สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้จากการทำงานในทีมระยะไกล

คุณกำลังคิดจะย้ายจากพื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิมไปสู่รูปแบบการทำงานแบบกระจายหรือไม่? บางทีคุณอาจทำไปแล้วและกำลังพยายามหาวิธีทำให้มันมีประสิทธิภาพ?

เราก็เคยอยู่ในสถานการณ์นั้น ที่ Shoprocket เราเพิ่งย้ายจากสำนักงานที่รวมศูนย์มาทำงานในรูปแบบทีมระยะไกล รูปแบบการทำงานแบบกระจายมีข้อดีมากมายแต่ก็อาจยากที่จะจัดการ มีความคิดเห็นมากมายเกี่ยวกับการกำจัดสำนักงานที่รวมศูนย์และให้พนักงานทำงานจากที่ใดก็ได้ตามที่พวกเขาต้องการ

บทความนี้มุ่งเน้นที่จะแบ่งปันประสบการณ์ของฉันในการทำงานกับทีมที่กระจายของ Shoprocket คุณควรสนใจประสบการณ์ของเด็กฝึกงานทำไม? เพราะไม่ว่าคุณจะกำลังคิดจะเปลี่ยนหรือคุณทำไปแล้ว ทำไมไม่เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ทีมอื่นทำเพื่อให้ทีมระยะไกลทำงานได้ล่ะ?

แล้วทำไม Shoprocket ถึงเลือกใช้รูปแบบการกระจาย?

อย่างแรก งานสำนักงานเป็นทรัพย์สินที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด ด้วยตัวเลือกมากมายสำหรับสถานที่ทำงานและพนักงานบางคนทำงานจากประเทศอื่นอยู่แล้ว สำนักงานจึงไม่จำเป็น ทำไมไม่ realloc funds ที่ใช้สำหรับพื้นที่สำนักงานไปยังความต้องการอื่นๆ ของสตาร์ทอัพ? นี่เป็นการจัดงบประมาณที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสำนักงานไม่ถูกใช้งานอย่างเต็มที่จากพนักงานบางคน ทำไมต้องจ่ายเพื่อพื้นที่เมื่อสมาชิกทีมบางคนต้องการทำงานจากที่บ้าน?

รูปแบบนี้ยังเปิดโอกาสให้เดินทาง สำหรับเด็กฝึกงานชาวอเมริกันที่มีความรักในการเดินทางในเส้นทางสู่ยุโรป ฉันสนับสนุนเรื่องนี้ เพราะเมื่อคุณไม่ได้ผูกติดอยู่กับโต๊ะ ทำไมต้องผูกติดอยู่กับเมืองหรือต่อให้ประเทศหนึ่ง? สิ่งที่คุณต้องการคือ wifi ที่ดีและทัศนคติในการทำงานให้เสร็จ และคุณสามารถทำงานจากที่ที่คุณต้องการ

ข้อคิดที่สำคัญที่สุดจากประสบการณ์นี้: สิ่งที่สำคัญที่สุดของทีมกระจายคือ การสื่อสารที่ดี การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและราบรื่นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการมีทีมระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ เนื่องจากคุณจะสื่อสารส่วนใหญ่ทางออนไลน์หรือผ่านทางโทรศัพท์ การสามารถอธิบายแนวคิด แก้ไขปัญหา มอบหมายงาน และตรวจสอบความก้าวหน้าในแบบที่ชัดเจนและกระชับนั้นสำคัญอย่างยิ่ง

เพื่อส่งเสริมการสื่อสารที่ดี เราใช้งานเครื่องมือที่สำคัญบางประการและปฏิบัติตามการออกกำลังกายบางอย่าง อันดับแรก ฉันจะพาคุณผ่าน เครื่องมือ ของเราที่รวมถึง:

Slack

Slack เป็นสำนักงานเสมือนของคุณ โดยมีสตาร์ทอัพ 12 คน Slack เป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับนำเสนอแนวคิดกับเพื่อนร่วมงาน ขอความคิดเห็น พูดคุยเกี่ยวกับการพัฒนาใหม่ สร้างความสัมพันธ์ระหว่างกัน หรือทำอะไรก็ได้ที่คุณทำได้ด้วยการส่งข้อความออนไลน์ ใน Slack ของเรา เรามีข้อความทั่วไปสำหรับพนักงานทั้งหมด และเราได้สร้างช่องเฉพาะสำหรับหัวข้อ โครงการ และแผนกต่างๆ นี่ช่วยให้คำถามสำคัญหรือแนวคิดไม่ได้ถูกหลงละเลยไป ตัวอย่างเช่น เรามีช่อง #marketing, ช่อง #lunch, ช่อง #news และช่อง #general รวมถึงอีก 42 ช่องอื่นๆ คุณไม่ได้ถูกบังคับให้ต้องดูช่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณโดยตรง แต่คุณสามารถติดตามส่วนต่างๆ ของบริษัทด้วยการตรวจสอบสิ่งที่พูดคุยในช่องอื่นๆ คุณยังสามารถส่งข้อความถึงบุคคลตามที่ต้องการ สำหรับเด็กฝึกงาน นี่คือทางเลือกที่ยอดเยี่ยมเพื่อไม่ให้ทุกคนเห็นคำถามที่ดูโง่ของฉัน

Trello

Trello คือบอร์ดโน้ตติดที่ออนไลน์ของเรา มันเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำในบัตรที่คุณสามารถจัดระเบียบในแบบที่คุณคิดว่าเหมาะสม ตัวอย่างเช่น การตลาดจัดระเบียบงานตามว่าใครรับผิดชอบงานใด งานเหล่านี้มีการจัดสีตามลำดับความสำคัญ นอกจากนี้เรายังมีงานภายใต้คอลัมน์ “Blocked”, “Someday” หรือ “Done” ซึ่งหมายถึงงานเหล่านี้รอความก้าวหน้าจากพนักงานคนอื่น แนวคิดสำหรับอนาคต หรือเสร็จสมบูรณ์อย่างต่อเนื่อง นี่ยอดเยี่ยมมากสำหรับการจดบันทึกแนวคิดที่คุณอาจต้องการทำในอนาคตแต่ไม่ใช่ความสำคัญในขณะนั้น และเมื่อเสร็จสิ้นงานแล้ว พนักงานคนใดก็สามารถดูที่บอร์ด Trello และดูว่างานใดที่พวกเขาควรจะทำต่อไป มีอะไรที่น่าพอใจมากกว่า moving การ์ดงานที่เสร็จแล้วไปยังคอลัมน์ “Done”?

Google Docs

สุดท้าย เครื่องมือหนึ่งที่ฉันรู้จักเมื่อเข้าสู่งานนี้ ฉันเป็นแฟน Google Docs ตั้งแต่ครั้งแรกที่ใช้สำหรับการทำการบ้าน Google Docs ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ คุณสามารถสร้างสเปรดชีต พาวเวอร์พอยต์ และเอกสารที่เชื่อมโยงกับบัญชี Gmail ของคุณออนไลน์ หลายคนสามารถทำงานและแก้ไขเอกสารพร้อมกันได้ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ในโฟลเดอร์เพื่อการจัดระเบียบที่มากที่สุด

Passopolis

แทนที่จะรบกวนทีมอยู่ตลอดเวลาเพื่อขอข้อมูลการเข้าสู่ระบบ เราใช้ปลั๊กอิน Passopolis มันทำให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลการเข้าสู่ระบบสำหรับเว็บไซต์/บริการที่บริษัทลงทะเบียนไว้

ต่อไปเรามาพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการของเรา การทำงานร่วมกับเครื่องมือของเรา เราก็ทำตามการออกกำลังกายบางอย่างเพื่อให้มั่นใจว่ามีวัฒนธรรมที่มีพลศาสตร์ สบาย และมีประสิทธิภาพ กระบวนการ ของเรา รวมถึง:

การประชุมเห็ด

การประชุมเห็ดคือการประชุมที่สมาชิกทีมพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนอกเหนือจากงาน การประชุมเหล่านี้จัดขึ้นทั้งแบบตัวต่อตัวหรือผ่านการโทรวิดีโอ ขึ้นอยู่กับที่ตั้งของสมาชิก จุดมุ่งหมายคือการทำความรู้จักกับอีกคนในระดับส่วนตัวมากขึ้น คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องราวของใครบางคนได้มากมายจากการพูดคุยกับพวกเขาเป็นเวลา 30 นาที Shoprocket ทำการพยายามอย่างต่อเนื่องที่จะไม่ยกเลิกการประชุมเห็ดหรือเลื่อนมันออกไป สำหรับเรา การสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับเพื่อนร่วมงานของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการทำงานให้เสร็จ

การพบปะ/กิจกรรมแบบตัวต่อตัว

แม้ว่าทีมของเราจะทำงานจากที่ที่พวกเขาต้องการ เรามีกลุ่มที่มั่นคงซึ่งตั้งอยู่ในกรุงลอนดอน ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถพบปะนอกเหนือจากงานได้ การสนทนาออนไลน์สามารถไปได้ไกลเท่านั้น ตอนนี้ฉันสามารถอ่านข้อความจากสมาชิกทีมในเสียงของพวกเขาและเชื่อมโยงชื่อกับหน้าได้ ตัวอย่างเช่น เราเพิ่งไปเล่นโบว์ลิ่งและมันสนุกมาก

การประชุมยืนประจำวัน

หนึ่งในช่อง Slack ของเราถูกกำหนดเฉพาะสำหรับการประชุมยืนประจำวัน ข้อความสั้นๆ เหล่านี้แสดงให้เห็นว่างานใดบ้างที่พนักงานแต่ละคนทำเสร็จ สำเร็จอยู่ และอุปสรรคใดที่ขัดขวางความก้าวหน้า ไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำให้ทุกคนมีความรับผิดชอบ แต่ยังมีประโยชน์สำหรับการวางแผนและประสานงานกิจกรรม ผู้คนรู้ว่าจะต้องคาดหวังอะไรและเมื่อไหร่

ทุกคนยังแชร์ว่าพวกเขาทำงานที่ไหนในวันนี้และแผนที่จะทำงานที่ไหนในวันถัดไป สิ่งนี้เป็นประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่ชอบทำงานกับคนอื่น เพราะพวกเขาสามารถวางแผนที่จะพบปะกับพนักงานคนอื่นหากอยู่ในเมืองเดียวกัน และยังให้แนวคิดเกี่ยวกับสถานที่ที่น่าสนใจในการทำงานต่อไป

การประชุมยืนประจำสัปดาห์ของบริษัททั้งหมด

ทุกวันศุกร์ ทีมงานทั้งหมดจะมารวมตัวกันบน Google Hangouts เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความก้าวหน้าและข้อมูลล่าสุดของแผนกต่างๆ นี่คือที่ที่เราจะหารือเกี่ยวกับความรับผิดชอบ สิ่งที่ไปได้ดี และสิ่งที่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง Shoprocket ยอมรับวัฒนธรรมที่เปิดเผยและซื่อสัตย์ ทีมไม่มีกลุ่มชั้น hierarchy

จนถึงตอนนี้ การทำงานในทีมกระจายเป็นประสบการณ์ที่น่าสนใจ ใช้เวลาสักพักในการรู้สึกสบายใจกับการไม่มีตารางเวลาที่แน่นอนในพื้นที่สำนักงานที่ถาวร แต่ก็เป็นสิ่งที่ดีที่ได้เห็นส่วนต่างๆ ของกรุงลอนดอนในแต่ละวัน

หารือกับทีมของคุณเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา ไม่มีอะไรถาวร หากทีมของคุณต้องการกลับไปหรือทดลองใช้พื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิมก็ไม่เป็นไร! แม้แต่ที่ Shoprocket เรายังพูดคุยเกี่ยวกับแผนกบางแห่ง (เช่น การขายและการตลาด) ที่อาจทำงานได้ดีกว่าในพื้นที่สำนักงานกลาง เรากำลังประเมินสถานการณ์ของเราอยู่เสมอและมองหาวิธีการในการปรับปรุงมัน