Ce am învățat din lucrul într-o echipă la distanță

Te-ai gândit să treci de la un spațiu de birou tradițional la un model distribuit de lucru? Poate că deja ai făcut acest lucru și încerci să îți dai seama cum să funcționeze?

Am fost acolo. Aici, la Shoprocket, ne-am mutat recent de la un birou centralizat pentru a lucra ca o echipă remote. Modelul de lucru distribuit oferă multă libertate, dar poate fi dificil de gestionat. Există multe opinii despre dacă este benefic să renunți la un birou centralizat și să le lași angajații să lucreze de unde doresc.

Focalizarea acestui articol este să împărtășesc experiența mea de lucru cu echipa distribuită de la Shoprocket. De ce ar trebui să îți pasă de experiența unui stagiar? Pentru că, fie că te gândești să faci schimbarea sau deja ai făcut-o, de ce să nu înveți despre ceea ce face o altă echipă pentru a face o echipă remote să funcționeze?

Deci, de ce a optat Shoprocket pentru modelul distribuit?

Ei bine, mai întâi de toate, un spațiu de birou era cel mai costisitor activ. Având atât de multe opțiuni pentru locuri de muncă și unii angajați care deja lucrau din alte țări, biroul nu era o necesitate. De ce să realoci fondurile folosite pentru un spațiu propriu în multe alte nevoi ale unei startup? Este pur și simplu o bugetare bună. În special, întrucât un birou nu este întotdeauna complet utilizat de unii angajați. De ce să plătești pentru un spațiu când unii membri ai echipei ar prefera să lucreze de acasă?

Acest model deschide, de asemenea, oportunități pentru călătorie. Pentru stagiarul american cu dorința de a călători pe treptele spre Europa, sunt total pentru asta. Deoarece nu ești legat de un birou, de ce să fii legat de un oraș sau chiar de o țară? Tot ce ai nevoie este o conexiune bună la internet și o atitudine de genul “să facem treaba asta” și poți lucra de oriunde ai vrea.

Cel mai important lucru pe care l-am învățat din această experiență: cel mai important aspect al unei echipe distribuite este comunicarea bună. O comunicare eficientă și fluidă este crucială pentru a avea o echipă remote de succes. Deoarece te vei comunica în principal online sau la telefon, a putea explica idei, a mitiga problemele, a delega sarcini și a verifica progresul într-un mod clar și concis este absolut vital.

Pentru a încuraja comunicarea bună, utilizăm câteva instrumente foarte importante și urmăm câteva exerciții. Mai întâi, îți voi prezenta instrumentele noastre care includ:

Slack

Slack este, practic, biroul tău virtual. Cu o startup de 12 persoane, Slack este o platformă excelentă pentru a-l folosi pentru a propune idei colegilor, a obține feedback, a discuta noi dezvoltări, a construi camaraderie sau literalmente orice altceva ai putea face cu mesageria online. În Slack-ul nostru, avem un mesaj general pentru toți angajații și am creat canale pentru subiecte specifice, proiecte și departamente. Acest lucru este util pentru a nu pierde întrebări sau idei importante în agitație. De exemplu, avem un canal #marketing, un canal #lunch, un canal #news și un canal #general, printre alte 42. Nu ești obligat să fii deranjat de canalele care nu te implică direct, dar poți, de asemenea, să te menții la curent cu toate părțile companiei revizuind ceea ce se discută pe alte canale. Poți, de asemenea, să trimiți mesaje directe indivizilor după cum este necesar. Pentru un stagiar, aceasta este o opțiune minunată, astfel încât toată lumea să nu vadă întrebările mele stupide.

Trello

Trello este tabloul nostru de notițe online. Acesta conține sarcini în carduri pe care le poți organiza în orice mod care are sens pentru tine. De exemplu, marketingul organizează sarcinile după cine este responsabil pentru care sarcini. Aceste sarcini sunt codificate pe culori după prioritate. Avem, de asemenea, sarcini sub coloanele „Blocat”, „Cândva” sau „Finalizat”, ceea ce înseamnă că aceste sarcini așteaptă progresul de la un alt angajat, idei pentru viitor sau au fost finalizate, respectiv. Acest lucru este grozav pentru a nota idei pe care poate dorești să le finalizezi în viitor, dar care nu sunt priorități în acest moment. În plus, când termini o sarcină, orice angajat poate verifica tabloul Trello și vede ce sarcină ar trebui să continue. Există cu adevărat ceva mai satisfăcător decât mutarea unui card de sarcină finalizat în coloana „Finalizat”?

Google Docs

În final, un instrument pe care l-am recunoscut venind în această muncă. Am fost fan al Google Docs încă de când l-am folosit prima dată pentru teme școlare. Google Docs este grozav pentru colaborarea la diverse proiecte. Poți crea foi de calcul, prezentări și documente care sunt toate legate de contul tău Gmail online. Mai multe persoane pot lucra și edita un document simultan. Poți crea foldere în interiorul folderelor pentru o organizare maximă.

Passopolis

În loc să deranjezi constant echipa pentru informații de autentificare, folosim plugin-ul Passopolis. Acesta permite oricărui angajat să acceseze datele de autentificare pentru site-urile/serviciile pentru care este înregistrată compania.

Acum, să discutăm despre procesele noastre. Lucrând în tandem cu instrumentele noastre, urmăm, de asemenea, câteva exerciții pentru a asigura o cultură dinamică, confortabilă și eficientă. Procesele noastre includ:

Întâlniri de ciuperci

Întâlnirile de ciuperci sunt întâlniri în care membrii echipei discută orice altceva în afară de muncă. Acestea se desfășoară fie față în față, fie printr-un apel video, în funcție de locul de unde lucrează membrii. Scopul este de a cunoaște persoana respectivă la un nivel mai personal. Poți învăța multe despre povestea cuiva vorbind cu ei timp de 30 de minute. Shoprocket face un efort activ de a nu anula niciodată o întâlnire de ciuperci sau de a o amâna constant. Pentru noi, construirea de relații semnificative cu colegii este la fel de importantă ca și finalizarea muncii tale.

Întâlniri/evenimente față în față

Deși echipa noastră lucrează de unde doresc, avem un grup solid care își desfășoară activitatea în Londra. Aceasta permite echipei să se întâlnească în afara muncii. Discuțiile online pot merge doar atât de departe. Acum pot citi mesajele membrilor echipei în vocile lor și să asociez un nume cu o față. De exemplu, recent am fost la bowling și ne-am distrat foarte bine.

Standupuri zilnice

Unul dintre canalele noastre Slack este dedicat exclusiv standupurilor zilnice. Aceste scurte mesaje prezintă ce sarcini a realizat fiecare angajat, pe ce lucrează și ce obstacole împiedică progresul. Acest lucru nu este doar un instrument grozav pentru a menține pe toată lumea responsabilă, ci este util pentru planificarea și coordonarea sarcinilor. Oamenii știu la ce să se aștepte și când să se aștepte.

Toți împărtășesc, de asemenea, de unde lucrează pentru ziua respectivă și unde plănuiesc să lucreze în continuare. Acest lucru este deosebit de util pentru angajații care preferă să lucreze cu alții, pentru că pot planifica să se întâlnească cu un alt angajat dacă se află în același oraș. În plus, le oferă oamenilor idei despre locuri grozave unde să lucreze pe viitor.

Standupuri săptămânale pentru întreaga companie

În fiecare vineri, întreaga echipă se adună pe Google Hangouts pentru a discuta cele mai recente noutăți din departamentele lor. Aici ne stabilim responsabilitățile, ceea ce merge bine și ce trebuie să se schimbe. Shoprocket îmbrățișează o cultură foarte deschisă și onestă. Dinamica echipei nu este ierarhică.

Până acum, lucrul într-o echipă distribuită a fost o experiență interesantă. Mi-a luat ceva timp pentru a fi confortabil fără a avea un program stabilit într-un spațiu de birou constant. Dar a fost, de asemenea, grozav să văd diferite părți ale Londrei zi de zi.

Discută cu echipa ta care model de lucru funcționează cel mai bine pentru ei. Nimic nu este permanent. Dacă echipa ta vrea să revină sau să încerce un spațiu de birou tradițional, asta este în regulă! Chiar și aici, la Shoprocket, am discutat despre ce departamente (de exemplu, vânzări și marketing) ar putea funcționa mai bine într-un spațiu de birou centralizat. Ne evaluăm constant situația și căutăm modalități de a o îmbunătăți.