Добро пожаловать в наше крупное интервью с экспертами. Мы поговорили с 21 экспертом, чтобы ответить на вопрос:

Какие инструменты продуктивности вы бы рекомендовали малым предприятиям, стремящимся к росту?

Управление малым бизнесом — это непростая задача, особенно когда вы только начинаете. Надеемся, эта статья поможет повысить вашу продуктивность и развивать ваш бизнес!

Эксперты

Нил Пател

Наш бизнес использует несколько инструментов для повышения продуктивности. Первый — это Slack, он помогает оптимизировать наши коммуникации, что позволяет нам выполнять больше задач в разных отделах и допускать меньше ошибок. Второй инструмент, который мы используем — это Rescue Time, он помогает оптимизировать нашу эффективность. Он показывает, где вы теряете время. Третий инструмент, который мы используем — это Skype… У нас много удаленных сотрудников, и он позволяет нам оставаться на связи, чтобы мы могли постоянно прогрессировать.

Элистир Рид — HireHub

Три инструмента продуктивности, которые хорошо работают для нашего бизнеса:

• Canva создает простые маркетинговые визуалы, которые быстро и легко использовать для социальных сетей. Это проще для понимания, чем Adobe, и идеально для случаев, когда у вас жесткие сроки.
• Google Drive — отличный инструмент для совместного использования документа или таблицы в вашей организации. Простейшие инструменты позволяют вам работать с кем-то, редактируя или корректируя текст.
• Slack предлагает каналы для сосредоточенных коммуникаций, которые одновременно универсальны и полезны. Организация коммуникации в интернете имеет жизненно важное значение для успешного и продуктивного бизнеса.

Фил Бирн — Positive Sparks

• Todoist — это красиво оформленная и простая система управления личными задачами. Она интегрируется с Gmail, Google Calendar и является прекрасно совместимой с разными платформами. Я использую Todoist, чтобы управлять своими индивидуальными задачами на работе, дома и в жизни.
• Evernote — мой любимый приложение для идей на все времена. Я долго им пользуюсь и у меня сейчас более 5 тысяч заметок, вероятно, значительное руководство для историков будущего, чтобы исследовать нашу безумную жизнь 21 века!
• Asana — это приложение, которое мы используем для управления нашими проектами на ежедневной основе. Это отличный инструмент для удаленных команд, таких как наша, для совместной работы. С помощью этих трех приложений я способен управлять своей жизнью, своим разумом и своей работой.

Гектор Куэвас — Hectorpreneur

• Wunderlist — это удивительное приложение для iPhone. Я добавляю цели и задачи в список дел, который синхронизируется со всеми другими устройствами, которые у меня есть: iPad и настольный компьютер. Я использую его, чтобы оставаться организованным и сосредоточенным на крупных целях.
• Wordpress Editorial Calendar — второй инструмент это плагин для Wordpress, который я использую для организации своих идей контента. Как создатель контента, это тот, без которого я не могу обойтись.
• Третий инструмент далек от технологий. Это мой доска для записей. Я записываю идеи для продуктов, планирую свои воронки продаж и делаю быстрые заметки для правок сайта.

Джереми Стерн — PromoVeritas

Мы являемся нишевым маркетинговым агентством, специализирующимся на проведении призовых акций для брендов по всему миру. Нам нужен был инструмент для обработки объема работы (возможно, 300 активных проектов в любое время), разнообразия (проекты варьируются от £200 до более £100,000) и географии (более 65 стран и 42 валют в 2015 году!). Мы нашли его в Paprika — решение, разработанное специально для агентств. Кроме обычных функций CRM, у него есть отличные функции учета рабочего времени и выставления счетов, а также полный бухгалтерский пакет. Он открыт каждую минуту каждого рабочего дня и даже имеет упрощенную версию в виде мобильного приложения.

Санжай Агарвал — Spice Kitchen

• One Calender — это отличное приложение для календаря для Windows 10, которое синхронизируется с Google Календарями, что позволяет мне получать доступ к своему дневнику с ПК и также с телефона в пути.
• Wave Apps — команда предоставляет бесплатное бухгалтерское программное обеспечение, которое позволяет нам быстро отслеживать финансы компании. Онлайн-приложение позволяет нам синхронизировать наш банковский счет для бизнеса, отслеживать расходы, и вы даже можете сканировать квитанции, которые затем импортируются в таблицу.
• Наконец, я использую физические доски для записей! У нас их много в офисе, и они полезны для управления проектами и оставления заметок для других членов команды, а также для предоставления информации о состоянии дел в бизнесе.

Скотт Вудли — Tutora

Мы управляем онлайн-рынком, управляя тысячами репетиторов, поэтому скорость нашей коммуникации имеет решающее значение. Есть несколько отличных инструментов, но прежде чем кто-либо начнет искать новые приложения… УСВОЙТЕ ГОРЯЧИЕ КЛАВИШИ! Изучение этих комбинаций может сэкономить вам часы каждую неделю, и они уже установлены для вас.

Мои любимые инструменты — это Gorgias и TextExpander. Оба позволяют отправлять заранее записанные сообщения, вводя сокращенный код. Я рекомендую оба варианта, потому что они имеют разную совместимость с разными почтовыми провайдерами, поэтому стоит использовать их одновременно. Прекрасно, что они даже показывают, сколько времени вы сэкономили — у меня сейчас два дня в запасе. Наряду с ними мы также используем письма Gmail.

Тим Кэмерон-Китчен — Exposure Ninja

Производство ниндзя-работы требует ниндзя-инструментов. Наше агентство цифрового маркетинга использует эти три отличных инструмента продуктивности:

• Для общения мы используем Slack. Это круто, потому что это быстро и позволяет нам входить и выходить из чатов о наших различных клиентах, начинаем новые чаты и ведем открытые и совместные обсуждения. Мы проводим звонки и встречи через Skype через Slack.
• Для управления проектами мы используем Teamwork. Очень важно иметь программное обеспечение для постановки задач, чтобы отслеживать выполнение задач.
• Для учета времени мы используем Hubstaff. Этот инструмент заставляет нас быть в форме и обеспечивает продуктивную работу, отслеживая наше рабочее время и тариф.

Рэйчел Дайнес — Shake It Up Creative Ltd

Топ-3 инструмента, которые мы сейчас используем и рекомендуем для повышения продуктивности: Toggl, Hootsuite и Google Calendar.

• Toggl — это программа учета времени с опцией бесплатной учетной записи. С несколькими активными проектами для клиентов это помогает документировать затраченное время для выставления счетов и одновременно снижать отвлечение от задачи. Вы можете приостанавливать на время звонков и перерывов в работе, если это необходимо.
• Hootsuite сейчас широко известен, но это лучший бесплатный инструмент для планирования активности в социальных сетях, и мы используем его наряду с живыми публикациями и запланированными постами в Facebook.
• Google Calendar может показаться скучным или удивительным рекомендованным инструментом. Однако с ресурсами, работающими в отдельных офисах, он обеспечивает совместное использование и мгновенное обновление расписаний на ПК и мобильных устройствах. Мы также планируем работу, блокируя часы в календаре для конкретной работы, чтобы встречи не мешали, и он служит списком дел.

Бернадетт Анког — Black Card Books

Вот лучшие инструменты продуктивности, которые мы находим полезными в нашем бизнесе и которые регулярно используем:

• Google Apps для бизнеса
• Box.net — сохраняет файлы и легко доступен, особенно когда мы на мобильных устройствах
• Podio.com для управления проектами, а также для управления общими операциями
• GotoMeeting.com — для организации конференций
• InfusionSoft — для наших почтовых кампаний
• Leadpages.net — для создания форм и целевых страниц

Эти инструменты отвечают за наши повседневные операции и показывают свою надежность с учетом типа операций, которые мы ведем, чтобы предоставить нашим клиентам лучший сервис.

Энди Вейл — Audiense

В течение последних шести месяцев мы используем Asana для организации наших задач любого размера. Наша команда по маркетингу выполняет регулярные действия, такие как коммуникация о продуктах, блоги, социальные сети и PR, в сочетании с растущим числом более крупных проектов, таких как запуски продуктов, кампании по генерации лидов и даже ребрендинг. Так что у нас много дел! Наличие чего-то, чтобы отслеживать и назначать текущую работу команды — а также важные детали по каждой отдельной задаче — позволило нам управлять растущей нагрузкой с ясностью и эффективностью. Также есть дополнительное поощрение в виде gelegndari на экране, когда вы завершаете задачу.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

Три инструмента продуктивности, которые мне нравятся больше всего на данный момент:

• WorkFlowy — быстрое, чистое приложение для создания списков. Оно синхронизируется на всех устройствах и выполняет задачу. Я даже использую его для хранения своего цифрового продукта.
• Calendars 5 — приложение для календаря, с которым я пользовался дольше всего. Мне нравится, как оно интегрируется с Google Calendar.
• 30/30 — приложение для таймера-интервалов с отличным интерфейсом. Используйте его в качестве таймера Помодоро и сохраняйте другие циклы таймера.

Джесси Харрисон — Zeus Pre-settlement Funding

Мой любимый инструмент продуктивности — это Rescue Time. Вы можете установить его на своем компьютере, и он отслеживает, на каких программах и веб-сайтах вы проводите больше всего времени. Это хороший инструмент, чтобы держать себя в ответствии за отвлечения. Например, если ваша работа заключается в выполнении реальной работы и затем вы переключаетесь на Youtube, это будет зафиксировано, и вы будете привлечены к ответственности. Он также может сказать вам, в какие дни вы более продуктивны, чтобы вы могли выяснить, почему это так, и сделать остальные дни такими же продуктивными.

Лия Престон — staySky Suites I-Drive Orlando

Лучший инструмент продуктивности, который я рекомендую — это Pomodoro приложение. Оно разбивает рабочее время на соотношение 25/5, с 25 минутами работы и 5 минутами отдыха. Мы обнаружили, что наши сотрудники наиболее продуктивны, когда у них есть короткие перерывы для разминки, пополнения воды или проверки Facebook. Это дает нашим сотрудникам понять, что мы поддерживаем небольшие перерывы.

Адам Коннелл — bloggingwizard.com

• Trello — я использую Trello для управления всеми своими проектами. Это дает мне отличный визуальный обзор, и легко перемещать задачи. Я также могу легко добавлять членов команды, чтобы они точно знали, на каком этапе находится каждый пункт проекта.
• Таймер для яиц — легко увязнуть в работе. Но мы можем сосредоточиться только некоторое время, прежде чем продуктивность начнет падать. Поэтому я использую обычный кухонный таймер для яиц, чтобы убедиться, что у меня есть регулярные перерывы от компьютера. Это помогает мне оставаться сфокусированным.
• Brain.Fm — музыка может мешать нашей сосредоточенности или же наоборот, помогать нам сосредотачиваться. Правда в том, что большая часть музыки отвлекает, например, если вы обнаружите, что поете слова песен, вы не сосредоточены на том, что делаете. Brain.fm — это инструмент, который играет музыку, специально предназначенную для улучшения сосредоточенности. Он также может помочь расслабиться или уснуть, и их музыка была протестирована нейробиологами — очень круто.

Карен Мезозник — SaferVPN

Как маленький и гибкий стартап, мы используем метод SCRUM через JIRA Software для установления целей, повышения нашей продуктивности и поддержания друг друга в курсе прогресса. Интерфейс хорошо подходит для методологии SCRUM, помогая нам легко назначать задачи, устанавливать двухнедельные спринты и визуально видеть уровень нашей продуктивности. Конечно, мы также встречаемся по-старомодному с ежедневными стендапами, на которых обсуждаем задачи, которые мы выполнили вчера, и что мы собираемся завершить сегодня. Совместно эти усилия сохраняют уровень прозрачности, разбивают иерархию и мотивируют сотрудников работать на общую цель.

Робин Смит — Be Social, Get Success

Некоторые из моих любимых инструментов продуктивности также полезны для кошелька. Три инструмента, которые я использую ежедневно:

• Doodle- позволяет находить общее время для группы людей для встреч. Больше не нужно обмениваться электронными письмами, чтобы найти дату и время.
• Dropbox — как иметь флешку с собой везде, где бы вы ни находились. Вы можете сохранять откуда угодно, с любого устройства, и ваши файлы всегда доступны. Всегда имейте самую актуальную версию под рукой.
• Trello — приложение для управления проектами, которое позволяет нескольким людям работать над проектами, и вы можете видеть прогресс с первого взгляда.

Все они имеют бесплатную версию, которая достаточно мощная для многих бизнесов, а платная версия не ударит по вашему кошельку. Эти три приложения экономят мне часы и часы времени каждую неделю.

Tina Lo — Klarety

Стратегия и планирование ваших годовых, квартальных, ежемесячных, а затем еженедельных/ежедневных целей с помощью любой программы календаря. Переоцените календарь на ежемесячной или квартальной основе, чтобы убедиться, что цели достигнуты. На еженедельной/ежедневной основе перечислите все задачи, которые необходимо выполнить для достижения цели.

Мне особенно нравится использовать Календарь на Mac, чтобы легко синхронизировать со всеми моими устройствами (MacBook, iPad, iPhone).

Эмиль Исааков — Central Infusion Alliance

Чтобы оставаться сосредоточенным и взаимодействовать друг с другом в офисе, мы используем инструмент под названием Asana. С помощью Asana мы можем организовывать людей в команды и назначать задачи, которые каждый должен завершить к определенной дате. Каждый в организации может общаться, делиться файлами, отслеживать статус проекта и многое другое с помощью этого инструмента. Мой любимый элемент Asana — это контроль, который она дает лидерам команд для организации и продвижения проектов без необходимости быть там. Хотя у нее кривая обучения выше, чем у аналогичных инструментов, она компенсирует это своими функциями.

Мэтью Вудворд

Проблема с инструментами продуктивности заключается в том, что если вы используете много из них — это может быть контрпродуктивно. Вместо этого лучше найти один инструмент продуктивности, который вам подходит.

Для меня это Evernote, в комбинации с процессом, описанным на TheSecretWeapon. Все задачи/проекты, которые мне нужно выполнить в моей рабочей жизни, до запоминания сроков оплат.

Evernote не только на 100% бесплатен, но и обладает замечательными функциями. Например, вы можете сфотографировать квитанцию на своем телефоне, и затем вы сможете искать любой текст, находящийся на этом изображении. У Evernote также есть функции мобильных приложений, что означает, что вы можете оставаться организованным и продуктивным везде, куда бы вы ни пошли!

Майкл Кинг

Мы используем Teamwork Projects для управления нашими проектами, используем Insightly как нашу CRM и Slack. Мы интегрируем все по максимуму и обеспечиваем видимость всего, используя Klipfolio как систему мониторинга. Мы конкретно указываем количество задач, которые есть у каждого члена команды на неделю, сколько они выполнили и сколько осталось, чтобы помочь мотивировать всех достигать наших целей.