Hızlı grup uzman röportajımıza hoş geldiniz. Soruya yanıt vermek için 21 uzmana görüştük:

Büyümek isteyen küçük işletmelere tavsiye edeceğiniz en iyi verimlilik araçları nelerdir?

Küçük bir işletmeyi yönetmek kolay bir iş değil, özellikle de yeni başlıyorsanız. Umarım bu makale verimliliğinizi artırmanıza ve işinizi büyütmenize yardımcı olur!

Uzmanlar

Neil Patel

İşletmemiz verimliliği artırmak için birkaç araç kullanıyor. İlk olarak Slack kullanıyoruz, bu iletişim çabalarımızı düzene sokmamıza yardımcı oluyor ve böylece farklı departmanlarda daha fazla iş yapabiliyor ve daha az hata yapıyoruz. Kullandığımız ikinci araç ise Rescue Time, bu da verimliliğimizi optimize etmemize yardımcı oluyor. Ne kadar zaman harcadığımızı gösteriyor. Kullandığımız üçüncü araç ise Skype… Birçok uzaktan çalışanımız var ve bu, sürekli bağlantıda kalmamıza olanak tanıyor, böylece sürekli ilerleyebiliyoruz.

Alistair Read — HireHub

İşimiz için iyi çalışan üç verimlilik aracı şunlardır:

• Canva, pazarlama görselleri yaratmamıza yardımcı olmasının yanı sıra sosyal medyada hızlı ve kolay bir şekilde kullanılabiliyor. Adobe'dan daha kolay anlaşılır ve sıkı teslim tarihleriniz olduğunda mükemmel bir seçenek.
• Google Drive, belgeleri veya elektronik tabloları organizasyon içinde paylaşmak için harika bir araçtır. Basit araçlar, düzenleme veya düzeltme yaparken birisiyle çalışmanıza olanak tanır.
• Slack odaklanmış iletişim kanalları sunar, hem çok yönlü hem de kullanışlıdır. İnternette iletişimi düzenlemek, bir işletmenin başarılı olması ve verimli çalışması için hayati önem taşır.

Phil Byrne — Positive Sparks

• Todoist, güzel, temiz ve basit bir kişisel görev yönetim sistemidir. Gmail, Google Takvim ile entegre çalışıyor ve mükemmel bir çapraz platform. Todoist'i işte, evde ve hayatta bireysel görevlerimi yönetmek için kullanıyorum.
• Evernote, tüm zamanların en sevdiğim fikir uygulaması. Uzun zamandır kullanıcısıyım ve şu anda orada 5 binin üzerinde notum var; muhtemelen geleceğin tarihçileri için çılgın 21. yüzyıl hayatlarımıza dair içgörülü bir rehber!
• Asana, günlük iş projelerimizi yönetmek için kullandığımız uygulamadır. Bizim gibi uzaktan çalışan ekipler için harika bir ortam sunar. Bu üç uygulama ile hayatımı, zihnimi ve işimi yönetme imkanı buluyorum.

Hector Cuevas — Hectorpreneur

• Wunderlist — Bu iPhone uygulaması harika. Hedeflerimi ve görevleri, her cihazımda-senkronize olan bir yapılacaklar listesine ekliyorum; iPad ve masaüstü bilgisayar. Düzenli kalmak ve büyük hedeflere odaklanmak için onu kullanıyorum.
• Wordpress Editorial Calendar — İkinci araç ise içerik fikirlerimi düzenlemek için kullandığım bir WordPress eklentisidir. Bir içerik üreticisi olarak, onsuz yaşayamayacağım bir araçtır.
• Üçüncü araç nazik teknolojik miras. Bu benim beyaz tahtam. Ürün fikirlerimi not alıyor, satış hunilerimi planlıyor ve web sitesi değişiklikleri için hızlı hatırlatmalar yazıyorum.

Jeremy Stern — PromoVeritas

Biz, dünya genelindeki markalar için ödül promosyonları düzenleme konusunda uzmanlaşmış bir niş pazarlama ajansıyız. Çalışma hacmini (her zaman 300 canlı projeye kadar), çeşitliliği (projelerin 200 Sterlin'den 100.000 Sterlin'in üzerindeki projelere kadar değişmesi) ve coğrafyayı (2015'te 65'ten fazla ülke ve 42 para birimi) yönetmek için bir araca ihtiyacımız vardı. Bunu, ajanslar için özel olarak tasarlanmış bir çözüm olan Paprika'da bulduk. Geleneksel CRM işlevlerinin yanı sıra, mükemmel zaman çizelgesi ve faturalama işlevleri ile kapsamlı bir muhasebe paketi sunmaktadır. Her çalışma günü boyunca açıktır ve hatta mobil uygulama olarak bir kısaltma versiyonu da vardır.

Sanjay Aggarwal — Spice Kitchen

• One Calender Windows 10 için harika bir takvim uygulamasıdır ve Google Takvimleri ile senkronize olabilir. Böylece takvimime PC'mden ve hareket halindeyken telefonumdan erişebiliyorum.
• Wave Apps — Buradaki ekip, şirketimizin finansmanını hızlı bir şekilde takip etmemize olanak tanıyan ücretsiz bir muhasebe yazılımı sunar. Çevrimiçi uygulama, işletme banka hesabımızı senkronize etmemize, harcamaları takip etmemize ve hatta faturaları tarayıp bir elektronik tabloya aktarmamıza olanak tanır.
• Son olarak, fiziksel beyaz tahtalar kullanıyorum! Ofisimizde birçok tane var ve projeleri yönetmek, diğer ekip üyeleri için not bırakmak ve işimizde nerede olduğumuzu gösteren anlık görüntüler almak için yararlıdır.

Scott Woodley — Tutora

Biz çevrimiçi bir pazaryeri işletiyoruz, binlerce eğitmeni yönetiyoruz, bu yüzden iletişim hızımızın kritik önemi var. Harika araçlar mevcut, ancak kimse yeni uygulamalar aramaya başlamadan önce … KLAVYE KISAYOLUNU ÖĞRENİN! Bunları öğrenmek, her hafta size saatler kazandırabilir ve zaten sizin için yüklü olarak geliyorlar.

En sevdiğim araçlar arasında Gorgias ve TextExpander var. Her ikisi de kısaltılmış bir kod girerek önceden kaydedilmiş mesajlar göndermenize olanak tanır. İkisini tavsiye ettim çünkü farklı e-posta sağlayıcılarıyla değişen uyumluluğa sahipler, bu yüzden her ikisini de bir arada kullanmak faydalı. Harika bir şekilde, ne kadar zaman kazandığınızı bile söylüyorlar — şu ana kadar iki gün kazancım var. Ayrıca bunların yanı sıra, aynı zamanda Google Mail’in önceden ayarlanmış e-postalarını da kullanıyoruz.

Tim Cameron-Kitchen — Exposure Ninja

Ninja çalışması üretmek, ninja araçları gerektirir. Dijital pazarlama ajansımız bu üç harika verimlilik aracını kullanıyor:

• İletişim için Slack kullanıyoruz. Bu harika çünkü hızlıdır ve çeşitli müşterilerimiz hakkında sohbetlere girebilmemiz ve çıkabilmemiz, yeni sohbetler başlatmamızı ve tartışmalara açık, işbirlikçi bir yaklaşım getirmemizi sağlar. Çağrıları ve toplantıları Slack üzerinden Skype ile yapıyoruz.
• Proje yönetimi için Teamwork kullanıyoruz. İlerleme takibi için bir görev ayarlama yazılımına sahip olmak son derece önemlidir.
• Zaman takibi için Hubstaff kullanıyoruz. Bu araç, bizi ayakta tutuyor ve çalışma zamanımızı ve oranımızı izleyerek verimli çalıştığımızdan emin oluyor.

Rachael Dines — Shake It Up Creative Ltd

Şu anda kullandığımız ve verimlilik için önerdiğimiz üç araç Toggl, Hootsuite ve Google Takvim’dir.

• Toggl, ücretsiz bir hesap seçeneği ile zaman takibi yazılımıdır. Birden fazla canlı müşteri projesine sahip olduğumuzda, bu faturalama amacıyla harcanan zamanı belgelerken, aynı zamanda bir görevden dağılımı azaltmaya yardımcı olur. Telefon görüşmeleri ve toplantı kesintileri durumunda duraklatılabilir.
• Hootsuite, artık herkesin bildiği gibi, planlanan sosyal medya faaliyetleri için en iyi ücretsiz araçtır ve bunu canlı paylaşımla ve planlanmış Facebook gönderileriyle birlikte kullanıyoruz.
• Google Takvim belki de sıkıcı veya şaşırtıcı bir öneri olarak ortaya çıkabilir. Ancak, kaynakların farklı ofislerde çalışmasıyla birlikte, masaüstünde ve mobilde programların anında paylaşılması ve güncellenmesi sağlanıyor. Ayrıca, belirli bir iş için takvimde saatleri engelleyerek çalışma Planı yapıyoruz; böylece toplantılar yolda kalmaz ve yapılacaklar listesi olarak görev yapar.

Bernadette Ancog — Black Card Books

İşimizde faydalı bulduğumuz ve düzenli olarak kullandığımız en iyi verimlilik araçları şunlardır:

• Google Apps for Business
• Box.net — Dosyaları saklar ve özellikle mobilde erişimi kolaydır.
• Podio.com Proje yönetimi ve genel yönetim için.
• GotoMeeting.com — Konferans kurmak için.
• InfusionSoft — Mailing kampanyalarımız için.
• Leadpages.net — Formlar ve açılış sayfaları oluşturmak için.

Bu araçlar, gündelik operasyonlarımız için sorumludur ve müşterilerimize daha iyi hizmet sunacak operasyon türümüzde oldukça güvenilir oldukları kanıtlanmıştır.

Andy Vale — Audiense

Son altı aydır, görevlerimizi düzenlemek için Asana kullanıyoruz. Pazarlama ekibimiz, ürün iletişimi, bloglar, sosyal medya ve PR gibi düzenli faaliyetler gerçekleştiriyor ve aynı zamanda ürün lansmanları, potansiyel müşteri kampanyaları ve hatta yeniden adlandırma gibi daha büyük projeler artarak devam ediyor. Dolayısıyla, yapılacak çok iş var! Ekip üyelerinin üzerinde çalıştıkları devam eden işleri izlemek ve atamak, her bir görevdeki önemli ayrıntılarla birlikte, artan iş yükümüzü netlik ve verimlilik içinde yönetmemizi sağladı. Ayrıca, bir görevi tamamladığınızda ekranda uçan bir unicorn görüntülemek de ek bir teşvik olarak ortaya çıkıyor.

Amy Lynn Andrews — AmyLynnAndrews.com

Şu anda en sevdiklerim üç verimlilik aracı şunlardır:

• WorkFlowy — Hızlı, temiz ve liste oluşturan bir uygulama. Cihazlar arasında senkronize olur ve işinizi gerçekleştirir. Hatta dijital ürünümü barındırmak için kullanıyorum.
• Calendars 5 — En uzun süre kullandığım takvim uygulaması. Google Takvim ile entegrasyonundan hoşlanıyorum.
• 30/30 — Harika bir arayüze sahip bir aralıklı zamanlayıcı uygulaması. Pomodoro zamanlayıcısı olarak kullanın ve diğer zamanlayıcı döngülerini de kaydedin.

Jesse Harrison — Zeus Pre-settlement Funding

En sevdiğim verimlilik aracı Rescue Time. Bilgisayarınıza yükleyebilirsiniz ve hangi programlar ve web siteleri üzerinde en fazla zamanı harcadığınızı takip eder. Bu, dikkatiniz dağıldığında sorumlu tutulmanız için iyi bir araçtır. Örneğin, gerçekten çalışıyorsanız ve sonra YouTube'a geçerseniz, bu kaydedilecektir ve sorumlu tutulacaksınız. Aynı zamanda daha verimli olduğunuz günleri de gösterebilir, böylece nedenini bulup diğer günlerinizi de verimli hale getirebilirsiniz.

Leah Preston — staySky Suites I-Drive Orlando

Tavsiyem en iyi verimlilik aracı Pomodoro uygulamasıdır. Bu uygulama, çalışma zamanını 25/5 oranına ayırır; 25 dakika çalışma ve 5 dakika dinlenme. Çalışanlarımızın en verimli olduğu anların, esneme, su doldurma veya Facebook kontrolü için mikro molalar verdiklerinde olduğunu buluyoruz. Bu, çalışanlarımıza küçük molaları teşvik ettiğimizi gösteriyor.

Adam Connell — bloggingwizard.com

• Trello — Tüm projelerimi yönetmek için Trello'yu kullanıyorum. Harika bir görsel genel bakış sağlıyor ve görevleri taşımak çok kolay. Ayrıca, proje her aşamasında neredeyse tam olarak nerede olduğumuzu bilmeleri için ekibi kolayca ekleyebiliyorum.
• Yumurta zamanlayıcı — Ne üzerinde çalıştığımıza kapılmak çok kolay. Ancak, verimlilik düştüğünde konsantrasyonumuz çok uzun sürmez. Bu nedenle, bilgisayarımdan uzak durmak için düzenli molalar almak amacıyla sıradan bir mutfak yumurta zamanlayıcı kullanıyorum. Bu, benim odaklanmamı sağlıyor.
• Brain.Fm — Müzik konsantrasyonumuzu bozabilir ya da odaklanmamıza yardımcı olabilir. Gerçek şu ki, çoğu müzik dikkat dağıtıcıdır; örneğin, eğer şarkı sözlerine eşlik ediyorsanız, kendi yaptıklarınıza odaklanmıyorsunuz. Brain.fm, odaklamayı geliştirmek için özel olarak müzik çalan bir araçtır. Ayrıca rahatlamamıza veya uykuya dalmamıza yardımcı olabilir ve müzikleri nörobilimciler tarafından test edilmiştir — çok havalı.

Karen Mesoznik — SaferVPN

Küçük ve çevik bir başlangıç ​​şirketi olarak, hedeflerimizi koymak, verimliliğimizi artırmak ve birbirimizin ilerlemelerini güncel tutmak için SCRUM metodunu JIRA Yazılımı aracılığıyla kullanıyoruz. Arayüz, SCRUM metodolojisi için iyi bir biçimde uyum sağlıyor ve görev atamalarını, iki haftalık sprintleri kurmayı ve verimlilik seviyemizi görsel olarak izlemeyi kolaylaştırıyor. Tabii ki, her gün yaptığımız eski usul toplantılarla da destekleriz; bu toplantılarda, bir önceki gün tamamladığımız görevleri ve bugün ne yapmayı planladığımızı tartışıyoruz. Bu çabalar bir arada, şeffaflık düzeyi sağlıyor, hiyerarşiyi kırıyor ve çalışanları aynı hedefe çalışma konusunda motive ediyor.

Robin Smith — Be Social, Get Success

En sevdiğim verimlilik araçlarından bazıları cüzdan dostu da. Her gün kullandığım üç araç şunlardır:

• Doodle- Toplantılar için bir grup insanın ortak bir zaman bulmasını sağlar. Artık tarih ve saat bulmak için e-posta ile geri dönüp durmak yok.
• Dropbox — Her yere yanınızda bir flaş bellek taşımak gibi. Herhangi bir yerden, herhangi bir cihazdan kaydedebilirsiniz ve dosyalarınız her zaman erişilebilir. Daima en güncel versiyon elinizin altında.
• Trello — Birden fazla kişinin projeler üzerinde çalışmasına olanak tanıyan bir proje yönetim uygulamasıdır ve ilerlemeyi anında görebilirsiniz.

Hepsinin, birçok işletme için yeterince güçlü olan ve ücretli versiyonları cüzdanı zorlamayan ücretsiz bir sürümü var. Bu üç uygulama, her hafta bana saatler ve saatler kazandırıyor.

Tina Lo — Klarety

Yıllık, üç aylık, aylık, haftalık/günlük hedeflerinizi strateji geliştirin ve planlayın. Hedeflerin gerçekleştirildiğinden emin olmak için takvimi her ay veya çeyreklik olarak değerlendirin. Haftalık/günlük olarak, hedefe ulaşmak için yerine getirilmesi gereken tüm görevleri listeleyin.

Özellikle tüm cihazlarımla (MacBook, iPad, iPhone) kolayca senkronize etmek için Mac'teki Takvimi kullanmayı tercih ediyorum.

Emil Isaakov — Central Infusion Alliance

Ofis içinde odaklanmak ve işbirliği yapmak için Asana adlı bir aracı kullanıyoruz. Asana ile, insanları takımlara organize edebilir ve herkesin belirli bir tarihe kadar tamamlaması için görevler atayabiliriz. Organizasyondaki herkes aracı kullanarak iletişim kurabilir, dosya paylaşabilir, proje durumunu izleyebilir ve çok daha fazlasını yapabilir. Asana'nın benim için en sevdiğim yönü, takım liderlerine projeleri organize etmek ve ilerletebilmek için orada olmadan kontrol imkanı sağlamasıdır. Ancak, benzer araçlara göre öğrenme eğrisi daha yüksektir, ama sunduğu özelliklerle bunun açığını kapatıyor.

Mathew Woodward

Verimlilik araçlarının sorunu, fazla kullanıldığında - ters etki yaratabilmesidir. Bunun yerine, size uyacak tek bir verimlilik aracı bulmak daha iyidir.

Benim için, kullandığım Evernote, TheSecretWeapon ile birlikte kullanmak. İş yaşamımdaki tamamlamam gereken görev/projelerden, faturaları zamanında ödemeyi hatırlama kadar her şey için.

Evernote yalnızca %100 ücretsiz değil, aynı zamanda harika özelliklere de sahiptir. Örneğin, telefonunuzla bir faturanın fotoğrafını çekebilirsiniz ve daha sonra o resimde bulunan herhangi bir metni arayabilirsiniz. Evernote ayrıca tamamen özellikli mobil uygulamalara sahiptir; bu da istediğiniz her yerden düzenli ve verimli kalmanızı sağlar!

Michael King

Projelerimizi yönetmek için Teamwork Projects'i kullanıyoruz, CRM olarak Insightly kullanıyoruz ve Slack kullanıyoruz. Mümkün olduğunca entegrasyon sağlayarak her şeyi görünür hale getiriyoruz ve dashboard sistemimiz olarak Klipfolio kullanıyoruz. Her ekip üyesinin haftalık olarak sahip olduğu görev sayısını, tamamladıkları ve geriye kalanları topluca görmek için özel olarak yerleştiriyoruz. Bu, herkesin hedeflerimizi yakalamasına yardımcı olmak için motive edici bir yöntemdir.