O que aprendi ao trabalhar em uma equipe remota

Você tem pensado em mudar de um espaço de escritório tradicional para um modelo de trabalho distribuído? Talvez você já tenha feito isso e esteja tentando descobrir como fazê-lo funcionar?

Nós já passamos por isso. Aqui na Shoprocket, recentemente nos mudamos de um escritório centralizado para trabalhar como uma equipe remota. O modelo de trabalho distribuído oferece muita liberdade, mas pode ser difícil de gerenciar. Existem muitas opiniões sobre se é benéfico se livrar de um escritório centralizado e fazer seus funcionários trabalharem onde quiserem.

O foco deste artigo é compartilhar minha experiência trabalhando com a equipe distribuída da Shoprocket. Por que você deveria se importar com a experiência de um estagiário? Porque, seja você esteja pensando em fazer a mudança ou já tenha feito, por que não aprender sobre o que outra equipe faz para fazer uma equipe remota funcionar?

Então, por que a Shoprocket adotou o modelo distribuído?

Bem, primeiro de tudo, um espaço de escritório era o ativo mais caro. Com tantas opções de lugares para trabalhar e alguns funcionários já trabalhando de outros países, o escritório não era uma necessidade. Por que não realocar os fundos usados para um espaço próprio para as muitas outras necessidades de uma startup? É apenas um bom planejamento orçamentário. Especialmente porque um escritório nem sempre é totalmente utilizado por alguns funcionários. Por que pagar por um espaço quando alguns membros da equipe prefeririam trabalhar de casa?

Esse modelo também abre oportunidades para viajar. Para o estagiário americano com um desejo de viajar e um desejo de ir para a Europa, estou totalmente a favor disso. Como você não está preso a uma mesa, por que estar preso a uma cidade ou até mesmo a um país? Tudo o que você precisa é de uma boa conexão wifi e uma atitude de fazer as coisas e você pode trabalhar de onde quiser.

Minha maior lição dessa experiência: a parte mais importante de uma equipe distribuída é boa comunicação. Uma comunicação eficaz e fluida é crucial para ter uma equipe remota de sucesso. Como você estará se comunicando principalmente online ou por telefone, ser capaz de explicar ideias, mitigar problemas, delegar tarefas e verificar o progresso de maneira clara e concisa é absolutamente vital.

Para incentivar uma boa comunicação, utilizamos algumas ferramentas muito importantes e seguimos alguns exercícios. Primeiro, vou falar sobre nossas ferramentas, que incluem:

Slack

Slack é basicamente seu escritório virtual. Com uma startup de 12 pessoas, o Slack é uma ótima plataforma para apresentar ideias a seus colegas, obter feedback, discutir novos desenvolvimentos, construir camaradagem ou literalmente qualquer outra coisa que você possa fazer com mensagens online. No nosso Slack, temos uma mensagem geral para todos os funcionários e criamos canais específicos para tópicos, projetos e departamentos. Isso é útil para que perguntas ou ideias importantes não se percam na confusão. Por exemplo, temos um canal #marketing, um canal #almoço, um canal #notícias e um canal #geral, entre 42 outros. Você não é obrigado a se preocupar com canais que não o envolvem diretamente, mas também pode ficar atualizado com todas as partes da empresa revisando o que é discutido em outros canais. Você também pode enviar mensagens diretas para pessoas conforme necessário. Para um estagiário, essa é uma ótima opção para que todos não vejam minhas perguntas estúpidas.

Trello

O Trello é nosso quadro de notas adesivas online. Ele contém tarefas em cartões que você pode organizar da maneira que fizer sentido para você. Por exemplo, o marketing organiza as tarefas de acordo com quem é responsável por quais tarefas. Essas tarefas são codificadas por cores de acordo com a prioridade. Também temos tarefas nas colunas "Bloqueado", "Algum dia" ou "Concluído", o que significa que essas tarefas aguardam o progresso de outro funcionário, ideias para o futuro ou concluídas, respectivamente. Isso é ótimo para anotar ideias que você pode querer completar no futuro, mas que não são prioridades no momento. Além disso, quando finaliza uma tarefa, qualquer funcionário pode olhar para o quadro do Trello e ver qual tarefa deve prosseguir. Há algo mais satisfatório do que mover um cartão de tarefa concluída para a coluna "Concluído"?

Google Docs

Finalmente, uma ferramenta que reconheci ao entrar neste trabalho. Sou fã do Google Docs desde que o usei pela primeira vez para trabalhos escolares. O Google Docs é ótimo para colaboração em vários projetos. Você pode criar planilhas, apresentações e documentos que estão todos vinculados à sua conta do Gmail online. Várias pessoas podem trabalhar e editar um documento ao mesmo tempo. Você pode criar pastas dentro de pastas para máxima organização.

Passopolis

Em vez de ficar constantemente incomodando a equipe por informações de login, usamos o plugin Passopolis. Ele permite que qualquer funcionário acesse as credenciais de login para sites/serviços os quais a empresa está registrada.

Agora, vamos falar sobre nossos processos. Trabalhando em conjunto com nossas ferramentas, também seguimos alguns exercícios para garantir uma cultura dinâmica, confortável e eficiente. Nossos processos incluem:

Reuniões de cogumelo

As reuniões de cogumelo são reuniões nas quais os membros da equipe falam sobre qualquer coisa fora do trabalho. Essas reuniões são realizadas pessoalmente ou por videoconferência, dependendo de onde os membros estão trabalhando. O objetivo é conhecer a outra pessoa em um nível mais pessoal. Você pode aprender muito sobre a história de alguém conversando com eles por 30 minutos. A Shoprocket faz um esforço ativo para nunca cancelar uma reunião de cogumelo ou adiá-la continuamente. Para nós, construir relacionamentos significativos com seus colegas é tão importante quanto concluir seu trabalho.

Encontros/eventos presenciais

Embora nossa equipe trabalhe de onde quiser, temos um bom grupo que está baseado em Londres. Isso permite que a equipe se encontre fora do trabalho. Conversas online têm um limite. Agora posso ler as mensagens dos membros da equipe com suas vozes e colocar um nome em um rosto. Por exemplo, recentemente fomos jogar boliche e foi muito divertido.

Reuniões diárias

Um dos nossos canais no Slack é exclusivamente dedicado a reuniões diárias. Esses pequenos resumos mostram quais tarefas cada funcionário completou, está trabalhando e quais obstáculos estão dificultando o progresso. Não só isso é uma ótima ferramenta para manter todos responsáveis, mas também é útil para planejar e coordenar tarefas. As pessoas sabem o que esperar e quando esperar.

Todos também compartilham onde estão trabalhando no dia e onde planejam trabalhar no próximo. Isso é especialmente útil para funcionários que gostam de trabalhar com outras pessoas, pois eles podem planejar se encontrar com outro funcionário se estiverem na mesma cidade. Além disso, isso dá às pessoas ideias de ótimos lugares para trabalhar a seguir.

Reuniões semanais de toda a empresa

Toda sexta-feira, a equipe inteira se reúne no Google Hangouts para discutir as últimas e melhores de seus departamentos. É aqui que discutimos responsabilidades, o que está indo bem e o que precisa mudar. A Shoprocket adota uma cultura muito aberta e honesta. A dinâmica da equipe não é hierárquica.

Até agora, trabalhar em uma equipe distribuída tem sido uma experiência interessante. Demorou um tempo para eu me sentir confortável sem ter um horário fixo em um espaço de escritório constante. Mas também tem sido ótimo ver diferentes partes de Londres dia após dia.

Discuta com sua equipe qual modelo de trabalho funciona melhor para eles. Nada é permanente. Se sua equipe quiser voltar ou experimentar um espaço de escritório tradicional, tudo bem! Até aqui na Shoprocket, já discutimos quais departamentos (ou seja, vendas e marketing) podem funcionar melhor em um espaço de escritório central. Estamos sempre reavaliando nossa situação e procurando maneiras de melhorá-la.