Что я узнал, работая в удаленной команде

Вы задумывались о переходе от традиционного офиса к распределенной модели работы? Возможно, вы уже это сделали и пытаетесь выяснить, как это организовать?

Мы сами через это проходили. У нас в Shoprocket недавно произошел переход от централизованного офиса к удаленной работе в команде. Распределенная модель работы предлагает много свободы, но ее может быть трудно управлять. Существует множество мнений о том, выгодно ли избавляться от централизованного офиса и позволять вашим сотрудникам работать, где им угодно.

Цель этой статьи - поделиться моим опытом работы с распределенной командой Shoprocket. Почему вам стоит интересоваться опытом стажера? Потому что, независимо от того, думаете ли вы о переходе или вы уже это сделали, почему бы не узнать, что делает другая команда, чтобы организовать удаленную работу?

Итак, почему Shoprocket выбрал распределенную модель?

Прежде всего, офисное пространство было самым дорогим активом. С таким количеством вариантов мест для работы и некоторыми сотрудниками, уже работающими из других стран, офис не был необходим. Почему бы не перераспределить средства, используемые на собственное пространство, на множество других нужд стартапа? Это просто хорошее бюджетирование. Тем более, что офис не всегда полностью используется некоторыми сотрудниками. Зачем платить за пространство, если некоторые члены команды предпочли бы работать из дома?

Эта модель также открывает возможности для путешествий. Для американского стажера с жаждой приключений, стремящегося в Европу, я полностью за это. Поскольку вы не привязаны к столу, зачем быть привязанным к городу или даже стране? Все, что вам нужно, это хороший Wi-Fi и настойчивый настрой, и вы можете работать из того места, которое вам нравится.

Мой самый главный урок из этого опыта: единственное самое важное в распределенной команде - это хорошая коммуникация. Эффективная и гладкая связь имеет решающее значение для успешной удаленной команды. Поскольку вы в основном будете общаться в сети или по телефону, возможность четко и лаконично объяснять идеи, решать проблемы, делегировать задачи и проверять прогресс абсолютно необходима.

Чтобы поощрять хорошую коммуникацию, мы используем несколько очень важных инструментов и следуем нескольким упражнениям. Сначала я познакомлю вас с нашими инструментами, которые включают:

Slack

Slack - это, по сути, ваш виртуальный офис. В стартапе из 12 человек Slack является отличной платформой для обсуждения идей с коллегами, получения обратной связи, обсуждения новых разработок, построения взаимопонимания или буквально чего угодно, что можно делать через онлайн-сообщения. В нашем Slack есть общий канал для всех сотрудников, и мы создали каналы по конкретным темам, проектам и департаментам. Это полезно, чтобы важные вопросы или идеи не терялись среди других сообщений. Например, у нас есть канал #marketing, канал #lunch, канал #news и канал #general, среди 42 других. Вы не обязаны отвлекаться на каналы, которые вас не касаются, но вы также можете оставаться в курсе всех частей компании, просматривая обсуждения на других каналах. Вы также можете отправлять прямые сообщения отдельным людям, как это необходимо. Для стажера это замечательный вариант, так как никто не увидит мои глупые вопросы.

Trello

Trello - это наша онлайн-доска для заметок. Она содержит список задач в карточках, которые вы можете организовать любым удобным для вас образом. Например, команда маркетинга организует задачи по тому, кто за что отвечает. Эти задачи имеют цветовую кодировку по приоритету. У нас также есть задачи под колонками «Заблокировано», «Когда-нибудь» или «Сделано», что означает, что эти задачи ожидают прогресса от другого сотрудника, идеи на будущее или завершены соответственно. Это отлично подходит для записи идей, которые вы могли бы захотеть выполнить в будущем, но которые сейчас не являются приоритетными. Plus, после завершения задачи любой сотрудник может посмотреть на доску Trello и увидеть, к какой задаче следует перейти. Есть ли что-то более удовлетворительное, чем перемещение карточки завершенной задачи в колонку «Сделано»?

Google Docs

Наконец, инструмент, который я узнал, начиная эту работу. Я стал поклонником Google Docs с тех пор, как впервые использовал его для учебной работы. Google Docs отлично подходит для совместной работы над различными проектами. Вы можете создавать таблицы, презентации и документы, которые все связаны с вашей учетной записью Gmail. Несколько человек могут одновременно работать и редактировать документ. Вы можете создавать папки внутри папок для максимальной организации.

Passopolis

Вместо того чтобы постоянно беспокоить команду по поводу учетной информации для входа, мы используем плагин Passopolis. Он позволяет любому сотруднику получать доступ к данным для входа на сайты/услуги, на которые компания зарегистрирована.

Теперь давайте поговорим о наших процессах. Работая в тандеме с нашими инструментами, мы также следуем нескольким упражнениям, чтобы обеспечить динамичную, комфортную и эффективную культуру. Наши процессы включают:

Мушиный встречи

Мушиный встречи - это встречи, на которых члены команды обсуждают все, что не связано с работой. Они проводятся либо лично, либо по видеозвонку, в зависимости от того, откуда работают участники. Цель состоит в том, чтобы лучше узнать друг друга на более личном уровне. Вы можете узнать много о чьей-то истории, поговорив с ним 30 минут. Shoprocket активно старается никогда не отменять мушиные встречи или постоянно их откладывать. Для нас создание значимых отношений с вашими коллегами так же важно, как и выполнение работы.

Встречи/события вживую

Хотя наша команда работает откуда хочет, у нас есть хорошая группа, базирующаяся в Лондоне. Это позволяет команде встречаться вне работы. Онлайн-общение может иметь свои пределы. Теперь я могу читать сообщения членов команды их голосами и связывать имя с лицом. Например, мы недавно ходили на боулинг, и это было очень весело.

Ежедневные стендапы

Один из наших каналов Slack полностью посвящен ежедневным стендапам. Эти короткие сообщения демонстрируют, какие задачи каждый сотрудник завершил, над чем работает и какие препятствия мешают прогрессу. Это не только отличный инструмент для поддержания ответственности, но и полезно для планирования и координации задач. Люди знают, чего ожидать и когда это ожидать.

Каждый также делится, где он работает в тот день и где планирует работать следующим. Это особенно полезно для сотрудников, которые любят работать с другими, так как они могут запланировать встречу с другим сотрудником, если они в одном городе. Плюс это дает людям идеи о прекрасных местах для следующей работы.

Еженедельные стендапы всей компании

Каждую пятницу вся команда собирается на Google Hangouts, чтобы обсудить последние события в своих департаментах. Здесь мы обсуждаем обязанности, что идет хорошо, а что нужно изменить. Shoprocket поддерживает очень открытую и честную культуру. Командная динамика не иерархична.

На данный момент работа в распределенной команде была интересным опытом. Мне потребовалось время, чтобы привыкнуть к отсутствию четкого расписания в постоянном офисном пространстве. Но также было замечательно видеть разные части Лондона каждый день.

Обсудите с вашей командой, какая модель работы подходит им лучше. Ничто не является постоянным. Если вашей команде хочется вернуться обратно или попробовать традиционное офисное пространство, это нормально! Даже здесь, в Shoprocket, мы обсуждали, какие департаменты (например, продажи и маркетинг) могут работать лучше в центральном офисе. Мы всегда пересматриваем наши условия и ищем способы их улучшить.