Hva jeg har lært av å jobbe i et fjernteam

Har du tenkt på å flytte fra et tradisjonelt kontor til en distribuert arbeidsmodell? Kanskje du allerede har gjort det og prøver å finne ut hvordan du kan få det til å fungere?

Vi har vært der. Her hos Shoprocket har vi nylig flyttet fra et sentralisert kontor til å jobbe som et remote-team. Den distribuerte arbeidsmodellen tilbyr mye frihet, men kan være vanskelig å administrere. Det er mange meninger om hvorvidt det er fordelaktig å kvitte seg med et sentralisert kontor og la de ansatte jobbe hvor som helst de ønsker.

Artikkelens fokus er å dele min erfaring med å jobbe med Shoprockets distribuerte team. Hvorfor bør du bry deg om en interns erfaring? Fordi enten du tenker på å gjøre overgangen eller allerede har gjort det, hvorfor ikke lære hva et annet team gjør for å få et remote-team til å fungere?

Så, hvorfor valgte Shoprocket den distribuerte modellen?

Vel, først og fremst var kontorplassen den mest kostbare ressursen. Med så mange arbeidsplasser og noen ansatte som allerede jobbet fra andre land, var kontoret ikke en nødvendighet. Hvorfor ikke omfordele midlene som ble brukt på et eid lokale til de mange andre behovene i et oppstartselskap? Det er bare god budsjettering. Spesielt siden et kontor ikke alltid brukes fullt ut av enkelte ansatte. Hvorfor betale for en plass når noen teammedlemmer heller vil jobbe hjemmefra?

Denne modellen åpner også for reiseopplevelser. For den amerikanske intern som har reiselyst på spranget til Europa, er jeg alt for dette. Siden du ikke er knyttet til et skrivebord, hvorfor være knyttet til en by eller til og med et land? Alt du trenger er god wifi og en "få det gjort"-holdning, så kan du jobbe fra hvor som helst du ønsker.

Min største lærdom fra denne erfaringen: den enkelt viktigste delen av et distribuert team er god kommunikasjon. Effektiv og smidig kommunikasjon er avgjørende for å ha et vellykket remote-team. Siden du mest sannsynlig vil kommunisere online eller over telefon, er det absolutt livsviktig å kunne forklare ideer, dempe problemer, delegere oppgaver og sjekke fremgang på en klar og presis måte.

For å oppmuntre til god kommunikasjon, bruker vi noen veldig viktige verktøy og følger noen øvelser. Først tar jeg deg gjennom våre verktøy, som inkluderer:

Slack

Slack er i bunn og grunn ditt virtuelle kontor. Med en oppstart på 12 personer er Slack en flott plattform for å dele ideer med kollegene dine, få tilbakemeldinger, diskutere nye utviklinger, bygge kameratskap, eller bokstavelig talt hva som helst annet du kan gjøre med online meldinger. I vår Slack har vi en generell, all-ansatt melding, og vi har opprettet kanaler for spesifikke emner, prosjekter og avdelinger. Dette er nyttig så viktige spørsmål eller ideer ikke går tapt i mengden. For eksempel har vi en #marketing-kanal, en #lunsj-kanal, en #nyheter-kanal og en #generell-kanal, blant 42 andre. Du trenger ikke å bli plaget av kanaler som ikke direkte involverer deg, men du kan også holde deg oppdatert på alle deler av selskapet ved å se hva som diskuteres i andre kanaler. Du kan også sende direkte meldinger til enkeltpersoner etter behov. For en intern er dette et flott alternativ slik at ikke alle ser mine dumme spørsmål.

Trello

Trello er vår online post-it-lapp tavle. Den har to-do-lister i kort som du kan organisere på en måte som gir mening for deg. For eksempel organiserer markedsavdelingen oppgavene etter hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver. Disse oppgavene er fargekodet etter prioritet. Vi har også oppgaver under kolonnene “Blokkerte”, “En dag” eller “Ferdig”, som betyr at disse oppgavene venter på fremgang fra en annen ansatt, ideer for fremtiden, eller er fullført, henholdsvis. Dette er flott for å skrive ned ideer du kanskje vil fullføre i fremtiden, men som ikke er prioriteter akkurat nå. I tillegg, når en oppgave er fullført, kan enhver ansatt se på Trello-tavlen og se hvilken oppgave de skal gå videre til. Er det virkelig noe mer tilfredsstillende enn å flytte et fullført oppgavekort til “Ferdig”-kolonnen?

Google Docs

Til slutt, et verktøy jeg gjenkjente på vei inn i denne jobben. Jeg har vært fan av Google Docs siden jeg først brukte det til skolearbeid. Google Docs er flott for samarbeid på ulike prosjekter. Du kan opprette regneark, powerpoint-presentasjoner og dokumenter som alle er knyttet til Gmail-kontoen din på nettet. Flere personer kan jobbe med og redigere et dokument samtidig. Du kan opprette mapper i mapper for maksimal organisering.

Passopolis

I stedet for å konstant mase på teamet etter påloggingsinformasjon, bruker vi Passopolis-pluginet. Det lar enhver ansatt få tilgang til innloggingsinformasjon for nettsteder/tjenester som selskapet er registrert for.

Nå, la oss snakke om prosessene våre. Arbeide i tandem med verktøyene våre, følger vi også noen øvelser for å sikre en dynamisk, komfortabel og effektiv kultur. Vår prosess inkluderer:

Soppmøter

Soppmøter er møter der teammedlemmer snakker om hva som helst utenfor arbeidet. Disse holdes enten personlig eller over en videokall, avhengig av hvor medlemmene jobber fra. Målet er å bli kjent med den andre personen på et mer personlig nivå. Du kan lære mye om noens historie ved å snakke med dem i 30 minutter. Shoprocket gjør en aktiv innsats for aldri å avlyse et soppmøte eller stadig skyve det tilbake. For oss er det å bygge meningsfulle relasjoner med kollegene dine like viktig som å få arbeidet ditt gjort.

Fysiske samlinger/arrangementer

Selv om teamet vårt jobber fra hvor de vil, har vi en solid gruppe som er basert i London. Dette gir teamet muligheten til å møtes utenfor arbeidstid. Online chatter kan bare komme så langt. Nå kan jeg lese teammedlemmers meldinger med deres stemmer og sette navn på ansikter. For eksempel gikk vi nylig bowling og det var veldig moro.

Daglige samlinger

En av våre Slack-kanaler er utelukkende dedikert til daglige samlinger. Disse raske oppsummeringene viser hvilke oppgaver hver ansatt har fullført, jobber med, og hvilke hindringer som hemmer fremgang. Dette er ikke bare et flott verktøy for å holde alle ansvarlige, men det er nyttig for planlegging og koordinering av oppgaver. Folk vet hva de kan forvente og når de kan forvente det.

Alle deler også hvor de jobber for dagen og hvor de planlegger å jobbe neste gang. Dette er spesielt nyttig for ansatte som liker å jobbe med andre, fordi de kan planlegge å møtes med en annen ansatt hvis de er i samme by. I tillegg gir det folk ideer om flotte steder å jobbe neste gang.

Ukentlige samlinger for hele selskapet

Hver fredag samles hele teamet på Google Hangouts for å diskutere det siste og beste fra avdelingene deres. Dette er hvor vi klargjør ansvar, hva som går bra og hva som må endres. Shoprocket omfavner en veldig åpen og ærlig kultur. Teamdynamikken er ikke hierarkisk.

Så langt har det vært en interessant erfaring å jobbe i et distribuert team. Det tok en stund før jeg var komfortabel med å ikke ha en fast timeplan i et konstant kontorlandskap. Men det har også vært flott å se forskjellige deler av London dag for dag.

Diskuter med teamet ditt hva slags arbeidsmodell som fungerer best for dem. Ingenting er permanent. Hvis teamet ditt ønsker å gå tilbake til eller prøve et tradisjonelt kontor, er det ok! Selv her hos Shoprocket har vi diskutert hvilke avdelinger (f.eks. salg og markedsføring) som kanskje ville fungere bedre i et sentralt kontorlokale. Vi vurderer alltid situasjonen vår og ser etter måter å forbedre den på.