リモートチームでの仕事から学んだこと

従来のオフィススペースから分散型の働き方に移行することについて考えていますか？既に移行した場合、どのようにそれを実現するかを模索しているのでしょうか？

私たちもその経験があります。Shoprocketでは、最近、集中型オフィスからリモートチームとして働くスタイルに移行しました。分散型の働き方には多くの自由がありますが、管理は難しい場合があります。集中型オフィスを廃止し、従業員が好きな場所で働くことが有益かどうかについては多くの意見があります。

この記事では、Shoprocketの分散型チームでの私の経験を共有することに焦点を当てます。インターンの経験に何の関心があるのでしょうか？ なぜなら、あなたが切り替えを考えているにしろ、既に切り替えたにしろ、リモートチームをうまく機能させるために他のチームが何をしているかを学ぶのは良いことだからです。

では、なぜShoprocketは分散型モデルを選んだのでしょうか？

まず第一に、オフィススペースは最も高価な資産でした。働く場所の選択肢が豊富で、すでに他国で働いている従業員もいるため、オフィスは必須ではありませんでした。オフィスに使用していた資金をスタートアップの他の多くのニーズに再配分する理由はありませんか？これは良い予算管理です。特に、オフィスは常に全ての従業員によって完全に活用されるわけではありません。チームの何人かが自宅で働くことを好む場合、何のためにスペースに料金を支払うのですか？

このモデルは旅行の機会も広げます。欧州へのステップアップのために冒険心を持っているアメリカのインターンとして、私はこの点を支持します。デスクに縛られないのであれば、なぜ都市や国に縛られる必要があるのですか？必要なのは良いWi-Fiとやり遂げるという態度だけで、好きな場所で働くことができます。

この経験からの私の最大の教訓は、分散型チームの最も重要な部分は良いコミュニケーションです。効果的でスムーズなコミュニケーションは、成功するリモートチームには不可欠です。主にオンラインまたは電話でコミュニケーションを行うため、アイデアを説明し、問題を軽減し、タスクを委任し、進捗を明確かつ簡潔に確認できることが絶対的に重要です。

良いコミュニケーションを促進するために、いくつかの重要なツールを利用し、いくつかの演習に従っています。まず、私たちのツールについて説明します：

Slack

Slackは基本的にあなたの仮想オフィスです。12人のスタートアップである私たちにとって、Slackは同僚にアイデアを投げかけたり、フィードバックを受けたり、新しい開発について議論したり、仲間意識を築いたり、オンラインメッセージングでできるあらゆることに適したプラットフォームです。私たちのSlackには、一般的な全社員のメッセージがあり、特定のトピック、プロジェクト、部門に関するチャンネルを作成しています。これにより、重要な質問やアイデアが埋もれてしまうのを防げます。例えば、#marketingチャンネル、#lunchチャンネル、#newsチャンネル、#generalチャンネルなど42個以上のチャンネルがあります。あなたに直接関係のないチャンネルに煩わされることはありませんが、他のチャンネルで議論されていることを見直すことで会社のすべての部分に最新情報を保持することもできます。また、必要に応じて個人に直接メッセージを送ることもできます。インターンとしては、皆に私の愚かな質問を見られない素晴らしい選択肢です。

Trello

Trelloは私たちのオンライン付箋ボードです。タスクはカードに置かれ、あなたにとって意味のある方法で整理できます。例えば、マーケティングチームは、誰がどのタスクを担当しているかによってタスクを整理します。これらのタスクは優先度に応じて色分けされています。また、「Blocked（ブロック中）」「Someday（いつか）」「Done（完了）」という列にあるタスクは、それぞれ別の従業員による進捗を待っているもの、将来のアイデア、完了したものを意味します。これは、将来的に完了したいアイデアをメモしておくのに最適ですが、現時点では優先事項ではありません。さらに、タスクが完了すると、どの従業員もTrelloボードを見て次に進むべきタスクを確認できます。「完了」列に完了したタスクカードを移動させることに、何かもっと満足のいくことは本当にありますか？

Google Docs

最後に、この仕事に入る前から認識していたツールです。学校の課題のために初めて使用して以来、私はGoogle Docsのファンです。Google Docsはさまざまなプロジェクトでのコラボレーションに優れており、スプレッドシート、パワーポイント、文書をオンラインでGmailアカウントに結びつけて作成できます。複数の人が同時に文書を作業・編集できます。また、最大の整理のためにフォルダ内にフォルダを作成できます。

Passopolis

チームにログイン情報を何度も求める代わりに、Passopolisプラグインを使用します。これにより、会社が登録しているサイト/サービスへのログイン資格情報に従業員がアクセスできるようになります。

次に、私たちのプロセスについて話しましょう。私たちのツールと連携して、私たちはダイナミックで快適かつ効率的な文化を確保するためにいくつかの演習を行っています。私たちのプロセスには：

マッシュルームミーティング

マッシュルームミーティングは、チームメンバーが仕事以外のことについて話すミーティングです。これは、メンバーがどこから働いているかに応じて、対面またはビデオ通話で行われます。目的は、より個人的なレベルで他の人を知ることです。30分間話すことで、その人の物語について多くのことを学ぶことができます。Shoprocketは、マッシュルームミーティングをキャンセルすることやそれを継続的に遅らせることをしないように積極的に努力しています。私たちにとって、同僚との有意義な関係を築くことは、仕事を終えることと同じくらい重要です。

対面の集まり/イベント

私たちのチームは好きな場所から働いていますが、ロンドンに拠点を置くメンバーがしっかりとしたグループを形成しています。このため、チームは仕事の外で集まることができます。オンラインチャットは限界があります。今では、チームメンバーのメッセージを声にして読み、顔と名前を一致させることができます。例えば、最近ボウリングに行き、楽しい時間を過ごしました。

デイリースタンドアップ

私たちのSlackのチャンネルの1つは、デイリースタンドアップ専用です。これらの短い説明は、各従業員が完了したタスク、取り組んでいるタスク、および進捗を妨げている障害を示します。これは、全員が責任を持っていることを確認する素晴らしいツールであるだけでなく、タスクを計画し調整するのにも役立ちます。人々は何を期待する必要があるのか、いつ期待するのかを知っています。

全員が、その日にどこで働いているか、次にどこで働く予定かも共有します。これは、他の従業員と一緒に働くことを好む従業員にとって特に役立ちます。彼らは同じ都市であれば、別の従業員と会う計画を立てることができます。また、人々に次に働くのに良い場所のアイデアを与えます。

週次全社スタンドアップ

毎週金曜日、チーム全体がGoogle Hangoutsに集まり、各部門の最新情報を共有します。ここでは、責任を議論し、うまくいっていることと変更が必要なことについて話し合います。Shoprocketは非常にオープンで誠実な文化を受け入れています。チームのダイナミックは階層的ではありません。

これまでのところ、分散型チームで働くことは興味深い経験です。固定されたスケジュールがないオフィス空間に慣れるのには時間がかかりましたが、日々ロンドンのさまざまな場所を見るのは素晴らしいことです。

あなたのチームと、どの働き方が最適かを話し合ってください。何も永遠ではありません。チームが伝統的なオフィススペースに戻ったり、そちらを試したりしたい場合、それで構いません！Shoprocketでも、どの部門（例えば、営業やマーケティング）が中央オフィスで働くほうが良いかについて話し合ったことがあります。私たちは常に自分たちの状況を再評価し、改善の方法を探しています。