Sveiki atvykę į mūsų įspūdingą ekspertų interviu. Kalbėjome su 21 ekspertu, kad atsakytume į klausimą:

Kokie yra geriausi darbo efektyvumo įrankiai, kuriuos rekomenduotumėte mažoms įmonėms, siekiančioms augti?

Valdyti mažą verslą nėra lengva, ypač kai tik pradedate. Tikimės, kad šis straipsnis padės pagerinti jūsų darbo efektyvumą ir auginti jūsų verslą!

Ekspertai

Neil Patel

Mūsų verslas naudoja kelis įrankius darbo efektyvumui didinti. Pirmas yra Slack, kuris padeda optimizuoti mūsų komunikacijos pastangas, leidžiant daugiau nuveikti skirtinguose skyriuose ir padaryti mažiau klaidų. Antrasis įrankis, kurį naudojame, yra Rescue Time, kuris padeda optimizuoti mūsų efektyvumą. Jis parodo, kur švaistome laiką. Trečiasis įrankis, kurį naudojame, yra Skype… Turime daug nuotolinių darbuotojų, ir tai leidžia mums išlikti susijungusiems, kad galėtume nuolat eiti į priekį.

Alistair Read — HireHub

Trys darbo efektyvumo įrankiai, kurie puikiai veikia mūsų versle:

• Canva leidžia lengvai kurti marketingo grafikas, kurios yra greitai ir lengvai naudojamos socialinės žiniasklaidos platformose. Tai lengviau suprasti nei Adobe ir puikiai tinka, kai turite trumpus terminus.
• Google Drive yra puikus įrankis dalintis dokumentais ar lentelėmis jūsų organizacijoje. Paprasti įrankiai leidžia dirbti su kitais, redaguojant arba tikrinant.
• Slack siūlo orientuotas komunikacijos kanalus, kurie yra tiek universali, tiek naudinga. Organizavimas internete yra esminis, kad verslas klestėtų ir būtų efektyvus.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist yra gražiai švarus ir paprastas asmeninio užduočių valdymo sistema. Ji integruojasi su Gmail, Google Calendar ir yra nuostabiai perspektyvi. Naudoju Todoist, kad tvarkyčiau savo individualias užduotis darbe, namuose ir gyvenime.
• Evernote yra mano mėgstamiausia idėjų programa visais laikais. Esu ilgametis naudotojas ir dabar ten jau turiu daugiau nei 5 tūkst. užrašų, greičiausiai naudingas vadovas mūsų beprotiškoms 21-ojo amžiaus gyvenimo būdams, kuriuos ateities istorikai galės atrasti!
• Asana yra programa, kurią naudojame valdyti savo kasdienius darbo projektus. Tai puikus mediumas nuotoliniuose komandose, kaip mūsų, bendradarbiauti. Per šias tris programas galiu tvarkyti savo gyvenimą, mintis ir darbą.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Ši iPhone programa yra nuostabi. Pridedu tikslus ir užduotis prie sąrašo, kuris sinchronizuojasi su kiekviena kita mano turima įranga; iPad ir Darbalaukiu. Naudoju ją, kad išlaikyčiau organizuotumą ir sutelktumėme dėmesį į didelius tikslus.
• Wordpress redakcinis kalendorius — Antrasis įrankis yra Wordpress papildinys, kurį naudoju organizuoti savo turinio idėjoms. Kaip turinio kūrėjas, tai yra vienas, be kurio negaliu gyventi.
• Trečiasis įrankis yra toli gražu ne technologinis. Tai mano baltoji lenta. Čia rašau idėjas produktams, planuoju savo pardavimo kanalus ir užrašau greitus priminimus dėl svetainės korekcijų.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Esame nišinis rinkodaros agentūra, specializuojanti prizų reklamos organizavime prekiniams ženklams visame pasaulyje. Mums reikėjo įrankio, kad tvarkytume darbo apimtis (galbūt apie 300 gyvų projektų vienu metu), įvairovę (projektai svyruoja nuo £200 iki daugiau nei £100,000) ir geografinę aprėptį (daugiau nei 65 šalys ir 42 valiutos 2015 m.! ). Radome jį Paprika — sprendimą, sukurtą specialiai agentūroms. Be įprastų CRM funkcijų, jame yra puikus užduočių sąrašas ir apmokėjimo funkcijos, suteikiančios visą apskaitos paketą. Jis atviras kiekvieną darbo dienos minutę ir net turi supaprastintą versiją kaip mobilųjį programėlę.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender yra puikus kalendoriaus įrankis Windows 10, kuris sinchronizuojasi su Google kalendoriais, todėl galiu pasiekti savo dienoraštį iš savo PC ir taip pat iš telefono kelyje.
• Wave Apps — Komanda čia siūlo nemokamą apskaitos programinę įrangą, leidžiančią mums greitai stebėti mūsų įmonės finansus. Internetinė programa leidžia mums sinchronizuoti verslo banko sąskaitą, sekti išlaidas, ir net galite nuskaityti čekius, kurie vėliau importuojami į skaičiuoklę.
• Galiausiai, aš naudoju fizines balta lentas! Turime jų daug mūsų biure, ir jos yra naudingos projektams valdyti bei palikti užrašus kitiems komandos žmonėms, ir suteikti greitą informaciją apie tai, kur mes esame su verslu.

Scott Woodley — Tutora

Mes vykdome internetinę prekyvietę, valdydami tūkstančius mokytojų, todėl mūsų komunikacijos greitis yra labai svarbus. Yra puikių įrankių, tačiau prieš ką nors ieškant naujų programų… IŠMOKITE KLAVIATŪROS TRUMPINIMUS! Išmokti juos gali sutaupyti jums daugybę valandų kiekvieną savaitę ir jie jau įdiegti jums.

Mano mėgstamiausi įrankiai turi būti Gorgias ir TextExpander. Abu leidžia jums siųsti iš anksto įrašytas žinutes įvedus sutrumpintą kodą. Aš rekomendavau du, nes jie turi skirtingą suderinamumą su skirtingais el. pašto teikėjais, todėl verta naudoti abu kartu. Stebėtinai, jie netgi pasako, kiek laiko esate sutaupę — iki šiol turiu dvi dienas savo banke. Be to, mes taip pat naudojame Google pašto paruoštus pranešimus.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Kuriant ninja darbus reikia ninja įrankių. Mūsų skaitmeninės rinkodaros agentūra naudoja šiuos tris puikius darbo efektyvumo įrankius:

• Komunikacijai mes naudojame Slack. Tai nuostabu, nes greita ir leidžia mums užmesti akį ir kalbėti apie mūsų skirtingus klientus, kai tai aktualu, pradėti naujas diskusijas ir turėti atvirą, bendradarbiavimo požiūrį diskusijose. Mes vykdome skambučius ir pasitarimus per Skype per Slack.
• Projektų valdymui mes naudojame Teamwork. Labai svarbu turėti užduočių nustatymo programinę įrangą, kad stebėtume užduočių pažangą.
• Laiko stebėsenai mes naudojame Hubstaff. Šis įrankis laikys mus budrius ir užtikrins, kad dirbame efektyviai, stebėdami mūsų darbo laiką ir tarifą.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

Šiuo metu trys įrankiai, kuriuos naudojame ir rekomenduojame efektyvumui, yra Toggl, Hootsuite ir Google Calendar.

• Toggl yra laiko stebėjimo programinė įranga su nemokama paskyros parinktis. Su daugybe aktyvių klientų projektų tai padeda dokumentuoti laiką, praleistą sąskaitoms faktūroms, kartu mažinant nukrypimus nuo užduočių. Ją galima sustabdyti dėl telefono skambučių ir pasitarimų, jei reikia.
• Hootsuite dabar yra plačiai žinoma, tačiau tai geriausias nemokamas įrankis suplanuotoms socialinės žiniasklaidos veikloms, ir mes naudojame jį kartu su tiesioginiu įkėlimu ir suplanuotais „Facebook“ įrašais.
• Google Calendar gali pasirodyti nuobodus ar stebinantis rekomendacija. Tačiau, kai ištekliai dirba atskiruose biuruose, jis leidžia dalintis ir skubiai atnaujinti tvarkaraščius staliniame kompiuteryje ir mobiliajame. Mes taip pat planuojame; blokuodami valandas kalendoriuje konkrečiam darbui, kad pasitarimai neužkirstų kelio, ir tai veikia kaip užduočių sąrašas.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Štai geriausi darbo efektyvumo įrankiai, kurie, kaip mes manome, yra naudingi mūsų versle ir buvo reguliariai naudojami:

• Google Apps verslui
• Box.net — Išsaugo failus ir yra lengvai pasiekiamas, ypač kai esame mobilūs
• Podio.com projekto valdymui, taip pat bendrai operacijų valdymui
• GotoMeeting.com — Konferencijų organizavimui
• InfusionSoft — Mūsų pašto kampanijoms
• Leadpages.net — Formų ir atvykimo puslapių kūrimui

Šie įrankiai atsako už mūsų kasdienes operacijas ir pasirodė esantys labai patikimi, atsižvelgiant į mūsų vykdomas operacijas, siekiant teikti geresnes paslaugas mūsų klientams.

Andy Vale — Audiense

Per pastaruosius šešis mėnesius naudojame Asana, kad organizuotume savo užduotis bet kokio dydžio. Mūsų rinkodaros komanda vykdo reguliarias veiklas, tokias kaip produktų komunikacija, tinklaraščiai, socialinė žiniasklaida ir PR kartu su vis didėjančiu skaičiumi didesnių projektų, tokių kaip produktų pristatymai, potencialių klientų kampanijos ir net naujas pavadinimas. Taigi daug kas vyksta! Pagalba stebėti ir priskirti komandos nuolatinius darbus — taip pat svarbius kiekvienos individualios užduoties aspektus — leidžia mums efektyviai valdyti didėjantį darbo krūvį. Yra ir papildoma paskata, kai užbaigus užduotį ekrane skrenda retkarčiais pasirodantis vienaragius.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

Trijų darbo efektyvumo įrankių, kurie man dabar labiausiai patinka, sąrašas:

• WorkFlowy — Greitas, švarus, sąrašų kūrimo programėlių. Ji sinchronizuojasi tarp įrenginių ir atliks darbą. Naudoju ją net savo skaitmeniniam produktui.
• Calendars 5 — Kalendoriaus programėlė, su kuria laikiausi ilgiau. Man patinka, kaip ji integruojasi su Google kalendoriumi.
• 30/30 — Intervalų laikmačio programėlė su puikia sąsaja. Naudokite ją kaip Pomodoro laikmatį ir išsaugokite kitus laikmačio ciklus.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Mano mėgstamiausias darbo efektyvumo įrankis yra Rescue Time. Jį galite įdiegti savo kompiuteryje, ir jis stebi, kuriose programose ir svetainėse praleidžiate daugiausiai laiko. Tai geras įrankis, kad laikytumėte save atsakingą dėl išsiblaškymo. Taigi, pavyzdžiui, jei dirbote rimtą darbą ir tada pereinate prie Youtube, tai bus užregistruota ir jums bus laikoma atsakingu. Jis taip pat gali pasakyti, kuriomis dienomis esate produktyvesni, kad galėtumėte suprasti, kodėl taip yra, ir padaryti likusias dienas taip pat produktyvias.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

Geriausias darbo efektyvumo įrankis, kurį siūlau, yra Pomodoro programa. Ji padeda darbo laiką suskaidyti į 25/5 santykį, 25 minutes darbo ir 5 minutes poilsio. Mes nustatėme, kad mūsų darbuotojai yra produktyviausi, kai turi trumpus pertraukas, kad galėtų pasitempti, papildyti vandenį ar patikrinti Facebook. Tai leidžia mūsų darbuotojams suprasti, kad mes skatiname trumpas pertraukas.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Naudoju Trello, kad valdydamas visus savo projektus. Jis suteikia puikų vizualų apžvalgą, ir lengva perkelti užduotis. Žinutei galiu lengvai pridėti komandos narius, kad jie žinotų, kur mes esame su kiekviena projekto dalimi.
• Kiaušinių laikmatis — Lengva įsitraukti į tai, ką darome. Tačiau galime sutelkti dėmesį tik tiek ilgai, kol darbo efektyvumas krenta. Todėl naudoju įprastą virtuvinį kiaušinių laikmatį, kad užtikrinčiau, jog prisimenu daryti reguliarias pertraukas nuo mano kompiuterio. Tai padeda man išlaikyti dėmesį.
• Brain.Fm — Muzika gali trukdyti mūsų dėmesiui arba gali padėti sutelkti dėmesį. Tiesa ta, kad dauguma muzikos yra trukdis, pavyzdžiui, jei pastebite, kad dainuojate kartu su žodžiais, nepriklausote, ką darote. Brain.fm yra įrankis, grojantis muziką, specialiai sukurtą dėmesio gerinimui. Taip pat jis gali padėti atsipalaiduoti arba užmigti & jų muzika buvo išbandyta neurozininkų — labai šaunu.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Kaip mažas ir lankstus startuolis, mes naudojame SCRUM metodą per JIRA Software, kad nustatytume tikslus, pagerintume darbo efektyvumą ir nuolat informuotume vieni kitus apie pažangą. Sąsaja puikiai tinka SCRUM metodologijai, padeda lengvai priskirti užduotis, suorganizuoti dvi savaites trukmės sprintus ir vizualiai matyti mūsų darbo efektyvumą. Žinoma, mes taip pat kasdien kalbamės senamadišku būdu, kalbėdami apie tas užduotis, kurias completed by yesterday and what we intend to complete today. Sujungus šiuos pastangas išlaikome švarų lygmenį, suardome hierarchiją ir motyvuojame darbuotojus dirbti bendram tikslui.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Kai kurie mano mėgstamiausi darbo efektyvumo įrankiai taip pat yra geri piniginei. Trys įrankiai, kuriuos naudoju kasdien, yra:

• Doodle- Leidžia rasti bendrą laiką grupei žmonių susirinkimams. Nebereikia sukti galvos su el. paštu, kad rastumėte datą ir laiką.
• Dropbox — Tarsi turėti USB atmintinę visur, kur einate. Galite išsaugoti iš bet kur, bet kuriuo įrenginiu, ir jūsų failai visada yra pasiekiami. Visada turite naujausią versiją po ranka.
• Trello — Projektų valdymo programa, leidžianti daugeliui žmonių dirbti prie projektų, ir galite matyti pažangą iš karto.

Visi turi nemokamą versiją, kuri yra pakankamai galinga daugeliui verslų, o mokama versija nesulaužo banko. Šie trys įrankiai sutaupo man valandų darbo kiekvieną savaitę.

Tina Lo — Klarety

Strateguokite ir suplanuokite savo metinius, ketvirčius, mėnesinius, o tada savaitinius/dienos tikslus su bet kuria kalendoriaus programa. Peržvelkite kalendorių kas mėnesį ar ketvirtį, kad užtikrintumėte, jog tikslai pasiekti. Kas savaitę/dieną išvardinkite visus uždavinius, kuriuos reikia atlikti, kad pasiektumėte tikslą.

Ypač man patinka naudoti Kalendorių ant Mac, kad galėčiau lengvai sinchronizuoti su visais savo įrenginiais (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Norint išlaikyti susitelkimą ir bendradarbiauti vieni su kitais biure, naudojame įrankį, vadinamą Asana. Su Asana galime organizuoti žmones į komandas ir priskirti užduotis, kurias kiekvienas turi užbaigti iki tam tikros datos. Visi organizacijoje gali bendrauti, dalintis failais, stebėti projekto būseną ir daug daugiau su šiuo įrankiu. Mano mėgstamiausias Asana elementas yra kontrolė, kurią jis suteikia komandos lyderiams organizuojant ir įgyvendinant projektus, nes jie nebūna ten. Nors mokymosi kreivė yra šiek tiek didesnė nei panašių įrankių, ji atsiperka dėl savo funkcijų.

Mathew Woodward

Problema su darbo efektyvumo įrankiais yra ta, kad jei naudojate daug jų — tai gali būti atvirkščias poveikis. Vietoj to, geriau rasti vieną darbo efektyvumo įrankį, kuris tinka jums.

Mano atveju aš naudoju Evernote, kartu su procese, aprašytame TheSecretWeapon. Viskas nuo užduočių/projektų, kuriuos turiu užbaigti savo darbo gyvenime, iki prisiminimo, kad laiku apmokėčiau sąskaitas.

Ne tik kad Evernote yra 100% nemokamas, jis taip pat turi nuostabių funkcijų. Pavyzdžiui, galite nufotografuoti kvitą su telefonu, ir tada galite ieškoti bet kokio teksto, esančio tame vaizde. Evernote taip pat turi visiškai funkcionalias mobiliąsias programas, taigi galite likti organizuotais ir produktyvūs bet kur, kur einate!

Michael King

Mes naudojame Teamwork Projects, kad valdytume mūsų projektus, naudoti Insightly kaip mūsų CRM ir Slack. Mes integruojame viską, kiekvienas įmanoma ir suteikiame matomumą visiems naudojant Klipfolio kaip mūsų informacijos suvestinę. Specialiai įrašome užduočių skaičių, kiekvienas savaitės narys turi, kiek jų baigia ir kiek liko bendrai, kad motyvuotume visus pasiekti mūsų tikslus.