Uzaktan Bir Takımda Çalışmaktan Öğrendiklerim

Geleneksel ofis alanından dağıtılmış bir çalışma modeline geçmeyi düşünüyor musunuz? Belki de zaten geçtiniz ve bunu nasıl çalıştıracağınızı anlamaya çalışıyorsunuzdur?

Biz de bunu yaşadık. Shoprocket'ta, merkezi bir ofisten uzaktan çalışan bir ekip olarak geçtik. Dağıtılmış çalışma modeli çok özgürlük sunuyor ama yönetimi zor olabilir. Merkezi bir ofisi kapatmanın ve çalışanların istedikleri yerden çalışmasının faydalı olup olmadığı hakkında birçok görüş var.

Bu makalenin odak noktası, Shoprocket’ın dağıtılmış ekibiyle olan deneyimimi paylaşmak. Bir stajyerin deneyiminin neden önemi var? Çünkü ister geçiş yapmayı düşünüyor olun, ister zaten yapmış olun, neden başka bir ekibin uzaktan çalışmasına dair ne yaptığını öğrenmeyesiniz?

Peki, Shoprocket neden dağıtılmış modeli seçti?

Öncelikle, ofis alanı en pahalı varlıktı. Çalışmak için birçok yer seçeneği ve bazı çalışanların zaten başka ülkelerden çalıştığı göz önüne alındığında, ofis bir zorunluluk değildi. Neden sahip olunan bir alan için kullanılan fonları bir startup'ın diğer ihtiyaçlarına tahsis etmeyelim? Bu, iyi bir bütçeleme. Özellikle bazı çalışanlar için ofis her zaman tam olarak kullanılmıyor. Neden bazı ekip üyeleri evden çalışmayı tercih ederken bir alan için ödeme yapalım?

Bu model ayrıca seyahat fırsatları da sunuyor. Avrupa’ya açılan kapı olarak merakla dolu bir Amerikan stajyer için ben bu konuda tamamen yanayım. Masa başına bağlı olmadığınız için, neden bir şehre veya hatta bir ülkeye bağlı kalasınız? Tek ihtiyacınız olan iyi bir wifi ve iş yapma tutumudur ve istediğiniz yerden çalışabilirsiniz.

Bu deneyimden aldığım en büyük ders: dağıtılmış bir ekibin en önemli parçası iyi iletişimdir. Etkili ve akıcı iletişim, başarılı bir uzaktan ekip olmanın anahtarıdır. Çoğunlukla çevrimiçi veya telefonla iletişim kuracağınız için, fikirleri açıklamak, sorunları hafifletmek, görevleri devretmek ve ilerlemeyi net bir şekilde kontrol etmek kritik öneme sahiptir.

İyi iletişimi teşvik etmek için, birkaç çok önemli araç kullanıyoruz ve birkaç egzersiz uyguluyoruz. Öncelikle, araçlarımızı anlatayım:

Slack

Slack, temelde sanal ofisinizdir. 12 kişilik bir startup ile Slack, meslektaşlarınızla fikirlerinizi paylaşmak, geri bildirim almak, yeni gelişmeleri tartışmak, dostluk kurmak veya çevrimiçi mesajlaşma ile yapabileceğiniz her şeyi yapmak için harika bir platformdur. Slack’te genel bir, tüm çalışanlara açık bir mesaj kurduk ve belirli konular, projeler ve departmanlar için kanallar oluşturduk. Bu, önemli soruların veya fikirlerin kaybolmamasını sağlamak için faydalıdır. Örneğin, #marketing, #lunch, #news ve #general gibi 42’den fazla kanalımız var. Sizi doğrudan ilgilendirmeyen kanallarla rahatsız olmaya zorlanmazsınız, ancak diğer kanallarda tartışılanları inceleyerek şirketin tüm bölümlerinden haberdar olabilirsiniz. Ayrıca gerektiğinde bireylere doğrudan mesaj gönderebilirsiniz. Bir stajyer için bu harika bir seçenek, böylece herkes benim aptalca sorularımı görmez.

Trello

Trello, çevrimiçi yapışkan not tahtamızdır. Size mantıklı gelen herhangi bir şekilde düzenleyebileceğiniz kartlar halinde yapılacak işleri tutar. Örneğin, pazarlama görevleri kimin hangi görevden sorumlu olduğuna göre düzenliyor. Bu görevler önceliğe göre renk kodlanmıştır. Ayrıca "Engelli", "Bir Gün" veya "Tamamlandı" sütunları altında görevlerimiz var; bu da bu görevlerin başka bir çalışanın ilerlemesini beklediği, geleceğe dair fikirler ya da tamamlandığı anlamına geliyor. Bu, gelecekte tamamlamak isteyebileceğiniz, ancak şu anda öncelik olmayan fikirleri not almak için harika. Ayrıca, bir görev tamamlandığında, herhangi bir çalışan Trello tahtasına bakarak hangi göreve geçmesi gerektiğini görebilir. Tamamlanmış bir görev kartını "Tamamlandı" sütununa taşımaktan daha tatmin edici bir şey var mı?

Google Docs

Son olarak, bu işe girerken tanıdığım bir araç. Google Docs'u okul için kullandığım ilk günden beri hayranıyım. Google Docs, çeşitli projeler üzerinde iş birliği yapmak için harika. E-posta hesabınıza bağlı çevrimiçi hesap tabloları, sunumlar ve belgeler oluşturabilirsiniz. Birden fazla kişi aynı anda bir belgede çalışabilir ve düzenleyebilir. Maksimum düzen için dosyalar içinde dosyalar oluşturabilirsiniz.

Passopolis

Ekibi sürekli olarak giriş bilgileri için rahatsız etmek yerine, Passopolis eklentisini kullanıyoruz. Bu, şirketin kayıtlı olduğu site/hizmetler için herhangi bir çalışanın giriş bilgilerine erişmesini sağlar.

Şimdi süreçlerimizden bahsedelim. Araçlarımızla eş zamanlı olarak, dinamik, rahat ve verimli bir kültürü sağlamak için birçok egzersizi izliyoruz. Proseslerimiz şunları içerir:

Mantar toplantıları

Mantar toplantıları, ekip üyelerinin iş dışındaki her şey hakkında konuştuğu toplantılardır. Bu toplantılar, üyelerin nereden çalıştıklarına bağlı olarak ya yüz yüze ya da bir video görüşmesi üzerinden gerçekleştirilir. Amaç, diğer kişiyi daha kişisel bir seviyede tanımaktır. Birine 30 dakika konuşarak birçok şey öğrenebilirsiniz. Shoprocket, mantar toplantısını iptal etmemek veya sürekli ertelememek için aktif bir çaba gösteriyor. Bizim için, meslektaşlarınızla anlamlı ilişkiler kurmak, işlerinizi tamamlamaktan aynı derecede önemlidir.

Yüz yüze buluşmalar/etkinlikler

Ekibimiz istediği yerden çalışsa da, Londra’da yerleşik sağlam bir grubumuz var. Bu, ekibin iş dışındaki bir araya gelmesine olanak tanır. Çevrimiçi sohbetler bir yere kadar. Artık ekip üyelerinin mesajlarını seslerinde okuyabiliyor ve bir isimle bir yüzü eşleştirebiliyorum. Örneğin, yakın zamanda bowling oynamaya gittik ve çok eğlenceliydi.

Günlük Stand-up’lar

Slack kanallarımızdan biri tamamen günlük stand-up'lara ayrılmıştır. Bu hızlı mesajlar, her çalışanın tamamladığı, üzerinde çalıştığı ve ilerlemeyi engelleyen engellerin neler olduğunu gösterir. Bu, herkesin hesaplayıcı kalmasına yardımcı olduğu gibi, görevleri planlamak ve koordine etmek için de faydalıdır. İnsanlar ne bekleyeceklerini ve ne zaman bekleyeceklerini bilirler.

Herkes ayrıca o gün nerede çalıştıklarını ve bir sonraki nerede çalışmayı planladıklarını da paylaşır. Bu, başkalarıyla çalışma konusunda kendini daha iyi hisseden çalışanlar için özellikle faydalıdır, çünkü aynı şehirdeyken başka bir çalışanla buluşmayı planlayabilirler. Ayrıca, insanlara bir sonraki çalışacakları harika yerler hakkında fikirler verir.

Haftalık Tüm Şirket Stand-up’ları

Her Cuma tüm ekip, departmanlarının en son gelişmelerini tartışmak için Google Hangouts'ta bir araya gelir. Burada sorumlulukları netleştiririz, nelerin iyi gittiğini ve nelerin değişmesi gerektiğini tartışırız. Shoprocket, çok açık ve dürüst bir kültürü benimser. Ekip dinamiği hiyerarşik değildir.

Şu ana kadar dağıtılmış bir ekipte çalışmak ilginç bir deneyim oldu. Belirli bir ofis alanında sabit bir programa sahip olmamak için rahat hissetmem biraz zaman aldı. Ama her gün Londra'nın farklı bölgelerini görmek şahane.

Ekibinizle hangi çalışma modelinin en iyi çalıştığını tartışın. Hiçbir şey kalıcı değildir. Eğer ekibiniz, geleneksel bir ofis alanına geri dönmek veya denemek istiyorsa, bu da sorun değil! Hatta burada Shoprocket’ta, hangi departmanların (örneğin satış ve pazarlama) merkezi bir ofis alanında daha iyi çalışabileceğini tartıştık. Sürekli durumumuzu değerlendirmekte ve gelişmek için yollar aramakta kararlıyız.