Bem-vindo à nossa entrevista com um grupo de especialistas. Conversamos com 21 especialistas para responder à pergunta:

Quais são as principais ferramentas de produtividade que você recomendaria para pequenas empresas que buscam crescer?

Gerenciar uma pequena empresa não é uma tarefa fácil, especialmente quando você está apenas começando. Esperamos que este artigo possa ajudar a melhorar sua produtividade e a fazer seu negócio crescer!

Os Especialistas

Neil Patel

Nossa empresa utiliza algumas ferramentas para aumentar a produtividade. A primeira é Slack, que ajuda a agilizar nossos esforços de comunicação, permitindo que façamos mais em diferentes departamentos e cometamos menos erros. A segunda ferramenta que usamos é Rescue Time, que ajuda a otimizar nossa eficiência. Ela mostra onde estamos desperdiçando tempo. A terceira ferramenta que usamos é Skype… Temos muitos funcionários remotos e isso nos permite manter contato para que possamos avançar continuamente.

Alistair Read — HireHub

Três ferramentas de produtividade que funcionam bem para nosso negócio são:

• Canva cria visuais de marketing de forma simples, que são rápidos e fáceis de usar para redes sociais. É mais fácil de entender que o Adobe e perfeito para quando você tem prazos apertados.
• Google Drive é uma ótima ferramenta para compartilhar um documento ou uma planilha dentro da sua organização. Ferramentas simples permitem que você trabalhe com alguém enquanto edita ou revisa.
• Slack oferece canais de comunicação focados, que são versáteis e úteis. Organizar a comunicação online é vital para que uma empresa prospere e seja produtiva.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist é um sistema de gerenciamento de tarefas pessoal limpo e bonito. Ele se integra ao Gmail, Google Calendar e é maravilhosamente multiplataforma. Eu uso o Todoist para gerenciar minhas tarefas individuais no trabalho, em casa e na vida.
• Evernote é meu aplicativo favorito para ideias de todos os tempos. Sou usuário há muito tempo e tenho mais de 5 mil notas lá agora, provavelmente um guia perspicaz para nossas vidas malucas do século 21 que historiadores do futuro poderão descobrir!
• Asana é o aplicativo que usamos para gerenciar nossos projetos de trabalho diários. É um ótimo meio para equipes remotas, como a nossa, colaborarem. Através desses três aplicativos, consigo gerenciar minha vida, minha mente e meu trabalho.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Este aplicativo para iPhone é incrível. Eu adiciono metas e tarefas a uma lista de tarefas que sincroniza com todos os outros dispositivos que tenho; iPad e Desktop. Eu uso para me manter organizado e focado em grandes metas.
• Wordpress Editorial Calendar — A segunda ferramenta é um plugin do Wordpress que uso para organizar minhas ideias de conteúdo. Como criador de conteúdo, é uma ferramenta que não posso viver sem.
• A terceira ferramenta está longe de ser tecnológica. É meu quadro branco. Eu anoto ideias para produtos, planejo meus funis de vendas e escrevo lembretes rápidos para ajustes no site.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Somos uma agência de marketing de nicho que se especializa em promover prêmios para marcas em todo o mundo. Precisávamos de uma ferramenta para lidar com o volume de trabalho (talvez 300 projetos ativos a qualquer momento), a diversidade (os projetos variam de £200 a mais de £100.000) e a geografia (mais de 65 países e 42 moedas em 2015!). Encontramos isso em Paprika — uma solução projetada especificamente para agências. Além das funções habituais de CRM, possui excelentes funções de folha de tempo e faturamento e fornece um pacote completo de contabilidade. Está aberto a cada minuto de cada dia útil e ainda possui uma versão reduzida como aplicativo móvel.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender é um super aplicativo de calendário para Windows 10 que sincroniza com Google Calendars, significando que posso acessar meu diário do meu PC e também do meu celular em movimento.
• Wave Apps — A equipe aqui fornece um software de contabilidade gratuito que nos permite acompanhar rapidamente as finanças da nossa empresa. O aplicativo online permite sincronizar nossa conta bancária empresarial, acompanhar despesas e você pode até escanear recibos que depois importam para uma planilha.
• Finalmente, eu uso físicos quadros brancos! Temos muitos em nosso escritório e eles são úteis para gerenciar projetos e deixar notas para outras pessoas da equipe, dando uma visão geral de onde estamos com o negócio.

Scott Woodley — Tutora

Nós administramos um marketplace online, gerenciando milhares de tutores, então nossa velocidade de comunicação é crucial. Existem ótimas ferramentas por aí, mas antes que alguém comece a procurar novos aplicativos… APRENDAM OS ATALHOS DE TECLADO! Aprender isso poderia te salvar horas a cada semana e já estão instalados para você.

Minhas ferramentas favoritas têm que ser Gorgias e TextExpander. Ambos permitem que você envie mensagens pré-gravadas inserindo um código encurtado. Eu recomendei duas porque têm compatibilidade variável com diferentes provedores de e-mail, então vale a pena usar ambas em conjunto. Maravilhosamente, eles ainda dizem quanto tempo você economizou — eu já tenho dois dias no meu “banco”. Junto com isso, também usamos os e-mails prontas do Google Mail.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Produzir trabalho ninja significa que precisamos de ferramentas ninja. Nossa agência de marketing digital usa essas três ótimas ferramentas de produtividade:

• Para comunicação, usamos Slack. É incrível porque é rápido e nos permite entrar e sair de conversas sobre nossos diferentes clientes conforme necessário, iniciar novas conversas e ter uma abordagem colaborativa e aberta para discussões. Realizamos chamadas e reuniões via Skype através do Slack.
• Para gerenciamento de projetos, usamos Teamwork. É super importante ter um software de definição de tarefas para acompanhar o progresso das tarefas.
• Para rastreamento de tempo, usamos Hubstaff. Este mantém a gente alerta e garante que estamos trabalhando produtivamente, rastreando nosso tempo de trabalho e taxa.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

As três principais ferramentas que usamos atualmente e recomendamos para produtividade são Toggl, Hootsuite e Google Calendar.

• Toggl é um software de rastreamento de tempo com uma opção de conta gratuita. Com vários projetos de clientes ativos, isso ajuda a documentar o tempo gasto para fins de faturamento, juntamente com a redução de distrações de uma tarefa. Pode ser pausado para interrupções de chamadas e reuniões, se necessário.
• Hootsuite é um aplicativo amplamente conhecido agora, mas é a melhor ferramenta gratuita para atividades programadas em redes sociais, e usamos isso junto com postagens ao vivo e postagens programadas no Facebook.
• Google Calendar pode parecer uma recomendação monótona ou surpreendente. No entanto, com os recursos trabalhando em escritórios separados, ele fornece compartilhamento e atualização instantânea de horários no desktop e celular. Também trabalhamos com planejamento; bloqueando horas no calendário para um determinado trabalho para que reuniões não atrapalhem, e isso atua como uma lista de tarefas.

Bernadette Ancog — Black Card Books

Aqui estão as melhores ferramentas de produtividade que consideramos úteis em nosso negócio e que usamos regularmente:

• Google Apps for Business
• Box.net — Salva arquivos e é fácil de acessar especialmente quando estamos em dispositivos móveis
• Podio.com Para gerenciamento de projetos, bem como para o gerenciamento das operações gerais
• GotoMeeting.com — Para configurar conferências
• InfusionSoft — Para nossas campanhas de e-mail
• Leadpages.net — Para criar formulários e páginas de destino

Essas ferramentas são responsáveis por nossas operações diárias e têm se mostrado muito confiáveis com o tipo de operações que realizamos para fornecer um melhor serviço aos nossos clientes.

Andy Vale — Audiense

Nos últimos seis meses, temos usado Asana para organizar nossas tarefas de todos os tamanhos. Nossa equipe de marketing realiza atividades regulares como comunicação de produtos, blogs, mídias sociais e PR, combinadas com um número crescente de projetos maiores, como lançamentos de produtos, campanhas de geração de leads e até mesmo uma mudança de nome. Então, há muita coisa acontecendo! Ter algo para monitorar e atribuir o trabalho contínuo da equipe — assim como detalhes importantes sobre cada tarefa individual — nos permitiu gerenciar uma carga de trabalho crescente com clareza e eficiência. Há também o incentivo adicional de um ocasional unicórnio voando pela tela quando você completa uma tarefa.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

As três ferramentas de produtividade que mais gosto atualmente são:

• WorkFlowy — Um aplicativo rápido, limpo e de criação de listas. Ele sincroniza entre dispositivos e cumpre a tarefa. Estou até usando para armazenar meu produto digital.
• Calendars 5 — O aplicativo de calendário que usei por mais tempo. Gosto da forma como se integra ao Google Calendar.
• 30/30 — Um aplicativo de timer por intervalos com uma ótima interface. Use-o como um timer Pomodoro e salve outros ciclos de timer também.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

Minha ferramenta de produtividade favorita é Rescue Time. Você pode instalá-la no seu computador e ela rastreia quais programas e sites você passa mais tempo. É uma boa ferramenta para te responsabilizar por distrações. Por exemplo, se você estiver fazendo um trabalho real e depois mudar para o Youtube, isso será registrado e você será responsabilizado. Ela também pode dizer quais dias você é mais produtivo, para que você possa entender o porquê e tornar seus outros dias tão produtivos.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

A melhor ferramenta de produtividade que sugiro é o aplicativo Pomodoro. Ela divide o tempo de trabalho em uma razão de 25/5, com 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. Descobrimos que nossos funcionários são mais produtivos quando têm micro-pausas para esticar, reabastecer água ou checar o Facebook. Isso mostra a nossos funcionários que encorajamos pequenas pausas.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Eu uso o Trello para gerenciar todos os meus projetos. Ele me dá uma ótima visão geral visual e é fácil mover as tarefas. E posso facilmente adicionar membros da equipe para que saibam exatamente em que ponto estamos em cada etapa de um projeto.
• Egg timer — É fácil se deixar levar pelo que estamos trabalhando. Mas só podemos nos concentrar por tanto tempo antes que a produtividade diminua. Então eu uso um timer de cozinha comum para garantir que eu tenha pausas regulares longe do meu computador. Isso me ajuda a manter o foco.
• Brain.Fm — A música pode atrapalhar nosso foco ou ajudar a nos concentrar. A verdade é que a maioria das músicas são uma distração, por exemplo, se você se pegar cantando junto com as letras, não está se concentrando no que está fazendo. O Brain.fm é uma ferramenta que toca músicas especialmente projetadas para melhorar o foco. Também pode nos ajudar a relaxar ou dormir & suas músicas foram testadas por neurocientistas — muito legal.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Como uma pequena e ágil startup, utilizamos o método SCRUM através do JIRA Software para definir metas, avançar nossa produtividade e manter todos atualizados sobre o progresso uns dos outros. A interface é bem adequada para a metodologia SCRUM, ajudando-nos a atribuir tarefas facilmente, configurar sprints quinzenais e ver visualmente nosso nível de produtividade. Claro, também fazemos check-ins de maneira tradicional com reuniões diárias em que discutimos as tarefas que completamos ontem e o que pretendemos completar hoje. Combinados, esses esforços mantêm um nível de transparência, quebram a hierarquia e mantêm os funcionários motivados a trabalhar em prol da mesma causa.

Robin Smith — Be Social, Get Success

Algumas das minhas ferramentas de produtividade favoritas também são boas para o bolso. Três ferramentas que uso diariamente incluem:

• Doodle- Permite que você encontre um horário comum para um grupo de pessoas para reuniões. Chega de idas e vindas com e-mails para encontrar uma data e hora.
• Dropbox — Como ter um pen drive com você em todos os lugares. Você pode salvar de qualquer lugar, em qualquer dispositivo e seus arquivos estão sempre disponíveis. Sempre tenha a versão mais atualizada na ponta dos dedos.
• Trello — Aplicativo de gerenciamento de projetos que permite que várias pessoas trabalhem em projetos e você pode ver o progresso à primeira vista.

Todos têm uma versão gratuita que é robusta o suficiente para muitas empresas e a versão paga não quebra o banco. Esses três aplicativos me economizam horas e horas de tempo a cada semana.

Tina Lo — Klarety

Estratégize e planeje suas metas anuais, trimestrais, mensais e, em seguida, semanais/diárias com qualquer programa de calendário. Reavalie o calendário mensal ou trimestralmente para garantir que as metas sejam cumpridas. Semanalmente/diariamente, liste todas as tarefas que devem ser executadas para atingir a meta.

Particularmente gosto de usar o Calendário no Mac para sincronizar facilmente com todos os meus dispositivos (MacBook, iPad, iPhone).

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Para nos mantermos focados e colaborarmos entre nós no escritório, usamos uma ferramenta chamada Asana. Com o Asana, conseguimos organizar pessoas em equipes e atribuir tarefas para todos concluírem até uma data específica. Todos na organização podem se comunicar, compartilhar arquivos, acompanhar o status do projeto e muito mais com a ferramenta. Meu elemento favorito do Asana é o controle que ele dá aos líderes de equipe para organizar e levar projetos adiante sem precisar estar presente. Embora tenha uma curva de aprendizado mais alta que ferramentas similares, compensa isso com seus recursos.

Mathew Woodward

O problema com ferramentas de produtividade é que se você usar muitas delas — isso pode ser contra-produtivo. Em vez disso, é melhor encontrar uma única ferramenta de produtividade que se adapte a você.

Para mim, eu uso Evernote combinado com o processo explicado em TheSecretWeapon. Tudo, desde tarefas/projetos que preciso completar na minha vida profissional até lembrar de pagar as contas em dia.

Não só o Evernote é 100% gratuito, como também possui recursos incríveis. Por exemplo, você pode tirar uma foto de um recibo com seu celular, e então procurar qualquer texto que esteja dentro daquela imagem. O Evernote também possui aplicativos móveis completamente funcionais, o que significa que você pode se manter organizado e produtivo onde quer que vá!

Michael King

Usamos o Teamwork Projects para gerenciar nossos projetos, usamos Insightly como nosso CRM, e Slack. Integramos as coisas tanto quanto possível e damos visibilidade a tudo usando Klipfolio como nosso sistema de dashboard. Especificamente, mostramos o número de tarefas que cada membro da equipe tem para a semana, quantas eles completaram e quantas restam em conjunto para ajudar a motivar todos a atingir nossas metas.