Wat ik heb geleerd van werken in een remote team

Heb je erover nagedacht om over te stappen van een traditionele kantoorruimte naar een gedistribueerd werkmodel? Misschien heb je dat al gedaan en probeer je uit te zoeken hoe je het kunt laten werken?

Wij zijn daar ook geweest. Hier bij Shoprocket zijn we onlangs overgestapt van een gecentraliseerd kantoor naar het werken als een remote team. Het gedistribueerde werkmodel biedt veel vrijheid, maar kan moeilijk te beheren zijn. Er zijn veel meningen over de vraag of het voordelig is om een gecentraliseerd kantoor af te schaffen en je medewerkers overal te laten werken waar ze dat willen.

De focus van dit artikel is om mijn ervaring met het gedistribueerde team van Shoprocket te delen. Waarom zou je je druk maken over de ervaring van een stagiaire? Omdat, of je nu denkt aan de overstap of dat je die al hebt gemaakt, het goed is om te leren van hoe een ander team een remote team laat werken.

Waarom heeft Shoprocket voor het gedistribueerde model gekozen?

Nou, ten eerste was kantoorruimte de duurste bezitting. Met zoveel opties voor werkplekken en enkele medewerkers die al vanuit andere landen werken, was het kantoor geen noodzaak. Waarom niet de middelen die voor een eigen ruimte worden gebruikt herbestemmen naar de vele andere behoeften van een startup? Het is gewoon goed budgetteren. Vooral omdat een kantoor niet altijd volledig wordt benut door sommige medewerkers. Waarom betalen voor een ruimte als sommige teamleden liever thuis werken?

Dit model biedt ook mogelijkheden voor reizen. Voor de Amerikaanse stagiaire met een reislust die naar Europa wil, ben ik hier helemaal voor. Aangezien je niet aan een bureau gebonden bent, waarom dan aan een stad of zelfs land gebonden zijn? Alles wat je nodig hebt is goede wifi en een 'aan de slag'-houdingen en je kunt werken waar je maar wilt.

Mijn belangrijkste les uit deze ervaring: het belangrijkste onderdeel van een gedistribueerd team is goede communicatie. Effectieve en soepele communicatie is cruciaal voor een succesvol remote team. Aangezien je voornamelijk online of telefonisch communiceert, is het absoluut vitaal om ideeën uit te leggen, problemen te verhelpen, taken te delegeren en de voortgang op een duidelijke en beknopte manier te controleren.

Om goede communicatie aan te moedigen, maken we gebruik van een paar zeer belangrijke tools en volgen we een aantal oefeningen. Eerst zal ik je door onze tools leiden, die onder andere het volgende omvatten:

Slack

Slack is in feite je virtuele kantoor. Met een startup van 12 mensen is Slack een geweldig platform om ideeën met je collega's te bespreken, feedback te krijgen, nieuwe ontwikkelingen te bespreken, kameraadschap op te bouwen of letterlijk alles wat je met online messaging kunt doen. In onze Slack hebben we een algemeen bericht voor alle medewerkers en hebben we kanalen voor specifieke onderwerpen, projecten en afdelingen aangemaakt. Dit is handig zodat belangrijke vragen of ideeën niet verloren gaan in de chaos. bijvoorbeeld, we hebben een #marketing-kanaal, een #lunch-kanaal, een #nieuws-kanaal en een #algemeen-kanaal, naast 42 anderen. Je bent niet verplicht om je bezig te houden met kanalen die jou niet direct aangaan, maar je kunt ook op de hoogte blijven van alle delen van het bedrijf door te bekijken wat op andere kanalen wordt besproken. Je kunt ook individuen direct berichten zoals nodig. Voor een stagiair is dit een geweldige optie zodat niet iedereen mijn domme vragen ziet.

Trello

Trello is onze online post-it notitie bord. Het houdt to-do's bij in kaarten die je kunt organiseren op een manier die voor jou logisch is. Bijvoorbeeld, marketing organiseert taken op basis van wie verantwoordelijk is voor welke taken. Deze taken zijn gekleurcodeerd op prioriteit. We hebben ook taken onder de kolommen "Geblokkeerd", "Ooit" of "Voltooid", wat betekent dat deze taken wachten op voortgang van een andere medewerker, ideeën voor de toekomst, of voltooid zijn, respectievelijk. Dit is geweldig voor het noteren van ideeën die je in de toekomst misschien wilt voltooien maar welke op dit moment geen prioriteit zijn. Plus, als een taak voltooid is, kan elke medewerker het Trello-bord bekijken en zien welke taak ze moeten oppakken. Is er echt iets bevredigender dan een voltooide taakkaart naar de kolom "Voltooid" te verplaatsen?

Google Docs

Ten slotte een tool die ik herkende toen ik deze baan kreeg. Ik ben een fan van Google Docs sinds ik het voor schoolwerk gebruikte. Google Docs is geweldig voor samenwerking aan verschillende projecten. Je kunt spreadsheets, presentaties en documenten creëren die allemaal aan je Gmail-account online zijn gekoppeld. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan een document werken en het bewerken. Je kunt mappen binnen mappen maken voor maximale organisatie.

Passopolis

In plaats van het team constant lastig te vallen voor inloggegevens, gebruiken we de Passopolis-plug-in. Het maakt het mogelijk voor elke medewerker om toegang te krijgen tot inloggegevens voor sites/diensten waarvoor het bedrijf is geregistreerd.

Laten we nu onze processen bespreken. Werken in combinatie met onze tools, volgen we ook een paar oefeningen om een dynamische, comfortabele en efficiënte cultuur te waarborgen. Onze processen omvatten:

Paddenstoelvergaderingen

Paddenstoelvergaderingen zijn vergaderingen waarin teamleden over van alles buiten werk praten. Deze worden ofwel persoonlijk of via een videogesprek gehouden, afhankelijk van waar de leden werken. Het doel is om de andere persoon op een persoonlijker niveau te leren kennen. Je kunt veel leren over het verhaal van iemand door 30 minuten met hen te praten. Shoprocket doet actief moeite om nooit een paddenstoelvergadering te annuleren of deze continu uit te stellen. Voor ons is het opbouwen van betekenisvolle relaties met je collega's net zo belangrijk als het werk gedaan krijgen.

Persoonlijke ontmoetingen/evenementen

Hoewel ons team werkt vanuit waar ze willen, hebben we een solide groep die in Londen is gevestigd. Dit stelt het team in staat om elkaar buiten het werk te ontmoeten. Online chats kunnen maar tot bepaalde hoogte. Nu kan ik de berichten van teamleden in hun stemmen lezen en een naam bij een gezicht plaatsen. We gingen bijvoorbeeld recentelijk bowlen en dat was ontzettend leuk.

Dagelijkse stand-ups

Een van onze Slack-kanalen is volledig gewijd aan dagelijkse stand-ups. Deze snelle informatieschetsen laten zien welke taken elke medewerker heeft voltooid, waaraan ze werken en welke obstakels de voortgang belemmeren. Dit is niet alleen een geweldig hulpmiddel om iedereen verantwoordelijk te houden, maar het is ook nuttig voor het plannen en coördineren van taken. Mensen weten wat ze kunnen verwachten en wanneer ze dat kunnen verwachten.

Iedereen deelt ook waar ze die dag werken en waar ze van plan zijn de volgende keer te werken. Dit is vooral handig voor medewerkers die graag met anderen werken omdat ze kunnen plannen om met een andere medewerker af te spreken wanneer ze zich in dezelfde stad bevinden. Bovendien geeft het mensen ideeën over geweldige plekken om de volgende keer te werken.

Wekelijkse stand-ups voor het gehele bedrijf

Elke vrijdag komt het hele team samen op Google Hangouts om de laatste en beste zaken van hun afdelingen te bespreken. Dit is waar we verantwoordelijkheden uitspitten, wat goed gaat en wat er moet veranderen. Shoprocket omarmt een zeer open en eerlijke cultuur. De teamdynamiek is niet hiërarchisch.

Tot nu toe is werken in een gedistribueerd team een interessante ervaring geweest. Het duurde even voor ik me op mijn gemak voelde zonder een vast schema in een constant kantoor. Maar het is ook geweldig om verschillende delen van Londen dagelijks te zien.

Bespreek met je team welk werkmodel het beste voor hen werkt. Niets is permanent. Als je team wil terugkeren naar of een traditionele kantoorruimte wil proberen, is dat prima! Zelfs hier bij Shoprocket hebben we besproken welke afdelingen (bijv. verkoop en marketing) beter zouden kunnen functioneren in een centraal kantoor. We zijn altijd bezig met het herbeoordelen van onze situatie en op zoek naar manieren om deze te verbeteren.