Czego nauczyłem się pracując w zdalnym zespole

Czy myślałeś o przejściu z tradycyjnej przestrzeni biurowej na model pracy zdalnej? Może już to zrobiłeś i próbujesz dowiedzieć się, jak to poukładać?

Byliśmy tam. Tutaj, w Shoprocket, niedawno przeszliśmy z centralnego biura na pracę jako zdalny zespół. Model pracy zdalnej oferuje wiele wolności, ale może być trudny do zarządzania. Istnieje wiele opinii na temat tego, czy korzystne jest pozbycie się centralnego biura i pozwolenie pracownikom na pracę z dowolnego miejsca.

Ten artykuł ma na celu podzielenie się moim doświadczeniem pracy w rozproszonym zespole Shoprocket. Dlaczego powinieneś się tym interesować? Ponieważ niezależnie od tego, czy myślisz o zmianie, czy już ją wprowadziłeś, czemu nie nauczyć się, co robi inny zespół, aby funkcjonować jako zdalny zespół?

Dlaczego Shoprocket zdecydowało się na model rozproszony?

Pierwsza rzecz, biuro było najdroższym aktywem. Mając tak wiele możliwości pracy i niektóre osoby już pracujące z innych krajów, biuro nie było już koniecznością. Dlaczego nie przekierować funduszy przeznaczonych na własną przestrzeń na wiele innych potrzeb startupu? To po prostu dobre planowanie budżetu. Zwłaszcza, że biuro nie zawsze jest w pełni wykorzystywane przez niektórych pracowników. Po co płacić za przestrzeń, gdy niektórzy członkowie zespołu wolą pracować z domu?

Ten model otwiera również możliwości podróżowania. Dla amerykańskiego stażysty z pragnieniem przygód, w drodze do Europy, jestem za tym rozwiązaniem. Skoro nie jesteś przywiązany do biurka, po co być przywiązanym do miasta czy nawet kraju? Wszystko, czego potrzebujesz, to dobre wifi i motywacja, aby wykonać zadania, a możesz pracować z dowolnego miejsca, które chcesz.

Moje największe doświadczenie z tej pracy: najważniejszą częścią rozproszonego zespołu są dobre relacje komunikacyjne. Efektywna i płynna komunikacja jest kluczowa dla sukcesu zdalnego zespołu. Ponieważ głównie będziesz się komunikować online lub przez telefon, umiejętność wyjaśniania pomysłów, rozwiązywania problemów, delegowania zadań i sprawdzania postępów w sposób jasny i zwięzły jest absolutnie niezbędna.

Aby zachęcić do dobrej komunikacji, korzystamy z kilku bardzo ważnych narzędzi i przestrzegamy kilku ćwiczeń. Najpierw przeprowadzę cię przez nasze narzędzia, które obejmują:

Slack

Slack to zasadniczo twoje wirtualne biuro. W startupie liczącym 12 osób, Slack jest świetną platformą do dzielenia się pomysłami, uzyskiwania opinii, omawiania nowych wydarzeń, budowania więzi czy dosłownie wszystkiego, co można zrobić przy pomocy komunikacji online. W naszym Slacku mamy ogólny kanał wiadomości dla wszystkich pracowników oraz stworzyliśmy kanały tematyczne, projektowe i działowe. To pomocne, aby ważne pytania czy pomysły nie zniknęły w tłumie. Na przykład mamy kanał #marketing, kanał #lunch, kanał #news oraz kanał #general, w sumie 42 inne. Nie musisz przywiązany do kanałów, które cię nie interesują, ale możesz także być na bieżąco ze wszystkimi częściami firmy, przeglądając, co jest omawiane na innych kanałach. Możesz także wysyłać bezpośrednie wiadomości do innych w razie potrzeby. Dla stażysty to świetna opcja, aby nikt nie widział moich głupich pytań.

Trello

Trello to nasza internetowa tablica z karteczkami. Przechowuje zadania w kartach, które możesz organizować w taki sposób, jaki dla ciebie ma sens. Na przykład marketing organizuje zadania według tego, kto jest odpowiedzialny za które zadania. Te zadania są kolorowane według priorytetu. Mamy również zadania w kolumnach „Zablokowane”, „Kiedyś” lub „Zrobione”, co oznacza, że te zadania oczekują na postęp od innego pracownika, pomysły na przyszłość lub zostały ukończone. To świetne do zapisywania pomysłów, które możesz chcieć zrealizować w przyszłości, ale nie są priorytetem w tym momencie. Poza tym, gdy pracownik kończy zadanie, każdy może spojrzeć na tablicę Trello i zobaczyć, jakie zadanie powinien wykonać następnie. Czy jest cokolwiek bardziej satysfakcjonującego niż przesunięcie karty z wykonanym zadaniem do kolumny „Zrobione”?

Google Docs

Na koniec narzędzie, które rozpoznałem, przystępując do tej pracy. Od kiedy po raz pierwszy użyłem Google Docs do pracy w szkole, jestem jego fanem. Google Docs jest świetne do współpracy nad różnymi projektami. Możesz tworzyć arkusze kalkulacyjne, prezentacje oraz dokumenty powiązane z twoim kontem Gmail online. Kilka osób może jednocześnie pracować i edytować dokument. Możesz tworzyć foldery w folderach dla maksymalnej organizacji.

Passopolis

Zamiast ciągle natrętnie dopytywać zespół o hasła logowania, korzystamy z wtyczki Passopolis. Umożliwia to każdemu pracownikowi dostęp do danych logowania do stron/usług, na które firma jest zarejestrowana.

Następnie porozmawiajmy o naszych procesach. Pracując równolegle z naszymi narzędziami, przestrzegamy także kilku ćwiczeń, aby zapewnić dynamiczną, komfortową i wydajną kulturę. Nasze procesy obejmują:

Spotkania „grzybowe”

Spotkania „grzybowe” to spotkania, w których członkowie zespołu rozmawiają o wszystkim, co nie dotyczy pracy. Odbywają się one osobiście lub podczas rozmowy wideo, w zależności od tego, skąd pracują członkowie zespołu. Celem jest lepsze poznanie drugiej osoby na bardziej osobistym poziomie. Możesz dowiedzieć się wiele o historii kogoś, rozmawiając z nim przez 30 minut. Shoprocket aktywnie stara się nigdy nie odwoływać spotkań „grzybowych” ani stale ich przesuwać. Dla nas budowanie znaczących relacji z kolegami z pracy jest równie ważne, co wykonanie swojego zadania.

Spotkania/wyjścia na żywo

Choć nasz zespół pracuje tam, gdzie chce, mamy solidną grupę opartą w Londynie. To umożliwia zespołowi spotkanie się poza pracą. Rozmowy online mają swoje ograniczenia. Teraz mogę odczytać wiadomości członków zespołu ich głosami i powiązać imię z twarzą. Na przykład niedawno poszliśmy na kręgle i była to świetna zabawa.

Codzienne stand-upy

Jeden z naszych kanałów Slack jest w całości poświęcony codziennym stand-upom. Te szybkie podsumowania pokazują, jakie zadania każdy pracownik ukończył, nad jakimi pracuje oraz jakie przeszkody hamują postęp. To nie tylko świetne narzędzie do utrzymywania odpowiedzialności, ale także przydatne do planowania i koordynowania zadań. Ludzie wiedzą, czego się spodziewać i kiedy się tego spodziewać.

Każdy także dzieli się, gdzie pracuje w danym dniu i gdzie zamierza pracować następnego. To szczególnie pomocne dla pracowników, którzy lubią pracować z innymi, ponieważ mogą zaplanować spotkanie z innym pracownikiem, jeśli są w tym samym mieście. Poza tym daje to wszystkim pomysły na świetne miejsca do pracy w przyszłości.

Weekly all-company standups

Każdego piątku cały zespół zbiera się na Google Hangouts, aby omówić najnowsze i najważniejsze wydarzenia w swoich działach. To tutaj rozdzielamy odpowiedzialności, co idzie dobrze, a co musi się zmienić. Shoprocket przyjmuje bardzo otwartą i szczerą kulturę. Dynamika zespołu nie jest hierarchiczna.

Do tej pory praca w rozproszonym zespole była interesującym doświadczeniem. Zajęło mi trochę czasu, aby poczuć się komfortowo, nie mając ustalonego harmonogramu w stałej przestrzeni biurowej. Ale było także świetnie widzieć różne części Londynu na co dzień.

Porozmawiaj ze swoim zespołem, który model pracy będzie dla nich najlepszy. Nic nie jest na stałe. Jeśli twój zespół chce wrócić lub spróbować tradycyjnej przestrzeni biurowej, to w porządku! Nawet tutaj, w Shoprocket, dyskutowaliśmy, które działy (np. sprzedaż i marketing) mogą lepiej funkcjonować w centralnej przestrzeni biurowej. Zawsze na nowo oceniamy naszą sytuację i szukamy sposobów na jej poprawę.