21 de experți recomandă cele mai bune instrumente de productivitate
Bine ați venit la interviul nostru expert de grup. Am discutat cu 21 de experți pentru a răspunde la întrebarea:
Care sunt cele mai bune instrumente de productivitate pe care le-ați recomanda micilor afaceri care doresc să crească?
Gestionarea unei mici afaceri nu este o sarcină ușoară, mai ales atunci când abia începi. Sperăm că acest articol poate ajuta la îmbunătățirea productivității tale și la creșterea afacerii tale!
Experții
Afacerea noastră folosește câteva instrumente pentru a crește productivitatea. Primul este Slack, care ajută la simplificarea eforturilor noastre de comunicare, permițându-ne să realizăm mai multe în diferite departamente și să facem mai puține greșeli. Al doilea instrument pe care îl folosim este Rescue Time, care ajută la optimizarea eficienței noastre. Îți arată unde îți pierzi timpul. Al treilea instrument pe care îl folosim este Skype… Avem mulți angajați la distanță și ne permite să rămânem conectați astfel încât să putem progresa continuu.
Alistair Read — HireHub
Trei instrumente de productivitate care funcționează bine pentru afacerea noastră sunt:
- Canva creează vizualuri de marketing fără efort, care sunt rapide și ușor de utilizat pentru social media. Este mai ușor de înțeles decât Adobe și perfect atunci când ai termene strânse.
- Google Drive este un instrument excelent pentru partajarea unui document sau a unui tabel în cadrul organizației tale. Instrumentele simple îți permit să lucrezi cu cineva în timp ce editezi sau corectezi.
- Slack oferă canale de comunicare concentrate, care sunt atât versatile, cât și utile. Organizarea comunicării online este esențială pentru ca o afacere să prospere și să fie productivă.
Phil Byrne — Positive Sparks
- Todoist este un sistem de gestionare a sarcinilor personale foarte curat și simplu. Se integrează cu Gmail, Google Calendar și este minunat pe mai multe platforme. Folosesc Todoist pentru a-mi gestiona sarcinile individuale la muncă, acasă și în viață.
- Evernote este aplicația mea preferată pentru idei din toate timpurile. Sunt un utilizator de mult timp și am peste 5K note acolo acum, probabil un ghid util pentru viețile noastre nebune din secolul 21 pentru istoricii viitorului să descopere!
- Asana este aplicația pe care o folosim pentru a gestiona proiectele noastre zilnice de muncă. Este un mediu excelent pentru echipele remote, ca a noastră, pentru a colabora. Pe aceste trei aplicații, pot să-mi gestionez viața, mintea și munca.
Hector Cuevas — Hectorpreneur
- Wunderlist — Această aplicație iPhone este uimitoare. Adaug obiective și sarcini pe o listă de to-do care se sincronizează cu toate celelalte dispozitive pe care le am; iPad și Desktop. O folosesc pentru a rămâne organizat și concentrat pe obiective mari.
- Wordpress Editorial Calendar — Al doilea instrument este un plugin Wordpress pe care îl folosesc pentru a organiza ideile mele de conținut. Ca creator de conținut, acesta este unul de care nu pot trăi fără.
- Al treilea instrument este departe de a fi tehnologic. Este tabloul meu whiteboard. Scriu idei pentru produse, planific funnel-urile de vânzări și notez memento-uri rapide pentru ajustările site-ului.
Jeremy Stern — PromoVeritas
Suntem o agenție de marketing de nișă care se specializează în organizarea de promoții cu premii pentru branduri din întreaga lume. Aveam nevoie de un instrument pentru a gestiona volumul de muncă (poate 300 de proiecte active în orice moment), diversitatea (proiectele variază de la £200 la peste £100,000) și geografia (peste 65 de țări și 42 de monede în 2015!). L-am găsit în Paprika — o soluție proiectată special pentru agenții. Pe lângă funcțiile obișnuite CRM, are funcții excelente pentru foi de timp și facturare și oferă un pachet complet de contabilitate. Este deschis în fiecare minut al fiecărei zile lucrătoare și are chiar și o versiune simplificată ca aplicație mobilă.
Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen
- One Calender este o aplicație super pentru Windows 10 care se sincronizează cu Google Calendar, ceea ce înseamnă că pot accesa jurnalul meu de pe PC și de pe telefon în deplasare.
- Wave Apps — Echipa de aici oferă un software de contabilitate gratuit care ne permite să urmărim rapid finanțele companiei noastre. Aplicația online ne permite să sincronizăm contul nostru bancar de afaceri, să urmărim cheltuielile și putem chiar să scanăm chitanțe care apoi se importă într-un tabel.
- În cele din urmă, folosesc tablouri fizice whiteboards! Avem multe în birou și sunt utile pentru gestionarea proiectelor și lăsarea notițelor pentru alte persoane din echipă, oferind o imagine de ansamblu asupra stadiului în care ne aflăm cu afacerea.
Scott Woodley — Tutora
Gestionăm un marketplace online, având în gestionare mii de tutori, așa că viteza de comunicare este crucială. Există câteva instrumente grozave, dar înainte ca cineva să înceapă să caute aplicații noi… ÎNVAȚĂ COMBINĂRILE DE TASTATURĂ! Învățarea acestora ar putea să-ți salveze ore întregi în fiecare săptămână și sunt deja instalate pentru tine.
Instrumentele mele preferate trebuie să fie Gorgias și TextExpander. Ambele îți permit să trimiți mesaje preînregistrate introducând un cod prescurtat. Am recomandat două deoarece au compatibilitate variată cu diferite furnizori de email, așa că merită să folosești ambele în combinație. Minunat, acestea îți arată chiar și cât timp ai economisit — am strâns până acum două zile în bancă. Pe lângă acestea, folosim și emailurile standardizate ale Google mail.
Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja
Producerea muncii ninja înseamnă că avem nevoie de instrumente ninja. Agenția noastră de marketing digital folosește aceste trei instrumente grozave de productivitate:
- Pentru comunicare, folosim Slack. Este minunat deoarece este rapid și ne permite să intrăm și să ieșim din discuții despre diferiții clienți, să începem noi discuții și să avem o abordare deschisă și colaborativă asupra discuțiilor. Organizăm apeluri și întâlniri prin Skype prin Slack.
- Pentru gestionarea proiectelor, folosim Teamwork. Este super important să ai un software de stabilire a sarcinilor pentru a urmări progresul sarcinilor.
- Pentru urmărirea timpului, folosim Hubstaff. Acesta ne menține activi și se asigură că muncim productiv prin urmărirea timpului de lucru și a ratei.
Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd
Cele trei instrumente de top pe care le folosim în prezent și le recomandăm pentru productivitate sunt Toggl, Hootsuite și Google Calendar.
- Toggl este un software de urmărire a timpului cu o opțiune de cont gratuit. Cu numeroase proiecte active ale clienților, acest lucru ajută la documentarea timpului petrecut în scopuri de facturare, în plus la reducerea distragerii de la o sarcină. Poate fi întrerupt pentru apeluri telefonice și întreruperi de întâlniri dacă este necesar.
- Hootsuite este acum bine cunoscut, dar este cel mai bun instrument gratuit pentru activitatea programată pe social media și îl folosim împreună cu postările live și postările programate pe Facebook.
- Google Calendar poate veni ca o recomandare plictisitoare sau surprinzătoare. Cu toate acestea, având resurse lucrând în birouri separate, oferă partajare și actualizare instantanee a programului pe desktop și mobil. De asemenea, planificăm; blocând ore în calendar pentru o anumită piesă de muncă astfel încât întâlnirile să nu intervină și acționează ca o listă de sarcini.
Bernadette Ancog — Black Card Books
Iată cele mai bune instrumente de productivitate pe care le considerăm utile în afacerea noastră și le-am folosit în mod regulat:
- Google Apps for Business
- Box.net — Salvează fișiere și este ușor de accesat, mai ales când suntem pe mobil
- Podio.com pentru gestionarea proiectelor, precum și pentru gestionarea operațiunilor generale
- GotoMeeting.com — Pentru organizarea conferințelor
- InfusionSoft — Pentru campaniile noastre de mailing
- Leadpages.net — Pentru crearea de formulare și pagini de destinație
Aceste instrumente sunt responsabile pentru operațiunile noastre zilnice și s-au dovedit a fi foarte fiabile cu tipul de activități pe care le avem pentru a oferi un serviciu mai bun clienților noștri.
Andy Vale — Audiense
În ultimele șase luni, am folosit Asana pentru a organiza sarcinile noastre de toate dimensiunile. Echipa noastră de marketing desfășoară activități regulate precum comunicarea produselor, bloguri, social media și PR, combinate cu un număr în creștere de proiecte mai mari, cum ar fi lansări de produse, campanii de generare de lead-uri și chiar o redenumire. Așadar, avem multe de făcut! Având ceva de monitorizat și de atribuit muncii ongoing a echipei — precum și detalii importante pentru fiecare sarcină individuală — ne-a permis să gestionăm o încărcătură de muncă în creștere cu claritate și eficiență. De asemenea, există și stimulentul suplimentar al unui unicorn care zboară ocazional pe ecran atunci când finalizezi o sarcină.
Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com
Trei instrumente de productivitate pe care le iubesc cel mai mult acum sunt:
- WorkFlowy — O aplicație rapidă, curată, pentru realizarea listelor. Se sincronizează pe dispozitive și își face treaba. O folosesc chiar și pentru a-mi organiza produsul digital.
- Calendars 5 — Aplicația de calendar cu care am stat cel mai mult. Îmi place cum se integrează cu Google Calendar.
- 30/30 — O aplicație de timer pentru intervale cu o interfață grozavă. O folosesc ca timer Pomodoro și salvez și alte cicluri de timer.
Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding
Instrumentul meu preferat de productivitate este Rescue Time. Poți să-l instalezi pe computerul tău și urmărește pe ce programe și site-uri petreci cel mai mult timp. Este un instrument bun pentru a te ține responsabil de distrageri. Așadar, de exemplu, dacă faci muncă reală și apoi te schimbi pe Youtube, acest lucru va fi înregistrat și vei fi responsabilizat. Poate spune, de asemenea, în ce zile ești mai productiv, astfel încât să poți să îți dai seama de ce este asta și să îți faci celelalte zile la fel de productive.
Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando
Cel mai bun instrument de productivitate pe care îl sugerez este aplicația Pomodoro. Împarte timpul de lucru într-un raport de 25/5, cu 25 de minute de muncă și 5 minute de odihnă. Am descoperit că angajații noștri sunt cei mai productivi când au micro-pauze pentru a se întinde, a umple apă sau a verifica Facebook. Le arată angajaților că încurajăm pauzele scurte.
Adam Connell — bloggingwizard.com
- Trello — Folosesc Trello pentru a-mi gestiona toate proiectele. Îmi oferă o imagine de ansamblu vizuală grozavă și este ușor să mut sarcini. Și pot adăuga cu ușurință membri ai echipei pentru a ști exact unde suntem cu fiecare punct al unui proiect.
- Egg timer — Este ușor să te lași prins în ceea ce faci. Dar putem concentra doar o anumită perioadă de timp înainte de a scădea productivitatea. Așa că folosesc un timer de bucătărie obișnuit pentru a mă asigura că am pauze regulate de la calculator. Acest lucru mă ajută să rămân concentrat.
- Brain.Fm — Muzica poate afecta concentrarea noastră sau poate ajuta la concentrare. Adevărul este că cea mai mare parte a muzicii este o distragere, de exemplu, dacă te găsești cântând la versuri, nu te concentrezi asupra a ceea ce faci. Brain.fm este un instrument care redă muzică special concepută pentru a îmbunătăți concentrarea. Poate, de asemenea, să ne ajute să ne relaxăm sau să adormim & muzica lor a fost testată de neuroștiințifici — foarte tare.
Karen Mesoznik — SaferVPN
Ca o mică și agilă start-up, utilizăm metoda SCRUM prin JIRA Software pentru a stabili obiective, a avansa productivitatea noastră și a ne menține unii pe alții la curent cu progresul celorlați. Interfața este bine adaptată pentru metodologia SCRUM, ajutându-ne să atribuim cu ușurință sarcini, să configurăm sprinturi bilunare și să vedem vizual nivelul nostru de productivitate. Desigur, verificăm și într-un mod tradițional cu întâlniri zilnice în care discutăm despre sarcinile pe care le-am finalizat ieri și despre ceea ce intenționăm să finalizăm azi. Combinat, aceste eforturi mențin un nivel de transparență, dărâmă ierarhia și mențin angajații motivați să lucreze pentru aceeași cauză.
Robin Smith — Be Social, Get Success
Unele dintre instrumentele mele preferate de productivitate sunt, de asemenea, bune pentru buzunar. Trei instrumente pe care le folosesc zilnic includ:
- Doodle- Îți permite să găsești un timp comun pentru un grup de oameni pentru întâlniri. Nu mai este nevoie de e-mailuri pentru a găsi o dată și o oră.
- Dropbox — Ca și cum ai avea un flash-drive cu tine peste tot. Poți salva de oriunde, de pe orice dispozitiv și fișierele tale sunt întotdeauna disponibile. Ai mereu cea mai actualizată versiune la îndemână.
- Trello — Aplicație de gestionare a proiectelor care permite mai multor persoane să colaboreze la proiecte și poți vedea progresul dintr-o privire.
Toate au o versiune gratuită care este suficient de robustă pentru multe afaceri și versiunea plătită nu rupe banca. Aceste trei aplicații îmi economisesc ore întregi de timp în fiecare săptămână.
Tina Lo — Klarety
Strategizează și planifică-ți obiectivele anuale, trimestriale, lunare și apoi săptămânale/ziua cu orice program de calendar. Reevaluează calendarul lunar sau trimestrial pentru a te asigura că obiectivele sunt atinse. La nivel săptămânal/ziual, listează toate sarcinile de executat pentru a atinge obiectivul.
Îmi place în mod special să folosesc Calendarul pe Mac pentru a se sincroniza ușor cu toate dispozitivele mele (MacBook, iPad, iPhone).
Emil Isaakov — Central Infusion Alliance
Pentru a rămâne concentrați și a colabora între noi la birou, folosim un instrument numit Asana. Cu Asana, putem organiza oamenii în echipe și atribui sarcini pentru ca toată lumea să termine până la o dată specifică. Oricine din organizație poate comunica, partaja fișiere, urmări starea proiectului și multe altele cu acest instrument. Elementul meu preferat din Asana este controlul pe care îl oferă liderilor de echipă în organizarea și avansarea proiectelor fără a trebui să fie acolo. Deși are o curbă de învățare mai mare decât instrumentele similare, compensează prin caracteristicile sale.
Problema cu instrumentele de productivitate este că, dacă folosești multe dintre ele — poate fi contraproductiv. În schimb, este mai bine să găsești un singur instrument de productivitate care ți se potrivește.
Pentru mine, folosesc Evernote combinat cu procesul explicat la TheSecretWeapon. Totul, de la sarcini/proiecte pe care trebuie să le finalizez în viața mea profesională la a-mi aminti să plătesc facturile la timp.
Nu doar că Evernote este 100% gratuit, dar are și caracteristici grozave. De exemplu, poți face o fotografie a unei chitanțe cu telefonul tău, iar apoi poți căuta orice text care se află în acea imagine. Evernote are, de asemenea, aplicații mobile complet funcționale, ceea ce înseamnă că poți rămâne organizat și productiv oriunde ai merge!
Folosim Teamwork Projects pentru a ne gestiona proiectele, folosim Insightly ca CRM și Slack. Integrăm totul cât mai mult posibil și oferim vizibilitate la tot folosind Klipfolio ca sistem de tablouri de bord. Punem în mod specific numărul de sarcini pe care fiecare membru al echipei le are pentru săptămână, câte au finalizat și câte au rămas în sumă, pentru a ajuta la motivația tuturor de a atinge obiectivele noastre.
