Welkom bij ons interview met een groep deskundigen. We spraken met 21 experts om de vraag te beantwoorden:

Wat zijn de beste productiviteits-tools die je zou aanbevelen aan kleine bedrijven die willen groeien?

Het beheren van een klein bedrijf is geen gemakkelijke taak, vooral niet als je net begint. Hopelijk kan dit artikel helpen jouw productiviteit te verbeteren en je bedrijf te laten groeien!

De Experts

Neil Patel

Ons bedrijf maakt gebruik van enkele tools om de productiviteit te verhogen. De eerste is Slack, deze helpt onze communicatie-inspanningen te stroomlijnen, waardoor we meer gedaan krijgen in verschillende afdelingen en minder fouten maken. De tweede tool die we gebruiken is Rescue Time, dit helpt onze efficiëntie te optimaliseren. Het toont je waar je tijd wordt verspild. De derde tool die we gebruiken is Skype… We hebben veel remote medewerkers en het stelt ons in staat om verbonden te blijven zodat we voortdurend vooruitgang kunnen boeken.

Alistair Read — HireHub

Drie productiviteitstools die goed functioneren voor ons bedrijf zijn:

• Canva creëert moeiteloos marketingbeelden, die snel en gemakkelijk te gebruiken zijn voor sociale media. Het is gemakkelijker te begrijpen dan Adobe en perfect voor wanneer je strakke deadlines hebt.
• Google Drive is een geweldige tool voor het delen van een document of spreadsheet binnen je organisatie. Eenvoudige tools stellen je in staat om samen te werken terwijl je bewerkt of proefleest.
• Slack biedt gerichte communicatiekanalen, die zowel veelzijdig als nuttig zijn. Het organiseren van communicatie online is van vitaal belang voor een bedrijf om te gedijen en productief te zijn.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist is een prachtig schoon en eenvoudig persoonlijk taakbeheersysteem. Het integreert met Gmail, Google Agenda en is een geweldig cross-platform. Ik gebruik Todoist om mijn persoonlijke taken op het werk, thuis en in het leven te beheren.
• Evernote is mijn favoriete ideeën-app aller tijden. Ik ben een langetermijngebruiker en heb nu meer dan 5K notities daar, waarschijnlijk een inzichtelijke gids voor onze gekke levens in de 21ste eeuw voor historici van de toekomst om te ontdekken!
• Asana is de app die we gebruiken om onze dagelijkse werkprojecten te beheren. Het is een geweldig medium voor remote teams, zoals dat van ons, om samen te werken. Met deze drie apps kan ik mijn leven, mijn geest en mijn werk beheren.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Deze iPhone-app is geweldig. Ik voeg doelen en taken toe aan een takenlijst die synchroniseert met al mijn andere apparaten; iPad en Desktop. Ik gebruik het om georganiseerd te blijven en gefocust te blijven op grote doelen.
• Wordpress Editorial Calendar — De tweede tool is een Wordpress-plugin die ik gebruik om mijn contentideeën te organiseren. Als contentcreator kan ik niet zonder.
• De derde tool is verre van technologisch. Het is mijn witbord. Ik schrijf ideeën voor producten op, plan mijn verkoopfunnels en schrijf snelle herinneringen voor website-aanpassingen.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Wij zijn een niche marketingbureau dat gespecialiseerd is in het organiseren van prijspromoties voor merken over de hele wereld. We hadden een tool nodig om het werkvolume (misschien 300 actieve projecten tegelijk) te beheren, de diversiteit (projecten variëren van £200 tot meer dan £100.000) en de geografie (meer dan 65 landen en 42 valuta in 2015!). We vonden het in Paprika — een oplossing die speciaal voor bureaus is ontworpen. Naast de gebruikelijke CRM-functies heeft het uitstekende tijd- en factureringsfuncties en biedt het een volledige boekhoudoplossing. Het is elk moment van elke werkdag open en heeft zelfs een vereenvoudigde versie als mobiele app.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender is een super kalenderapp voor Windows 10 die synchroniseert met Google Agenda, wat betekent dat ik mijn agenda kan openen vanaf mijn pc en ook vanaf mijn telefoon onderweg.
• Wave Apps — Het team hier biedt gratis boekhoudsoftware die ons helpt om snel onze bedrijfsfinanciën bij te houden. De online app stelt ons in staat om onze zakelijke bankrekening te synchroniseren, uitgaven bij te houden en je kunt zelfs bonnen scannen die vervolgens in een spreadsheet worden geïmporteerd.
• Tot slot gebruik ik fysieke witborden! We hebben er veel in ons kantoor en ze zijn nuttig voor projectbeheer en om notities achter te laten voor andere teamleden en om een momentopname te geven van waar we staan met het bedrijf.

Scott Woodley — Tutora

We run een online marketplace waarmee we duizenden tutors beheren, dus onze snelheid van communicatie is cruciaal. Er zijn enkele geweldige tools beschikbaar, maar voordat iemand begint met het zoeken naar nieuwe apps… LEARN DE TOETSENBORD-SNELTOETSEN! Dit leren kan je uren per week besparen en ze zijn al voor je geïnstalleerd.

Mijn favoriete tools zijn Gorgias en TextExpander. Beide stellen je in staat om vooraf opgenomen berichten te verzenden door een verkorte code in te voeren. Ik heb er twee aanbevolen omdat ze verschillende compatibiliteit hebben met verschillende e-mailproviders, dus het is de moeite waard om ze samen te gebruiken. Geweldig is dat ze ook vertellen hoeveel tijd je hebt bespaard — ik heb tot nu toe twee dagen in de bank. Naast deze gebruiken we ook de standaard e-mails van Google mail.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Produceren van ninja-werk betekent dat we ninja-tools nodig hebben. Ons digitale marketingbureau gebruikt deze drie geweldige productiviteits-tools:

• Voor communicatie gebruiken we Slack. Het is fantastisch omdat het snel is en ons in staat stelt om in en uit chats over onze verschillende klanten te duiken, nieuwe chats te starten en een open, samenwerkende aanpak voor discussies te hebben. We houden gesprekken en vergaderingen via Skype via Slack.
• Voor projectbeheer gebruiken we Teamwork. Het is super belangrijk om een software voor taakinstelling te hebben om de voortgang van taken bij te houden.
• Voor tijdregistratie gebruiken we Hubstaff. Dit houdt ons scherp en zorgt ervoor dat we productief werken door onze arbeidstijd en het tarief bij te houden.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

De top drie tools die we momenteel gebruiken en aanbevelen voor productiviteit zijn Toggl, Hootsuite en Google Agenda.

• Toggl is een tijdregistratiesoftware met een gratis accountoptie. Met meerdere live klantprojecten helpt dit om de tijd vast te leggen die wordt besteed voor facturatiedoeleinden in combinatie met het verminderen van afleiding van een taak. Het kan worden gepauzeerd voor telefoongesprekken en vergaderonderbrekingen indien nodig.
• Hootsuite is nu algemeen bekend, maar het is de beste gratis tool voor geplande sociale media-activiteit en we gebruiken dit naast live geposte en geplande Facebook-berichten.
• Google Agenda komt misschien over als een saaie of verrassende aanbeveling. Echter, met medewerkers die in verschillende kantoren werken, biedt het delen en instant bijwerken van schema's op desktop en mobiel. We werken ook met een planning; we blokkeren uren in de agenda voor een specifiek stuk werk zodat vergaderingen ons niet in de weg staan en dit fungeert als een takenlijst.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Hier zijn de beste productiviteitstools die wij nuttig vinden in ons bedrijf en regelmatig hebben gebruikt:

• Google Apps voor bedrijven
• Box.net — Slaat bestanden op en is gemakkelijk toegankelijk, vooral als we onderweg zijn
• Podio.com voor projectbeheer evenals voor het beheer van de algehele operaties
• GotoMeeting.com — Voor het opzetten van conferenties
• InfusionSoft — Voor onze mailingcampagnes
• Leadpages.net — Voor het creëren van formulieren en bestemmingspagina’s

Deze tools zijn verantwoordelijk voor onze dagelijkse operaties en hebben bewezen zeer betrouwbaar te zijn met het type operaties dat we hebben om een betere service aan onze klanten te bieden.

Andy Vale — Audiense

Gedurende de afgelopen zes maanden hebben we Asana gebruikt om onze taken van alle groottes te organiseren. Ons marketingteam voert reguliere activiteiten uit zoals productcommunicatie, blogs, sociale media en PR, gecombineerd met een groeiend aantal grotere projecten zoals productlanceringen, lead-gen-campagnes en zelfs een naamsverandering. Er gebeurt dus veel! Iets hebben om het doorlopende werk van het team te monitoren en toe te wijzen — evenals belangrijke details over iedere individuele taak — heeft ons in staat gesteld om een groeiende werklast met helderheid en efficiëntie te beheren. Er is ook de extra prikkel van een af en toe vliegende eenhoorn op het scherm wanneer je een taak voltooit.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

De drie productiviteitstools die ik nu het meest leuk vind zijn:

• WorkFlowy — Een snelle, schone, lijst-maken app. Het synchroniseert tussen apparaten en doet wat het moet doen. Ik gebruik het zelfs om mijn digitale product te huisvesten.
• Calendars 5 — De kalenderapp die ik het langst heb gebruikt. Ik hou van de manier waarop het integreert met Google Agenda.
• 30/30 — Een intervaltimer-app met een geweldige interface. Gebruik het als een Pomodoro-timer en sla andere timer-cycli ook op.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Mijn favoriete productiviteitstool is Rescue Time. Je kunt het op je computer installeren en het volgt welke programma's en websites je de meeste tijd besteed. Het is een goed hulpmiddel om je verantwoordelijk te houden voor afleidingen. Dus als je bijvoorbeeld echt werk doet en vervolgens overschakelt naar Youtube, dan wordt dit geregistreerd en ben je verantwoordelijk. Het kan je ook vertellen op welke dagen je productiever bent zodat je kunt uitzoeken waarom dat zo is en je andere dagen even productief kunt maken.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

De beste productiviteitstool die ik aanbeveel is de Pomodoro app. Het splitst de werktijd in een verhouding van 25/5, met 25 minuten werken en 5 minuten rust. We ontdekken dat onze medewerkers het meest productief zijn wanneer ze micro-pauzes hebben om te rekken, water bij te vullen of Facebook te controleren. Het laat onze medewerkers weten dat we kleine pauzes aanmoedigen.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Ik gebruik Trello om al mijn projecten te beheren. Het geeft me een geweldig visueel overzicht en het is gemakkelijk om taken te verplaatsen. En ik kan gemakkelijk teamleden toevoegen zodat ze precies weten waar we staan bij elk punt van een project.
• Egg timer — Het is gemakkelijk om je te laten afleiden door waar we mee bezig zijn. Maar we kunnen slechts een beperkte tijd concentreren voordat de productiviteit keldert. Dus gebruik ik een gewone keuken-eierwekker om ervoor te zorgen dat ik regelmatig pauzes heb van mijn computer. Dit helpt me om gefocust te blijven.
• Brain.Fm — Muziek kan onze focus belemmeren of helpen. De waarheid is dat de meeste muziek een afleiding is, bijvoorbeeld, als je merkt dat je meezingt met teksten, ben je niet gefocust op wat je aan het doen bent. Brain.fm is een tool die muziek speelt die speciaal is ontworpen om de focus te verbeteren. Het kan ons ook helpen te ontspannen of in slaap te vallen & hun muziek is getest door neurowetenschappers — heel cool.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Als een klein en wendbaar start-up maken we gebruik van de SCRUM methode via JIRA Software om doelen te stellen, onze productiviteit te bevorderen en elkaar op de hoogte te houden van elkaars voortgang. De interface is goed geschikt voor de SCRUM-methodologie, waardoor we gemakkelijk taken kunnen toewijzen, tweewekelijks sprints kunnen opzetten en onze productiviteitsniveau visueel kunnen zien. Natuurlijk checken we ook op de ouderwetse manier met dagelijkse stand-ups waar we de taken die we gisteren hebben voltooid en wat we van plan zijn om vandaag te voltooien bespreken. Gecombineerd zorgen deze inspanningen voor een transparantie, breken ze de hiërarchie af en houden ze de medewerkers gemotiveerd om naar dezelfde doelstellingen toe te werken.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Sommige van mijn favoriete productiviteits-tools zijn ook goed voor de portemonnee. Drie tools die ik dagelijks gebruik zijn:

• Doodle- Hiermee kun je een gemeenschappelijk tijdstip voor een groep mensen vinden voor vergaderingen. Geen eindeloos heen en weer met e-mails om een datum en tijd te vinden.
• Dropbox — Als het hebben van een flashdrive die je overal meeneemt. Je kunt vanaf overal, met elk apparaat opslaan en je bestanden zijn altijd beschikbaar. Je hebt altijd de meest recente versie binnen handbereik.
• Trello — Projectbeheer-applicatie die meerdere mensen in staat stelt om aan projecten te werken en je kunt de voortgang in één oogopslag zien.

Allemaal hebben ze een gratis versie die robuust genoeg is voor veel bedrijven en de betaalde versie is niet te duur. Deze drie apps besparen me uren en uren tijd elke week.

Tina Lo — Klarety

Strategiseer en plan je jaarlijkse, kwartaal-, maand- en vervolgens wekelijkse/dagelijkse doelen met elk kalenderprogramma. Herzie de kalender op maand- of kwartaalbasis om ervoor te zorgen dat doelen worden bereikt. Op week/dag-basis, lijst alle taken op die uitgevoerd moeten worden om het doel te bereiken.

Ik gebruik bijzonder graag de Kalender op Mac om eenvoudig te synchroniseren met al mijn apparaten (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Om gefocust te blijven en samen te werken op kantoor, gebruiken we een tool genaamd Asana. Met Asana kunnen we mensen in teams organiseren en taken toewijzen voor iedereen om voor een specifieke datum af te ronden. Iedereen in de organisatie kan communiceren, bestanden delen, projectstatus volgen en nog veel meer met de tool. Mijn favoriete element van Asana is de controle die het teamleiders geeft bij het organiseren en vooruit helpen van projecten zonder daar fysiek aanwezig te hoeven zijn. Hoewel het een hogere leercurve heeft dan soortgelijke tools, maakt het dit goed met zijn functies.

Mathew Woodward

Het probleem met productiviteitstools is dat als je er veel gebruikt — het contraproductief kan zijn. In plaats daarvan is het beter om een enkele productiviteitstool te vinden die bij je past.

Voor mij gebruik ik Evernote in combinatie met het proces dat wordt uitgelegd op TheSecretWeapon. Alles van taken/projecten die ik moet voltooien in mijn werkleven tot het herinneren om de rekeningen op tijd te betalen.

Niet alleen is Evernote 100% gratis, het heeft ook geweldige functies. Je kunt bijvoorbeeld een foto van een bonnetje maken met je telefoon, en vervolgens kun je zoeken naar elke tekst die binnen dat beeld staat. Evernote heeft ook volledig uitgeruste mobiele applicaties, wat betekent dat je georganiseerd en productief kunt blijven, waar je ook bent!

Michael King

We gebruiken Teamwork Projects om onze projecten te beheren, we gebruiken Insightly als onze CRM, en Slack. We integreren dingen zoveel mogelijk en we geven zichtbaarheid aan alles met behulp van Klipfolio als ons dashboard-systeem. We vermelden specifiek het aantal taken dat elk teamlid voor de week heeft, hoeveel ze hebben voltooid en hoeveel er nog over zijn om iedereen te motiveren om onze doelen te halen.