Velkommen til vårt omfattende ekspertintervju. Vi snakket med 21 eksperter for å svare på spørsmålet:

Hva er de beste produktivitetsverktøyene du vil anbefale til småbedrifter som ønsker å vokse?

Å administrere en liten bedrift er ingen enkel oppgave, spesielt når du nettopp har begynt. Forhåpentligvis kan denne artikkelen hjelpe deg med å forbedre produktiviteten og vokse virksomheten din!

Ekspertene

Neil Patel

Virksomheten vår bruker noen verktøy for å øke produktiviteten. Det første er  Slack, det hjelper til med å strømlinjeforme våre kommunikasjonstiltak, noe som gjør at vi kan få mer gjort på tvers av forskjellige avdelinger og gjøre færre feil. Det andre verktøyet vi bruker er  Rescue Time som hjelper til med å optimalisere effektiviteten vår. Det viser deg hvor du kaster bort tid. Det tredje verktøyet vi bruker er  Skype… Vi har mange fjernansatte, og det gjør at vi kan holde kontakten slik at vi kan fortsette fremgangen.

Alistair Read — HireHub

Tre produktivitetsverktøy som fungerer godt for vår virksomhet er:

• Canva lager enkle markedsføringsvisualer, som er raske og lette å bruke for sosiale medier. Det er lettere å forstå enn Adobe og perfekt for når man har stramme frister.
• Google Drive er et flott verktøy for å dele et dokument eller et regneark innen organisasjonen din. Enkle verktøy lar deg jobbe med noen mens du redigerer eller korrekturleser.
• Slack tilbyr fokuserte kommunikasjonskanaler, som er både svært nyttige og fleksible. Å organisere kommunikasjon på nettet er avgjørende for at en bedrift skal trives og være produktiv.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist er et vakkert, rent og enkelt personlig oppgavebehandlingssystem. Det integreres med Gmail, Google Kalender og er fantastisk på tvers av plattformer. Jeg bruker Todoist til å administrere mine individuelle oppgaver på jobben, hjemme og i livet.
• Evernote er min favorittapp for idéer gjennom tidene. Jeg er en langvarig bruker og har over 5000 notater der nå, sannsynligvis en innsiktsfull guide til våre galne liv i det 21. århundre for historikere i fremtiden å oppdage!
• Asana er appen vi bruker til å administrere våre daglige arbeidsprosjekter. Det er et flott medium for avdelinger som jobber eksternt, som vår, til å samarbeide. Gjennom disse tre appene kan jeg administrere livet mitt, tankene mine og arbeidet mitt.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Denne iPhone-appen er fantastisk. Jeg legger til mål og oppgaver i en oppgaveliste som synkroniserer med hver enhet jeg har; iPad og skrivebord. Jeg bruker den til å holde meg organisert og fokusert på store mål.
• Wordpress Editorial Calendar — Det andre verktøyet er et Wordpress-plugin som jeg bruker for å organisere mine innholdsider. Som en innholdsskaper, er det en jeg ikke kan leve uten.
• Det tredje verktøyet er langt fra teknologisk. Det er min  tavle. Jeg skriver ned ideer for produkter, planlegger salgstrakter, og lager hurtignotater for justeringer på nettstedet.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Vi er et nisjemarkedsføringsbyrå som spesialiserer seg på å kjøre premiepromosjoner for merker over hele verden. Vi trengte et verktøy for å håndtere arbeidsvolumet (kanskje 300 aktive prosjekter til enhver tid), mangfoldet (prosjektene spenner fra £200 til over £100,000) og geografien (over 65 land og 42 valutaer i 2015!). Vi fant det i  Paprika — en løsning designet spesifikt for byråer. I tillegg til de vanlige CRM-funksjonene, har det utmerkede tidsregnings- og faktureringsfunksjoner og gir en full regnskapspakke. Det er åpent hvert minutt av hver arbeidsdag, og har til og med en nedsk alert versjon som mobilapp.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender er en super kalenderapp for Windows 10 som synkroniserer med Google-kalendere, noe som betyr at jeg kan få tilgang til min kalender fra PC-en og telefonen min på farten.
• Wave Apps — Teamet her tilbyr gratis regnskapsprogramvare som lar oss raskt holde oversikt over selskapets økonomi. Den nettbaserte appen lar oss synkronisere vår bedriftsbankkonto, følge med på utgifter og du kan til og med skanne kvitteringer som deretter importeres til et regneark.
• Til slutt bruker jeg fysiske  tavler! Vi har mange i vårt kontor, og de er nyttige for prosjektledelse og å legge igjen notater for andre i teamet og gi et øyeblikksbilde av hvor vi står med virksomheten.

Scott Woodley — Tutora

Vi driver en nettbasert markedsplass og administrerer tusenvis av lærere, så vår kommunikasjonshastighet er avgjørende. Det finnes mange flotte verktøy der ute, men før noen begynner å lete etter nye apper… LÆR DEG TASTATURGENVEISENE! Å lære disse kan spare deg for timer hver uke, og de er allerede installert for deg.

Mine favorittverktøy må være  Gorgias og  TextExpander. Begge lar deg sende forhåndsinnspilte meldinger ved å skrive inn en forkortet kode. Jeg har anbefalt to fordi de har variabel kompatibilitet med forskjellige e-postleverandører, så det er verdt å bruke begge sammen. Vidunderlig, de forteller deg til og med hvor mye tid du har spart — jeg har fått to dager i banken så langt. Ved siden av dette bruker vi også  Google mails ferdige e-poster.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Å produsere ninja-arbeid betyr at vi trenger ninja-verktøy. Vårt digitale markedsføringsbyrå bruker disse tre flotte produktivitetsverktøyene:

• For kommunikasjon bruker vi  Slack. Det er fantastisk fordi det er raskt og lar oss dykke inn og ut av chatter om våre forskjellige kunder som er relevante, starte nye chatter og ha en åpen, samarbeidsvillig tilnærming til diskusjoner. Vi holder samtaler og møter via Skype gjennom Slack.
• For prosjektledelse bruker vi  Teamwork. Det er superviktig å ha programvare for oppgavesetting for å holde oversikt over fremdriften på oppgaver.
• For tidssporing bruker vi  Hubstaff. Denne holder oss på tå hev og sørger for at vi arbeider produktivt ved å spore arbeidstiden og -raten vår.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

De tre beste verktøyene vi for tiden bruker og anbefaler for produktivitet er Toggl, Hootsuite og Google Kalender.

• Toggl er en programvare for tidsregistrering med et gratis kontoalternativ. Med flere aktive kundeprosjekter hjelper dette til med å dokumentere tiden brukt til fakturering i tillegg til å redusere forstyrrelser fra en oppgave. Det kan pauses for telefonoppringninger og møter hvis nødvendig.
• Hootsuite er nå kjent, men det er det beste gratisverktøyet for planlagt aktivitet på sosiale medier, og vi bruker dette sammen med direktesendt posting og planlagte Facebook-innlegg.
• Google Kalender kan virke som en kjedelig eller overraskende anbefaling. Imidlertid, med ressurser som arbeider på separate kontorer, gir det deling og umiddelbar oppdatering av timeplaner på skrivebord og mobil. Vi planlegger også arbeid; blokkerer timer i kalenderen for en bestemt del av arbeidet slik at møter ikke kommer i veien, og det fungerer som en oppgaveliste.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Her er de beste produktivitetsverktøyene vi finner nyttige i vår virksomhet og har brukt regelmessig:

• Google Apps for Business
• Box.net — Lagrer filer og er lett tilgjengelig, spesielt når vi er på farten
• Podio.com for prosjektledelse så vel som for administrasjon av de samlede operasjonene
• GotoMeeting.com — For å sette opp konferanser
• InfusionSoft — For våre e-postkampanjer
• Leadpages.net — For å lage skjemaer og landingssider

Disse verktøyene er ansvarlige for vår daglige drift og har vist seg å være svært pålitelige med den typen operasjoner vi har for å gi en bedre service til våre kunder.

Andy Vale — Audiense

I løpet av de siste seks månedene har vi brukt  Asana for å organisere oppgavene våre av alle størrelser. Markedsteamet vårt utfører regelmessige aktiviteter som produktkommunikasjon, blogger, sosiale medier og PR, kombinert med et økende antall større prosjekter som produktlanseringer, lead-genereringskampanjer og til og med et navneskifte. Så det er mye som skjer! Å ha noe som overvåker og tilordner teamets pågående arbeid — samt viktig informasjon om hver individuell oppgave — har gjort det mulig for oss å håndtere en økende arbeidsmengde med klarhet og effektivitet. Det er også en ekstra insentiv med en jevnlig enhjørning som flyr over skjermen når du fullfører en oppgave.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

De tre produktivitetsverktøyene jeg liker best akkurat nå er:

• WorkFlowy — En rask, ren, liste-lage-app. Den synkroniserer på tvers av enheter og får jobben gjort. Jeg bruker den til og med til å oppbevare mitt digitale produkt.
• Calendars 5 — Kalenderappen jeg har brukt lengst. Jeg liker hvordan den integreres med Google Kalender.
• 30/30 — En intervallteller-app med et flott grensesnitt. Bruk den som en Pomodoro-timer og spar også andre timer.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Mitt favoritt produktivitetsverktøy er  Rescue Time. Du kan installere det på datamaskinen din, og det sporer hvilke programmer og nettsteder du bruker mest tid på. Det er et godt verktøy for å holde deg ansvarlig for distraksjoner. Så for eksempel, hvis du gjør reelt arbeid og deretter bytter til Youtube, vil dette bli registrert, og du vil bli holdt ansvarlig. Det kan også fortelle deg hvilke dager du er mer produktiv, slik at du kan finne ut hvorfor det er sånn og gjøre de andre dagene mer produktive.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

Det beste produktivitetsverktøyet jeg anbefaler er  Pomodoro appen. Den deler arbeidstiden opp i et 25/5-forhold, med 25 minutter arbeid og 5 minutter hvile. Vi finner at våre ansatte er mest produktive når de har små pauser for å strekke på seg, fylle på vann eller sjekke Facebook. Det lar våre ansatte vite at vi oppmuntrer til små pauser.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Jeg bruker Trello til å administrere alle prosjektene mine. Det gir meg en flott visuell oversikt, og det er lett å flytte oppgaver rundt. Og jeg kan enkelt legge til teammedlemmer slik at de vet nøyaktig hvor vi står i hver del av et prosjekt.
• Eggtimer — Det er lett å bli sugd inn i det vi jobber med. Men vi kan bare konsentrere oss så lenge før produktiviteten synker. Så jeg bruker en vanlig kjøkkenegg timer for å sørge for at jeg tar regelmessige pauser fra datamaskinen min. Dette hjelper meg å holde fokus.
• Brain.Fm — Musikk kan hindre vårt fokus eller hjelpe oss med å fokusere. Sannheten er at mesteparten av musikken er en distraksjon, for eksempel, hvis du merker at du synger med til teksten, så fokuserer du ikke på det du gjør. Brain.fm er et verktøy som spiller musikk spesielt designet for å forbedre fokus. Det kan også hjelpe oss å slappe av eller sovne, og musikken deres har blitt testet av nevrovitenskapsfolk — veldig kult.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Som en liten og smidig oppstart, benytter vi  SCRUM metoden via  JIRA Software for å sette mål, fremme produktiviteten vår og holde hverandre oppdatert på hverandres fremgang. Grensesnittet er godt egnet for SCRUM-metodikken, som hjelper oss å enkelt tildele oppgaver, sette opp to-ukers sprinter og visuelt se nivået av produktivitet. Selvfølgelig sjekker vi inn på en gammeldags måte med daglige oppmøter hvor vi diskuterer oppgavene vi fullførte i går og hva vi har til hensikt å fullføre i dag. Kombinert holder disse tiltakene et nivå av åpenhet, bryter ned hierarkiet og holder ansatte motiverte til å jobbe mot samme mål.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Noen av mine favoritt produktivitetsverktøy er også gode for lommeboken. Tre verktøy jeg bruker daglig inkluderer:

• Doodle- Lar deg finne en felles tid for en gruppe mennesker for møter. Ikke mer frem og tilbake med e-poster for å finne en dato og tid.
• Dropbox — Som å ha en minnepenn med deg overalt. Du kan lagre fra hvor som helst, hvilken som helst enhet, og filene dine er alltid tilgjengelige. Ha alltid den mest oppdaterte versjonen innen rekkevidde.
• Trello — Prosjektledelsesapplikasjon som lar flere personer arbeide med prosjekter, og du kan se fremdrift på et blunk.

Alle har en gratis versjon som er robust nok for mange bedrifter, og den betalte versjonen koster ikke skjorten. Disse tre appene sparer meg timer og timer med tid hver uke.

Tina Lo — Klarety

Strategiser og planlegg dine årlige, kvartalsvise, månedlige og deretter ukentlige/daglige mål med et hvilket som helst kalenderprogram. Revurder kalenderen månedlig eller kvartalsvis for å sikre at målene oppnås. På ukentlig/daglig basis, lag en liste over alle oppgaver du må utføre for å nå målet.

Jeg liker spesielt å bruke  Kalenderen på Mac for å enkelt synkronisere med alle enhetene mine (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

For å forbli fokusert og samarbeide med hverandre på kontoret, bruker vi et verktøy som heter  Asana. Med Asana kan vi organisere folk i team og tildele oppgaver som alle må fullføre innen en bestemt dato. Alle i organisasjonen kan kommunisere, dele filer, spore prosjektstatus og mye mer med dette verktøyet. Min favorittkomponent av Asana er kontrollen det gir teamledere i organiseringen og fremdriften av prosjekter uten å være til stede. Selv om det har en høyere læringskurve enn lignende verktøy, kompenserer det for det med sine funksjoner.

Mathew Woodward

Problemet med produktivitetsverktøy er at hvis du bruker mange av dem — kan det være motsatt effekt. I stedet er det bedre å finne et enkelt produktivitetsverktøy som passer deg.

For meg bruker jeg  Evernote kombinert med prosessen forklart på  TheSecretWeapon. Alt fra oppgaver/prosjekter jeg må fullføre i arbeidslivet mitt til å huske å betale regningene i tide.

Ikke bare er Evernote 100% gratis, men det har også fantastiske funksjoner. For eksempel kan du ta et bilde av en kvittering med telefonen din, og deretter kan du søke etter hvilken som helst tekst innenfor det bildet. Evernote har også fullt utstyrte mobilapplikasjoner, noe som betyr at du kan holde deg organisert og produktiv uansett hvor du går!

Michael King

Vi bruker Teamwork Projects for å administrere prosjektene våre, vi bruker  Insightly som vår CRM, og  Slack. Vi integrerer ting så mye som mulig, og vi gir synlighet for alt ved å bruke  Klipfolio som vårt dashbord system. Vi setter spesifikt antall oppgaver hver teammedlem har for uken, hvor mange de har fullført og hvor mange som er igjen totalt for å hjelpe til med å motivere alle til å nå våre mål.