。
生産性ツールの問題は、たくさんのツールを使用する場合に — 反生産的になる可能性があります。むしろ、自分に合った単一の生産性ツールを見つける方が良いです。
私の場合、 Evernoteを使用し、 TheSecretWeaponのプロセスと組み合わせています。仕事の生活で完了しなければならないタスクやプロジェクトから、期限内に請求書を支払うことを思い出させるためのものまで。
Evernoteは100%無料だけでなく、素晴らしい機能もあります。たとえば、携帯電話で領収書の写真を撮り、その画像内のテキストを検索できます。また、Evernoteは完全に機能したモバイルアプリを持っており、どこにいても整理整頓し、生産的でいることができます！
私たちは、プロジェクトを管理するためにTeamwork Projectsを使用し、CRMとしては Insightly、そして Slackを使用しています。物事を可能な限り統合し、 Klipfolioをダッシュボードシステムとして使用することで全体としての可視性を持たせています。各チームメンバーが週に持つタスクの数、どれだけ完了し、どれだけ残っているかを総計し、全員が目標を達成するようにするために役立ちます。
